Jika identifikasi kebutuhan adalah “niat” dalam beribadah pengadaan, maka Harga Perkiraan Sendiri atau HPS adalah “takaran” yang menentukan apakah ibadah tersebut sah atau tidak. Banyak pejabat pengadaan atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang gemetar saat harus menyusun HPS. Ketakutan mereka seragam: kalau kemahalan nanti dianggap kemahalan (mark-up) dan jadi temuan hukum, tapi kalau kemurahan nanti tidak ada vendor yang mau ikut tender (tender gagal). HPS memang bukan sekadar angka yang jatuh dari langit, melainkan hasil dari sebuah riset kecil yang jujur dan logis.
HPS secara filosofis adalah batas atas penawaran yang bisa diterima oleh instansi. Ia adalah “pagar” agar uang negara tidak keluar melebihi kewajaran pasar. Masalahnya, pasar itu dinamis. Harga semen di Jakarta beda dengan di Papua. Harga laptop bulan ini bisa jadi beda dengan bulan depan karena kurs dollar melonjak. Oleh karena itu, rahasia pertama dalam menyusun HPS yang akurat adalah jangan pernah mengandalkan satu sumber informasi saja. Mengandalkan satu brosur toko atau satu situs belanja daring adalah resep jitu menuju HPS yang ngawur.
Dalam menyusun HPS, kita harus bertindak seperti seorang detektif harga. Kita perlu mengumpulkan data dari berbagai penjuru: harga pasar setempat, informasi biaya satuan dari instansi berwenang, daftar harga e-katalog, hingga kontrak-kontrak sejenis di tahun sebelumnya yang sudah disesuaikan dengan inflasi. Namun, ingat, harga kontrak tahun lalu hanyalah referensi sejarah, bukan harga mati untuk tahun ini. Dunia berubah, dan harga barang pun ikut berubah. Gunakanlah data tersebut hanya sebagai pembanding agar angka yang Anda susun memiliki dasar yang kuat.
Salah satu rahasia yang sering dilupakan adalah komponen biaya tersembunyi. Banyak orang menyusun HPS hanya melihat “harga barang di toko”. Padahal dalam pengadaan pemerintah atau korporasi, barang tersebut harus sampai ke gudang dalam kondisi selamat. Artinya, ada biaya pengiriman (logistik), biaya asuransi, biaya pemasangan (instalasi), biaya pelatihan bagi operator, hingga pajak-pajak yang berlaku (PPN). Jika Anda lupa memasukkan komponen PPN 11%, misalnya, maka HPS Anda dipastikan “tekor” dan tidak akan ada vendor waras yang mau menawar.
Mari kita ambil contoh nyata dalam kehidupan sehari-hari: bayangkan Anda ingin mengadakan acara syukuran di rumah dengan memesan katering untuk 100 orang. Jika Anda hanya menghitung harga sepiring nasi rames di warteg pinggir jalan dikalikan 100, itu namanya belanja harian, bukan menyusun HPS. Untuk HPS katering acara, Anda harus menghitung biaya antar sampai ke rumah, biaya sewa peralatan makan, biaya pelayan yang menunggu, hingga biaya kebersihan setelah acara. Jika Anda mengabaikan biaya-biaya tambahan ini, Anda akan kaget saat vendor katering menolak pesanan Anda karena harganya dianggap tidak masuk akal.
Rahasia kedua adalah memahami struktur pembentuk harga. Untuk pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya, HPS disusun dari gabungan biaya langsung personil, biaya bahan, dan biaya alat. Di sini, integritas kembali diuji. Seorang penyusun HPS yang akurat tidak boleh melebih-lebihkan volume (mark-up volume) atau menggunakan harga satuan yang sengaja ditinggikan (mark-up harga). Sebaliknya, ia juga tidak boleh menekan harga serendah mungkin hanya demi terlihat “hemat”, karena hal itu akan menurunkan kualitas hasil pekerjaan. Ingatlah prinsip Value for Money: kita mencari harga yang wajar untuk kualitas yang standar, bukan harga termurah untuk barang sampah.
Seringkali, praktisi pengadaan terjebak dalam “permintaan proforma invoice” kepada vendor. Meminta penawaran harga dari tiga vendor sebagai dasar HPS memang dibolehkan, tapi hati-hati. Vendor punya kepentingan untuk mendapatkan untung besar. Jika Anda hanya menyalin mentah-mentah angka dari vendor tanpa melakukan pengecekan mandiri, Anda sebenarnya sedang membiarkan pasar mendikte anggaran Anda, bukan Anda yang mengendalikan pasar. Seorang ahli pengadaan harus mampu membedah proforma invoice tersebut: mana harga barang aslinya, dan mana keuntungan yang mereka ambil. Keuntungan vendor itu wajar, tapi besaran persentasenya harus dalam batas kewajaran (biasanya maksimal 10% hingga 15% tergantung jenis pekerjaannya).
Selanjutnya, rahasia HPS yang akurat adalah dokumentasi yang rapi. Setiap angka yang Anda tulis di kertas HPS harus ada “kakinya”. Jika auditor bertanya, “Dari mana angka 5 juta untuk laptop ini?”, Anda harus bisa menunjukkan tangkapan layar e-katalog, brosur toko A, dan daftar harga resmi dari distributor. HPS yang tidak memiliki dasar dokumen pendukung yang kuat adalah HPS yang “melayang” dan sangat rawan menjadi masalah hukum. Dokumentasi bukan hanya soal administrasi, tapi soal perlindungan diri bagi Anda yang menyusunnya.
Di era digital sekarang, menyusun HPS sebenarnya jauh lebih mudah berkat adanya E-Katalog dan berbagai platform marketplace. Kita bisa melihat harga pembanding secara real-time. Namun, hati-hati dengan harga diskon yang hanya berlaku satu hari atau promo terbatas. HPS harus mencerminkan harga pasar yang stabil selama masa proses tender berlangsung. Jika Anda menggunakan harga diskon “Flash Sale” sebagai dasar HPS, maka saat tender dimulai satu bulan kemudian dan harga sudah kembali normal, tender Anda pasti akan gagal karena tidak ada yang sanggup menawar di bawah HPS tersebut.
Satu hal lagi yang penting: HPS itu bersifat rahasia sampai pada batas tertentu, namun nilainya secara total harus diumumkan. Mengapa rahasia? Agar tidak terjadi persengkongkolan di mana para vendor bersepakat menawar tepat di bawah angka HPS. Rahasia akurasi HPS juga terletak pada ketepatan waktu penyusunannya. Aturannya jelas, HPS disusun paling lama 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran. Hal ini dilakukan agar harga yang tercantum masih segar (fresh) dan relevan dengan kondisi ekonomi saat itu.
Sebagai penutup, menyusun HPS yang akurat adalah tentang keseimbangan antara logika, data, dan kejujuran. Anda harus menjadi orang yang paling tahu tentang barang yang akan dibeli. Jika Anda tidak tahu barangnya, jangan harap bisa menghitung harganya dengan benar. Luangkan waktu untuk riset, jangan malas untuk menelepon distributor resmi, dan jangan ragu untuk bertanya kepada rekan sejawat yang pernah melakukan pengadaan serupa. HPS yang akurat adalah kunci suksesnya tender; ia mengundang kompetisi yang sehat, menjamin kualitas barang, dan yang paling penting, menjaga Anda tetap aman dari jeratan hukum karena setiap rupiah yang keluar bisa dipertanggungjawabkan dengan kepala tegak.
