Harga Perkiraan Sendiri (HPS) merupakan salah satu dokumen paling penting dalam pengadaan barang dan jasa. Ia bukan hanya menjadi pedoman bagi pejabat pengadaan untuk menilai kewajaran penawaran penyedia, tetapi juga menjadi salah satu dokumen pertama yang akan diperiksa auditor ketika proses pengadaan diaudit. HPS menjadi barometer apakah belanja negara dilakukan secara efisien, apakah harga yang dibayarkan sesuai dengan harga pasar, dan apakah proses penyusunannya dapat dipertanggungjawabkan. Karena bobotnya yang begitu besar, kesalahan dalam penyusunan HPS bisa membawa implikasi serius: mulai dari temuan audit, ketidakwajaran harga, hingga tuduhan pemborosan anggaran.
Namun, dalam praktik sehari-hari, banyak kesalahan fatal yang terus berulang dalam penyusunan HPS, bahkan oleh pengelola pengadaan berpengalaman sekalipun. Sebagian kesalahan muncul karena kurangnya pemahaman teknis, sebagian lain terjadi karena terbatasnya waktu dan sumber daya, sementara sebagian lainnya terjadi karena anggapan bahwa penyusunan HPS hanyalah pekerjaan administratif. Padahal, HPS adalah dokumen analitis yang harus disusun dengan ketelitian dan kehati-hatian tinggi.
Memahami apa saja kesalahan fatal dalam penyusunan HPS sangat penting agar prosesnya dapat dilakukan dengan benar. Lebih penting lagi, kita perlu mengetahui bagaimana cara memperbaikinya sehingga HPS tidak hanya memenuhi syarat formal, tetapi benar-benar akurat, wajar, dan mampu bertahan dalam pemeriksaan auditor. Artikel ini membahas secara lengkap kesalahan-kesalahan fatal yang paling sering terjadi serta cara memperbaikinya berdasarkan praktik terbaik dalam pengadaan modern.
Menggunakan Data Lama Sebagai Dasar Perhitungan
Salah satu kesalahan paling umum dan paling fatal dalam penyusunan HPS adalah penggunaan data lama. Banyak penyusun HPS mengandalkan harga tahun sebelumnya, hasil survei lama, atau data historis yang tidak diperbarui. Padahal harga pasar bersifat dinamis dan dapat berubah drastis dalam waktu singkat. Harga bahan bangunan dapat naik dalam hitungan minggu, harga elektronik berubah dalam hitungan hari, dan harga jasa tenaga kerja berubah setiap tahun mengikuti regulasi pemerintah.
Auditor selalu mempertanyakan HPS yang menggunakan data lama, terutama jika terdapat perbedaan besar antara harga pasar saat ini dan harga dalam HPS. Ketika HPS tidak mencerminkan kondisi pasar aktual, HPS dianggap tidak wajar.
Kesalahan ini dapat diperbaiki dengan melakukan survei harga terbaru sebelum menyusun HPS. Idealnya, survei dilakukan dalam rentang waktu tiga bulan atau kurang dari tanggal penyusunan. Jika menggunakan data historis, penyusun harus melakukan penyesuaian harga berdasarkan inflasi atau tren pasar. Dengan cara ini, HPS akan lebih mencerminkan kondisi aktual dan dapat dipertanggungjawabkan.
Survei Harga Tidak Representatif atau Tidak Valid
Kesalahan fatal berikutnya adalah survei harga yang tidak representatif. Banyak HPS disusun hanya berdasarkan dua atau tiga survei harga yang semuanya berasal dari penyedia yang tidak relevan, berlokasi jauh, atau bahkan bukan pelaku usaha yang memiliki barang tersebut. Ada pula survei harga yang diperoleh dari internet tanpa memperhatikan lokasi pengiriman barang atau biaya tambahan lain.
Ketika auditor menemukan survei harga seperti ini, mereka langsung mempertanyakan validitas harga pasar yang digunakan dalam HPS. Survei harga yang tidak representatif dianggap tidak dapat mencerminkan harga pasar yang sebenarnya.
Cara memperbaikinya adalah dengan memastikan survei dilakukan kepada penyedia yang benar-benar menjual barang/jasa dimaksud, beroperasi di wilayah yang relevan, dan mampu menyediakan barang sesuai kebutuhan. Selain itu, dokumentasi bukti survei harus lengkap dengan tanggal, nama penyedia, dan rincian harga. Survei harga yang representatif memperkuat kredibilitas HPS dan mengurangi risiko temuan audit.
Ketidaksesuaian antara HPS dan Spesifikasi Teknis
HPS yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis adalah salah satu sumber temuan audit yang paling sering. Kesalahan ini terjadi ketika penyusun HPS menghitung harga berdasarkan asumsi atau menggunakan spesifikasi yang berbeda dengan dokumen teknis. Misalnya, dalam spesifikasi teknis disebutkan bahwa barang harus menggunakan material tertentu, tetapi harga dalam HPS dihitung berdasarkan material lain yang lebih murah. Atau volumenya berbeda antara gambar kerja dan perhitungan HPS.
Auditor selalu mencocokkan HPS dengan spesifikasi teknis dan gambar kerja. Jika terdapat perbedaan, mereka menganggap HPS tidak valid. Ketidaksesuaian ini dianggap mencerminkan bahwa penyusun HPS tidak memahami dokumen teknis dengan benar.
Cara memperbaikinya adalah memastikan bahwa HPS disusun setelah dokumen teknis final. Penyusun HPS harus berdiskusi dengan tim teknis untuk memastikan tidak ada perbedaan tafsir mengenai volume, material, atau metode pelaksanaan. Jika ada perubahan dalam dokumen teknis, HPS harus direvisi agar tetap konsisten. Konsistensi inilah yang menjadi bukti bahwa penyusunan HPS dilakukan secara profesional.
Menggunakan Komponen “Biaya Lain-Lain” Tanpa Penjelasan
Salah satu kesalahan paling fatal yang hampir selalu menimbulkan temuan audit adalah pencantuman komponen “biaya lain-lain” tanpa penjelasan. Komponen biaya semacam ini dianggap tidak transparan dan membuka peluang penyimpangan. Auditor akan selalu mempertanyakan apa saja yang termasuk dalam biaya tersebut dan apakah biaya itu benar-benar diperlukan.
Kesalahan ini dapat diperbaiki dengan menghapus komponen biaya yang bersifat umum dan menggantinya dengan rincian biaya spesifik. Jika ada biaya tambahan, penyusun harus menjelaskan dengan jelas apa saja komponen biaya tersebut dan bagaimana perhitungannya dilakukan. Setiap komponen biaya yang dimasukkan dalam HPS harus memiliki dasar perhitungan yang jelas. Dengan demikian, auditor dapat memahami logika perhitungannya tanpa menimbulkan pertanyaan.
Tidak Menjelaskan Metode Perhitungan Secara Jelas
Dalam banyak HPS, angka-angka muncul tanpa penjelasan bagaimana perhitungannya dilakukan. Misalnya harga transportasi dihitung secara total tanpa menunjukkan perhitungan jarak, biaya per kilometer, atau jenis kendaraan yang digunakan. Upah tenaga kerja dihitung total tanpa menjelaskan waktu kerja atau standar upah. Auditor akan selalu meminta penjelasan bagaimana angka-angka tersebut muncul.
Metode perhitungan yang tidak jelas adalah kesalahan fatal karena membuat HPS tampak tidak dapat dipertanggungjawabkan. Kesalahan ini memperlemah posisi penyusun HPS saat audit.
Cara memperbaikinya adalah dengan menuliskan narasi singkat yang menjelaskan metode perhitungan. Narasi tersebut tidak harus panjang, tetapi harus cukup jelas untuk menunjukkan logika pembentukan angka. Penjelasan sederhana seperti rumus, dasar harga, jarak transportasi, jenis tenaga kerja, atau standar biaya yang digunakan sudah cukup untuk memberikan gambaran kepada auditor bahwa HPS disusun dengan metode yang benar.
Tidak Mengikuti Standar Biaya yang Berlaku
HPS harus mengikuti standar biaya yang berlaku, seperti Standar Biaya Masukan (SBM), Harga Satuan Pokok Kegiatan (HSPK), atau SNI tertentu. Ketika penyusun mengabaikan standar biaya tersebut, auditor akan menganggap HPS tidak sesuai ketentuan. Sebagai contoh, jika upah tenaga kerja di HPS lebih rendah dari UMR tanpa alasan, auditor dapat menganggap penyusun tidak mengikuti ketentuan ketenagakerjaan.
Kesalahan ini dapat diperbaiki dengan memastikan bahwa semua komponen biaya mengikuti standar yang berlaku. Jika harus menyimpang dari standar, penyusun harus memberikan justifikasi yang kuat, misalnya lokasi terpencil, kondisi lapangan khusus, atau kebutuhan teknis tertentu. Dengan penjelasan yang transparan, auditor dapat memahami alasan penyimpangan tersebut.
Tidak Ada Dokumentasi Pendukung
Dokumen HPS bukan hanya tabel angka. Setiap angka harus didukung bukti yang sesuai. Salah satu kesalahan paling fatal adalah ketika penyusun HPS tidak memiliki dokumentasi pendukung yang memadai. Misalnya, survei harga dilakukan tetapi bukti tidak disimpan. Atau screenshot harga internet tidak mencantumkan tanggal. Tanpa dokumentasi, auditor akan menganggap proses penyusunan HPS dilakukan secara tidak profesional.
Cara memperbaikinya adalah dengan membuat sistem dokumentasi yang rapi. Semua dokumen pendukung harus disimpan dalam satu folder digital maupun fisik. Setiap survei harga harus memiliki bukti autentikasi. Tangkapan layar harus memuat tanggal. Referensi standar harus dicantumkan. Dengan dokumentasi lengkap, auditor akan memiliki keyakinan bahwa penyusunan HPS telah mengikuti prosedur yang benar.
Tidak Konsisten dengan Harga Penawaran Penyedia
Kesalahan fatal lainnya adalah ketika harga penawaran penyedia berbeda sangat jauh dari HPS, baik lebih tinggi maupun lebih rendah. Auditor sering menilai bahwa perbedaan tersebut mencerminkan ketidakwajaran HPS. Harga yang terlalu tinggi menunjukkan bahwa HPS mungkin disusun berlebihan, sedangkan harga yang terlalu rendah menunjukkan bahwa HPS mungkin terlalu pesimis.
Untuk memperbaikinya, penyusun HPS harus menambahkan penjelasan naratif tentang mengapa perbedaan tersebut bisa terjadi. Jika harga penawaran lebih rendah, jelaskan bahwa kompetisi antar penyedia menurunkan harga. Jika lebih tinggi, jelaskan kenaikan harga pasar atau faktor risiko yang muncul. Penjelasan ini penting agar auditor tidak menilai HPS sebagai dokumen yang salah.
Kesimpulan
Kesalahan-kesalahan fatal dalam penyusunan HPS sebenarnya dapat dihindari jika proses dilakukan dengan teliti, transparan, dan berbasis data. Penyusunan HPS tidak boleh dianggap sekadar formalitas. Ia adalah dokumen krusial yang mencerminkan profesionalisme penyusun dan akuntabilitas belanja negara. Penyusun HPS harus memahami dokumen teknis, mengikuti standar biaya, melakukan survei harga yang valid, dan menyusun dokumentasi pendukung yang lengkap.
Ketika seluruh proses dilakukan secara benar, HPS tidak hanya menjadi dokumen administratif, tetapi menjadi bukti bahwa pengadaan dilakukan dengan benar. Auditor pun akan lebih mudah menerima dan memahami perhitungan yang dilakukan. Pada akhirnya, HPS yang baik adalah HPS yang dapat dijelaskan secara logis dan dipertanggungjawabkan kapan saja.
