Dalam sistem pengadaan barang dan jasa, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah salah satu dokumen yang paling penting dan paling sering menjadi pusat perhatian. Di satu sisi, HPS menjadi dasar evaluasi kewajaran penawaran penyedia. Di sisi lain, HPS juga menjadi acuan bagi auditor dalam menilai apakah belanja pemerintah sudah sesuai dengan harga yang berlaku di pasar. Namun di balik peran strategis tersebut, terdapat satu kenyataan yang sering membingungkan banyak pihak: tidak ada satu formula tunggal yang secara universal digunakan untuk menghitung HPS. Hal ini memunculkan pertanyaan, mengapa sesuatu yang begitu penting justru tidak memiliki rumus baku?
Pertanyaan ini wajar muncul, terutama dari mereka yang baru terjun ke dunia pengadaan. Pada banyak dokumen teknis lain, hampir selalu ada standar perhitungan yang bisa digunakan secara seragam. Namun HPS tidak demikian. Ia lebih mirip sebuah pendekatan yang fleksibel daripada sebuah rumus matematika. Ia lebih menyerupai hasil analisis daripada hasil kalkulator. Ia menyesuaikan dengan kondisi, jenis pekerjaan, risiko, lokasi, waktu penyusunan, dan banyak faktor lainnya. Karena itulah, banyak orang menyebut penyusunan HPS sebagai perpaduan antara ilmu dan seni: ada sisi teknis yang harus dihitung, tetapi juga ada sisi analitis yang membutuhkan penilaian profesional.
Untuk memahami mengapa tidak ada formula tunggal dalam penyusunan HPS, kita harus melihat lebih dalam bagaimana proses penyusunan dilakukan, bagaimana perbedaan antarjenis pekerjaan memengaruhi pendekatan analisis, serta bagaimana dinamika pasar membuat HPS selalu berubah dalam setiap proyek.
Keragaman Jenis Pengadaan: Alasan Paling Utama Mengapa Formula Tunggal Mustahil
Alasan terbesar mengapa HPS tidak memiliki formula tunggal adalah karena jenis pengadaan itu sendiri sangat luas dan kompleks. Dalam satu tahun anggaran, sebuah instansi pemerintah bisa melakukan ratusan jenis pengadaan dengan kebutuhan sangat berbeda. Pengadaan alat tulis kantor sama sekali berbeda dengan pengadaan jasa konsultansi. Pengadaan laptop berbeda jauh dengan pembangunan gedung. Bahkan dalam satu kategori seperti konstruksi, perhitungan HPS untuk pekerjaan jalan berbeda dengan pekerjaan jembatan atau pekerjaan pemeliharaan rutin.
Keragaman jenis pengadaan ini membuat penyusunan HPS tidak mungkin diseragamkan. Setiap jenis barang atau jasa memiliki struktur biaya yang berbeda, karakteristik yang berbeda, dan metode perhitungannya pun tidak sama. Seorang penyusun HPS tidak bisa menghitung jasa konsultan dengan metode yang sama seperti perhitungan pengadaan kendaraan. Ia tidak bisa menghitung pekerjaan konstruksi dengan pendekatan yang digunakan dalam pengadaan perangkat lunak. Karena perbedaan mendasar ini, sangat wajar jika HPS tidak bisa memakai formula tunggal.
Variasi Kondisi Lapangan dan Lokasi Pengadaan
Faktor kedua yang membuat formula tunggal mustahil adalah perbedaan kondisi lapangan di setiap daerah. Indonesia adalah negara dengan karakter geografis yang sangat beragam. Harga material di Pulau Jawa tidak bisa disamakan dengan harga material di Nusa Tenggara Timur atau Papua. Bahkan dalam satu provinsi sekalipun, harga bisa berbeda antara wilayah kota dan wilayah pedalaman. Biaya transportasi, akses jalan, jarak distribusi, dan biaya bongkar muat memiliki pengaruh besar pada penyusunan HPS.
Sebuah pengadaan semen di Jakarta mungkin mudah dilakukan dengan harga yang relatif stabil. Namun di daerah kepulauan, harga semen bisa naik dua hingga tiga kali lipat karena biaya transportasi laut yang tinggi. Perbedaan kondisi inilah yang membuat penyusunan HPS harus disesuaikan berdasarkan survei harga lokal. Tidak ada rumus tunggal yang bisa memperhitungkan seluruh variasi geografis ini. Penyusun HPS harus melakukan survei harga, mengumpulkan data pasar aktual, dan menyesuaikan semua perhitungan berdasarkan kondisi nyata di lapangan.
Dinamika Harga Pasar yang Terus Berubah
Pasar tidak pernah sama dari waktu ke waktu. Harga barang hari ini belum tentu sama dengan harga dua bulan ke depan. Harga bahan bangunan, minyak, bahan bakar, material impor, bahkan upah tenaga kerja, semuanya berubah secara berkala. Dalam situasi tertentu, harga bisa berubah setiap minggu. Penyusunan HPS harus mengikuti perkembangan ini. Jika HPS menggunakan formula tunggal, maka semua perubahan harga yang terjadi di lapangan tidak bisa ditangkap, dan hasilnya adalah HPS yang tidak relevan.
Sifat pasar yang dinamis membuat perhitungan HPS harus mengandalkan data terbaru. Karena sumber data dan kondisi pasar di setiap wilayah berbeda, maka penyusunan HPS pun berbeda. Inilah yang membuat tidak ada formula tunggal yang bisa digunakan sepanjang tahun atau untuk semua proyek. HPS harus menghitung harga sesuai waktu penyusunannya, bukan berdasarkan aturan baku yang tidak berubah.
Berbeda-Bedanya Struktur Biaya Antar Pekerjaan
Setiap jenis pekerjaan memiliki struktur biaya yang berbeda. Pada pengadaan barang, biaya utama biasanya berasal dari harga material, biaya distribusi, dan margin penyedia. Pada pengadaan jasa konsultansi, biaya utama berasal dari upah tenaga ahli dan biaya pendukung. Sementara dalam konstruksi, struktur biaya lebih kompleks karena melibatkan kombinasi bahan, tenaga kerja, peralatan, biaya risiko, dan faktor lokasi.
Dalam pekerjaan konstruksi misalnya, menyusun HPS memerlukan Analisis Harga Satuan Pekerjaan (AHSP), yang menghitung koefisien bahan, tenaga kerja, dan alat secara rinci berdasarkan volume pekerjaan. Pekerjaan jasa konsultansi sebaliknya menggunakan metode person-month atau person-day yang mengukur kontribusi tenaga ahli berdasarkan waktu kerja dan tingkat keahlian. Sedangkan dalam pengadaan barang, perhitungan lebih banyak dilakukan dengan survei harga pasar. Dengan struktur biaya yang begitu berbeda, tidak ada satu formula yang bisa digunakan secara seragam di semua pekerjaan.
Pengaruh Risiko terhadap HPS
Tidak semua pekerjaan memiliki tingkat risiko yang sama. Sebuah proyek pembangunan jembatan tentu memiliki risiko yang jauh lebih tinggi dibandingkan pengadaan laptop. Risiko cuaca, risiko kegagalan teknis, risiko keterlambatan suplai, risiko perubahan desain, hingga risiko geografis semuanya memengaruhi penyusunan HPS. Semakin besar risikonya, semakin besar pula kebutuhan untuk menambahkan margin risiko dalam perhitungan HPS.
Pekerjaan yang berisiko tinggi membutuhkan struktur biaya yang memasukkan cadangan risiko, baik melalui faktor overhead maupun profit. Pekerjaan dengan risiko rendah memiliki struktur biaya lebih stabil. Karena risiko sangat bervariasi antar proyek, sehingga HPS tidak mungkin disusun dengan satu formula. Penyusun HPS harus memahami karakter pekerjaan, mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin terjadi, dan menyesuaikan teknis perhitungan berdasarkan analisis tersebut.
Perbedaan Metode Perhitungan Berdasarkan Jenis Kontrak
Satu hal yang sering luput diperhatikan adalah bahwa metode penyusunan HPS bergantung pada jenis kontraknya. Kontrak Harga Satuan, kontrak Lump Sum, kontrak payung (framework agreement), dan kontrak berbasis kinerja memiliki pendekatan perhitungan yang berbeda. Pada kontrak harga satuan, detail volume pekerjaan harus dihitung sangat rinci. Pada kontrak lump sum, HPS lebih fokus pada total biaya keseluruhan tanpa merinci harga per unit pekerjaan. Pada kontrak payung, HPS dibuat sebagai harga katalog yang dapat berubah berdasarkan pemesanan di masa depan.
Perbedaan pendekatan ini membuat HPS tidak dapat disamakan. Masing-masing jenis kontrak memiliki karakteristik teknis yang harus diikuti, sehingga formula yang berlaku untuk satu jenis kontrak tidak bisa diterapkan ke jenis lainnya.
Kebutuhan Kompetensi Teknis yang Berbeda untuk Setiap Pekerjaan
Perhitungan HPS tidak hanya soal matematika. Ia memerlukan pemahaman teknis yang mendalam terkait objek pekerjaan. HPS untuk pembangunan jalan memerlukan pengetahuan teknik sipil. HPS untuk pengadaan server memerlukan pengetahuan teknologi informasi. HPS untuk kegiatan pelatihan memerlukan pemahaman biaya operasional pelatihan. Karena setiap bidang memiliki standar teknis yang berbeda, maka penyusunan HPS pun membutuhkan pendekatan yang berbeda.
Tidak ada satu formula yang bisa menggantikan pengetahuan para ahli di setiap bidang. Justru karena ketergantungan tinggi pada keahlian teknis itulah, HPS tidak bisa dibakukan ke dalam satu rumus matematis.
Peran Dokumen Teknis dalam Membentuk HPS
HPS tidak bisa disusun tanpa memahami dokumen teknis seperti Kerangka Acuan Kerja, spesifikasi teknis, gambar kerja, dan rancangan kontrak. Semua dokumen tersebut memberikan gambaran detail mengenai apa yang akan dibeli atau dibangun. Spesifikasi kecil saja bisa mengubah seluruh perhitungan HPS. Misalnya, perubahan spesifikasi keramik dari 40×40 ke 60×60 bisa mengubah harga secara signifikan. Penggantian jenis besi tulangan dari D10 ke D12 juga akan mengubah biaya. Dokumen teknis ini menjadi elemen pembentuk HPS, sehingga formula HPS tidak bisa dilepaskan dari isi dokumen teknis setiap proyek.
Karena setiap proyek memiliki dokumen teknis yang berbeda, maka wajar jika HPS juga berbeda polanya. Tidak ada formula tunggal yang bisa memperhitungkan seluruh variasi dokumen teknis tersebut.
HPS sebagai Harga Perkiraan, Bukan Harga Mutlak
HPS adalah harga perkiraan, bukan harga kontrak. Harga yang ditawarkan penyedia bisa lebih rendah dan tetap dianggap wajar jika dapat dipertanggungjawabkan. Inilah sebabnya HPS tidak perlu dan tidak seharusnya menggunakan formula tunggal. Jika HPS dijadikan harga kaku yang tidak bisa berubah, maka penyedia tidak lagi memiliki ruang untuk memberikan penawaran kompetitif. Sistem pengadaan juga kehilangan fleksibilitasnya.
Karena sifat HPS yang merupakan perkiraan dan bukan harga pasti, maka penyusunan HPS cocok memakai pendekatan analitis yang dinamis, bukan formula baku.
Proses Penyusunan HPS Selalu Berdasarkan Data
HPS dibentuk dari berbagai sumber data seperti survei harga pasar, referensi SNI atau AHSP, standar biaya daerah, harga katalog, hingga data historis. Data ini berbeda di setiap lokasi, setiap waktu, setiap jenis pekerjaan, bahkan setiap penyedia. Karena itu, proses penyusunan HPS lebih berupa kegiatan pengumpulan data dan analisis, bukan sekadar memasukkan angka ke rumus.
HPS yang baik bukan hasil dari satu formula, tetapi hasil dari:
- data yang valid,
- interpretasi yang tepat,
- analisis profesional,
- penyesuaian terhadap kondisi lapangan.
Dengan karakter seperti ini, HPS justru akan kehilangan akurasinya jika dipaksa diproses melalui formula tunggal.
Fleksibilitas adalah Kekuatan HPS
Tidak adanya formula tunggal untuk penyusunan HPS bukan kelemahan, melainkan kekuatan. HPS harus fleksibel untuk mengakomodasi beragam jenis pekerjaan, variasi kondisi geografis, perbedaan harga pasar, tingkat risiko, perbedaan dokumen teknis, dan dinamika ekonomi. Penyusunan HPS yang baik tidak bergantung pada satu rumus, tetapi pada kemampuan menganalisis data, melakukan survei harga yang benar, memahami risiko pekerjaan, dan memastikan semua perhitungan dapat dipertanggungjawabkan.
Karena itu, penyusun HPS bukan sekadar mengisi angka dalam tabel, tetapi bekerja sebagai analis biaya. Tugasnya bukan mencari satu formula ajaib, tetapi menyusun angka paling wajar berdasarkan kondisi nyata. HPS yang akurat lahir dari ketelitian, kompetensi teknis, pemahaman pasar, serta pengalaman dalam membaca dinamika pekerjaan.
