Dilema paling klasik yang sering dihadapi oleh para Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau pejabat pengadaan di Indonesia adalah menentukan “pintu” mana yang harus dilewati untuk mendapatkan barang atau jasa: lewat jalur Tender atau Penunjukan Langsung? Banyak yang menganggap Tender itu melelahkan, lama, dan penuh drama sanggahan. Sebaliknya, Penunjukan Langsung sering dianggap “jalur cepat” yang rawan dituduh main mata dengan vendor. Padahal, jika kita memahami filosofinya, keduanya adalah alat strategi yang sah, asalkan digunakan pada tempat dan waktu yang tepat.
Secara aturan di Indonesia, Tender adalah metode pemilihan penyedia yang menjadi “panglima”. Artinya, secara prinsip, semua pengadaan barang dan jasa pemerintah harus dilakukan melalui tender agar tercipta kompetisi yang sehat dan terbuka bagi siapa saja. Namun, dunia tidak selalu ideal. Ada kondisi di mana tender justru menjadi tidak efisien atau bahkan mustahil dilakukan. Di sinilah metode Penunjukan Langsung (PL) hadir sebagai solusi, bukan sebagai cara untuk mengakali aturan. Memilih di antara keduanya bukan soal mana yang lebih disukai, tapi soal mana yang paling efektif memberikan nilai bagi organisasi.
Tender adalah panggung kompetisi. Filosofinya adalah membiarkan pasar bertarung memberikan harga terendah dengan kualitas terbaik. Jika Anda ingin membangun jembatan besar atau pengadaan ribuan laptop untuk sekolah, Tender adalah jalur wajib. Keuntungannya? Anda mendapatkan transparansi penuh. Siapa saja boleh ikut, dan pemenangnya adalah mereka yang paling kompeten dan kompetitif. Namun, risikonya adalah waktu. Proses tender bisa memakan waktu 30 hingga 45 hari kerja. Jika Anda butuh barang besok pagi karena ada keadaan darurat, Tender jelas bukan jawabannya.
Lalu, kapan kita boleh memilih Penunjukan Langsung? Di sinilah banyak orang sering salah kaprah. Penunjukan Langsung bukan berarti kita bebas menunjuk siapa saja semau kita. Ada kriteria ketat yang mengaturnya. Pertama, untuk keadaan tertentu seperti barang/jasa yang bersifat spesifik dan hanya diproduksi oleh satu vendor (hak paten atau hak eksklusif). Kedua, untuk kebutuhan mendesak yang tidak bisa ditunda, seperti penanganan bencana alam. Ketiga, untuk pekerjaan lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan konstruksi dengan pekerjaan yang sudah ada sebelumnya.
Mari kita bawa ke contoh nyata dalam kehidupan sehari-hari. Bayangkan Anda ingin memperbaiki keran air di rumah yang bocor parah sehingga ruang tamu mulai banjir. Apakah Anda akan membuat “sayembara” atau tender terbuka di media sosial, menunggu tiga hari untuk mengumpulkan penawaran dari sepuluh tukang ledeng, lalu mengevaluasi siapa yang termurah? Tentu tidak. Anda akan langsung menelpon tukang langganan yang sudah terbukti kerjanya atau menunjuk tukang terdekat yang bisa datang saat itu juga. Itulah filosofi Penunjukan Langsung dalam kondisi darurat: kecepatan adalah kunci keselamatan.
Namun, jika Anda ingin merenovasi seluruh rumah dengan anggaran ratusan juta, Anda tentu tidak akan langsung menunjuk tukang pertama yang Anda temui. Anda akan meminta sketsa dari beberapa arsitek, membandingkan RAB (Rencana Anggaran Biaya) mereka, dan melihat portofolio hasil kerja mereka sebelumnya. Itulah proses Tender: ketelitian dan kompetisi adalah kunci efisiensi biaya dan kualitas hasil.
Di Indonesia, ada satu lagi metode yang sekarang menjadi primadona, yaitu E-Purchasing melalui E-Katalog. Ini adalah “jalan tengah” yang modern. Secara teknis, ini mirip dengan belanja di marketplace seperti Tokopedia atau Shopee. Anda tidak perlu tender yang berbelit, tapi harganya sudah terstandarisasi oleh pemerintah. Ini adalah strategi pengadaan masa depan: cepat seperti penunjukan langsung, tapi transparan dan kompetitif seperti tender karena semua orang bisa melihat harganya di sistem.
Strategi memilih metode ini juga harus mempertimbangkan nilai paket. Saat ini, untuk paket barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang nilainya sampai dengan 200 juta rupiah, bisa dilakukan melalui Pengadaan Langsung (berbeda dengan Penunjukan Langsung). Angka 200 juta ini adalah batas psikologis di birokrasi kita. Banyak yang sengaja “mengecilkan” paket agar masuk ke bawah 200 juta. Hati-hati, ini kembali ke artikel sebelumnya soal pemaketan: jika tujuannya hanya untuk menghindari tender, itu adalah pelanggaran integritas.
Strategi pengadaan yang cerdas adalah melihat risiko. Tender memiliki risiko “gagal tender” yang tinggi jika dokumen tidak rapi atau tidak ada vendor yang berminat. Penunjukan Langsung memiliki risiko “temuan audit” yang tinggi jika alasan penunjukannya tidak kuat secara hukum. Oleh karena itu, sebelum memilih, tanyakan pada diri sendiri: Apakah barang ini umum tersedia di pasar? Apakah waktunya cukup? Apakah ada urgensi khusus? Jika barangnya umum dan waktunya longgar, pilihlah Tender untuk menjaga akuntabilitas. Jika barangnya sangat khusus atau mendesak, siapkan justifikasi teknis yang kuat untuk Penunjukan Langsung.
Satu hal yang sering dilupakan dalam strategi ini adalah komunikasi dengan penyedia. Dalam Tender, komunikasi dibatasi dalam forum penjelasan (aanwijzing) agar adil bagi semua. Dalam Penunjukan Langsung, Anda punya ruang untuk negosiasi teknis dan harga yang lebih dalam. Gunakan ruang negosiasi ini untuk memastikan negara mendapatkan harga terbaik, bukan sekadar menyetujui berapa pun angka yang diajukan vendor.
Sebagai penutup, Tender dan Penunjukan Langsung hanyalah alat. Ibarat mengendarai kendaraan, Tender adalah bus besar yang lambat tapi muat banyak dan jalurnya jelas, sedangkan Penunjukan Langsung adalah motor yang lincah untuk gang sempit dan kondisi darurat. Seorang ahli pengadaan yang hebat tahu kapan harus memegang kemudi bus dan kapan harus tancap gas dengan motor. Tujuannya cuma satu: memastikan barang dan jasa sampai ke tangan masyarakat dengan cara yang paling benar, paling hemat, dan paling bisa dipertanggungjawabkan di depan hukum maupun Tuhan.
