Dalam praktik pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilakukan melalui aplikasi katalog elektronik, istilah “mini-kompetisi” sering muncul sebagai salah satu metode e-purchasing untuk mendapatkan penawaran terbaik dari para penyedia. Meskipun kedengarannya sederhana — beberapa penyedia menawarkan harga, panitia memilih yang terbaik — realitas pelaksanaannya lebih kompleks dan dipenuhi ketentuan teknis, administratif, serta perbedaan perlakuan antara jenis pengadaan. Dua jenis mini-kompetisi yang paling menonjol adalah mini-kompetisi untuk barang dan jasa lainnya, serta mini-kompetisi untuk pekerjaan konstruksi. Perbedaan antara keduanya tidak hanya pada objek yang dikompetisikan, tetapi juga pada tahapan persiapan, dokumen yang diperlukan, cara evaluasi, kualifikasi penyedia, serta mekanisme penetapan pemenang dan pembatalan. Artikel ini akan membahas perbedaan-perbedaan tersebut dengan bahasa sederhana, menjelaskan alur praktik yang umum ditemukan di aplikasi katalog elektronik, dan memberi gambaran yang mudah dicerna tentang apa yang membedakan kedua jenis kompetisi ini. Penjelasan merujuk pada pedoman pelaksanaan mini-kompetisi yang disusun oleh lembaga kebijakan terkait pengadaan sehingga pembaca dapat memahami landasan praktis dan aturan yang berlaku dalam aplikasi katalog elektronik.
Apa itu mini-kompetisi dalam e-purchasing?
Mini-kompetisi adalah proses penawaran terbatas yang dilakukan terhadap dua atau lebih penyedia dalam katalog elektronik yang menawarkan produk atau jasa sejenis. Tujuannya sederhana: mendapatkan harga terbaik dan/atau produk yang paling memenuhi spesifikasi sesuai kebutuhan instansi. Namun di balik kesederhanaan tujuan itu, mini-kompetisi memiliki bentuk pelaksanaan yang beragam. Terdapat varian itemized dan non-itemized pada mini-kompetisi barang/jasa lainnya, dan terdapat pula paket kompetisi untuk pekerjaan konstruksi yang mensyaratkan dokumen teknis lebih lengkap. Dalam model itemized, setiap item produk dinilai secara terpisah sehingga pemenang dapat berbeda untuk tiap item. Sedangkan dalam model non-itemized, penyedia harus menawar seluruh paket item dan pemenang dipilih sebagai satu kesatuan paket, sehingga hanya satu penyedia yang dinyatakan pemenang untuk seluruh paket. Perbedaan format ini saja sudah memberikan konsekuensi besar terhadap strategi penawaran penyedia dan cara evaluasi yang dilakukan oleh panitia.
Perbedaan objek pengadaan: barang/jasa lainnya vs pekerjaan konstruksi
Perbedaan paling mendasar terletak pada objek yang dikompetisikan. Pada mini-kompetisi barang dan jasa lainnya, objeknya adalah produk yang tampil dalam katalog elektronik, baik berupa barang fisik maupun jasa sederhana yang dapat didefinisikan spesifikasinya dalam lembar produk. Dokumen yang dipakai relatif lebih ringkas: rincian spesifikasi produk, volume atau kuantitas, serta ketentuan pengiriman. Sebaliknya, pada mini-kompetisi pekerjaan konstruksi objeknya adalah serangkaian item pekerjaan yang umumnya memerlukan desain teknis, gambar pelaksanaan, atau bahkan Detail Engineering Design (DED). Dengan demikian, dokumen kompetisi untuk pekerjaan konstruksi harus lebih lengkap: spesifikasi teknis pekerjaan, Rencana Anggaran Biaya atau HPS, ketentuan jaminan, rencana penetapan uang muka jika ada, besaran jaminan pelaksanaan, serta persyaratan kualifikasi usaha (misalnya pengalaman, kapasitas finansial, peralatan dan tenaga ahli). Perbedaan kedalaman dokumen ini memengaruhi persiapan paket, lamanya evaluasi, dan ketelitian penilaian teknis terhadap penawaran yang masuk.
Bentuk paket kompetisi: itemized dan non-itemized pada barang/jasa
Dalam mini-kompetisi barang/jasa lainnya, pengaturan paket bisa berbentuk itemized atau non-itemized. Pada paket itemized, satu paket kompetisi terdiri dari beberapa jenis spesifikasi (item produk) dan peserta kompetisi bisa menawarkan satu, beberapa, atau seluruh jenis item tersebut. Keistimewaan format ini adalah fleksibilitas: PPK atau PP dapat menetapkan pemenang berbeda untuk tiap item sehingga memungkinkan kombinasi penyedia yang optimal berdasarkan harga dan spesifikasi masing-masing produk. Sementara itu, paket non-itemized mewajibkan peserta untuk menawar seluruh item yang ada; pemenang dipilih sebagai satu penyedia untuk seluruh paket. Model non-itemized lebih cocok untuk situasi di mana kohesi paket penting, misalnya ketika konsistensi merek atau interoperabilitas antar item diperlukan. Perbedaan ini memengaruhi strategi penyusunan pagu, perhitungan skor, dan tata cara evaluasi yang pada akhirnya akan menentukan urutan papan peringkat dan pemenang.
Kualifikasi penyedia dan kewajiban penawaran
Kompetisi barang/jasa umumnya mensyaratkan penyedia yang tergabung di katalog elektronik untuk telah melakukan penayangan produk sehingga dapat melakukan penawaran. Penetapan persyaratan tambahan bisa dilakukan jika PPK/PP memandang perlu, misalnya menetapkan kualifikasi usaha tertentu atau persyaratan sertifikasi produk. Pada pekerjaan konstruksi, kualifikasi penyedia menjadi lebih penting dan lebih terstruktur. PPK/PP dapat membedakan kualifikasi usaha berdasarkan ukuran usaha (kecil, menengah, besar) dan menetapkan syarat-syarat yang mengikat seperti pengalaman pekerjaan sejenis, daftar tenaga ahli, atau struktur organisasi yang relevan. Untuk paket pekerjaan bernilai tertentu, kualifikasi usaha yang lebih tinggi mungkin diwajibkan. Selain itu, pada pekerjaan konstruksi umumnya diperlukan unggahan dokumen penawaran teknis dan administratif yang lebih banyak, sehingga kewajiban penyedia untuk menyiapkan dokumen menjadi lebih berat dibanding pada pengadaan barang sederhana.
Penentuan pagu dan perhitungan harga: referensi harga vs HPS
Salah satu elemen yang membedakan perlakuan antara jenis kompetisi adalah cara penentuan pagu kompetisi. Pada e-purchasing mini-kompetisi, untuk nilai pagu di bawah ambang tertentu (misalnya kurang dari Rp100.000.000), digunakan referensi harga sebagai dasar penetapan pagu. Untuk nilai pagu yang lebih besar, penentuan pagu merujuk pada Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Hal ini relevan baik untuk barang maupun untuk pekerjaan konstruksi, tetapi konsekuensinya berbeda. Pada barang/jasa, referensi harga dapat diambil dari price list, harga pasar setempat, atau dokumen lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Pada pekerjaan konstruksi, HPS harus menunjukan perhitungan teknis yang wajar dan mempertimbangkan struktur pembentuk harga, sehingga evaluasi kewajaran harga menjadi lebih rumit dan memerlukan analisis struktur biaya apabila tawaran dianggap terlalu rendah. Ketentuan ini mendorong PPK/PP untuk lebih teliti ketika menetapkan pagu dan memutuskan metode evaluasi yang tepat untuk memastikan kualitas dan keberlanjutan pelaksanaan.
Mekanisme papan peringkat dan kriteria evaluasi
Papan peringkat kompetisi adalah fitur penting yang menampilkan urutan peserta berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Pada mini-kompetisi itemized untuk barang/jasa, papan peringkat dapat dibuat per item produk dan urutannya berdasarkan prioritas produk dalam negeri (PDN) dan harga terendah, di mana PDN sering diberi bobot penting. Dalam beberapa kondisi board dapat mengurutkan berdasarkan Harga Evaluasi Akhir (HEA) jika ada preferensi harga. Pada paket non-itemized, perhitungan skor cenderung menggabungkan skor PDN dan skor harga dalam satu papan peringkat tunggal, dengan bobot yang jelas, misalnya 50:50 antara PDN dan harga. Sementara itu, pada pekerjaan konstruksi, urutan papan peringkat biasanya dimulai dari harga terendah dan dilanjutkan dengan evaluasi teknis, sisa kemampuan paket, serta kewajaran harga. Karena pekerjaan konstruksi melibatkan aspek teknis dan kapasitas pelaksanaan, urutan harga terendah bukanlah satu-satunya penentu; evaluasi teknis dan verifikasi sisa kemampuan paket menjadi bagian penting sebelum menetapkan peserta sebagai pemenang.
Evaluasi teknis: produk vs pekerjaan
Evaluasi teknis pada barang/jasa fokus pada pemenuhan spesifikasi produk dan kesesuaian data penawaran dengan dokumen yang diunggah atau dengan sertifikat-sertifikat yang relevan seperti sertifikat TKDN untuk menilai status produk dalam negeri. Proses ini memungkinkan klarifikasi teknis singkat bila ada rincian yang belum jelas. Pada pekerjaan konstruksi, evaluasi teknis jauh lebih intensif. Selain memeriksa pemenuhan DED dan spesifikasi teknis, panitia harus menilai struktur penawaran teknis, jadwal pelaksanaan, metodologi kerja, rencana jaminan, serta kemampuan sumber daya manusia dan peralatan. Evaluasi teknis pekerjaan konstruksi sering kali menentukan apakah penawaran tersebut gugur atau lanjut ke tahap pemeriksaan kewajaran harga dan sisa kemampuan paket. Ketelitian evaluasi teknis ini menjadi penopang utama agar pekerjaan yang diberikan kepada pemenang dapat diselesaikan sesuai standar mutu dan waktu yang disyaratkan.
Evaluasi kewajaran harga dan sisa kemampuan paket dalam pekerjaan konstruksi
Salah satu perbedaan signifikan pada pekerjaan konstruksi adalah prosedur untuk menilai kewajaran harga dan mengecek sisa kemampuan paket (SKP) penyedia. Jika suatu harga penawaran terlalu rendah dibanding pagu atau HPS—misalnya di bawah ambang tertentu seperti 80% dari pagu—panitia harus melakukan evaluasi kewajaran harga. Evaluasi ini melibatkan permintaan struktur pembentuk harga, verifikasi komponen biaya, dan perhitungan ulang berdasarkan volume serta harga satuan yang rasional. Jika hasil perhitungan menunjukkan bahwa harga penawaran tidak wajar, panitia dapat menyatakan penyedia gugur. Selain itu, sisa kemampuan paket dievaluasi untuk memastikan penyedia masih memiliki kapasitas pelaksanaan setelah memperhitungkan pekerjaan yang sedang berjalan. Prosedur ini memastikan bahwa pemenang bukan sekadar menawarkan harga murah, tetapi juga memiliki kapasitas riil untuk melakukan pekerjaan tanpa menunda pelaksanaan proyek. Pada pengadaan barang/jasa sederhana, prosedur seperti ini umumnya tidak sedetail pada pekerjaan konstruksi, karena kompleksitas dan risiko pelaksanaan berbeda.
Dokumen kompetisi dan unggahan penawaran
Perbedaan lain yang tampak jelas adalah pada jenis dokumen yang harus diunggah. Untuk barang/jasa, dokumen kompetisi sebagian besar memuat rincian spesifikasi produk, volume, lokasi pengiriman, waktu pelaksanaan atau pengiriman, dan ketentuan tambahan jika diperlukan. Penawaran biasanya berupa pengisian harga sebelum pajak dan biaya pengiriman yang maksimal sesuai harga tayang, serta dokumen pendukung bila diminta. Sebaliknya, untuk pekerjaan konstruksi, dokumen kompetisi harus memuat dokumen teknis lengkap termasuk DED jika relevan, rencana jaminan, rencana uang muka, nilai jaminan pelaksanaan, serta dokumen-dokumen kualifikasi penyedia. Di saat penawaran, penyedia konstruksi wajib mengunggah surat pernyataan sisa kemampuan paket, dokumen penawaran teknis, dokumen kualifikasi, dan jaminan penawaran bila dipersyaratkan. Jumlah dan ketentuan dokumen ini membuat proses unggah dan verifikasi pada pekerjaan konstruksi memakan waktu lebih lama dan memerlukan pemeriksaan detil oleh panitia.
Konfirmasi pemenang dan mekanisme bila pemenang menolak
Setelah proses evaluasi selesai, PPK/PP menetapkan calon pemenang dan meminta konfirmasi dari peserta. Pada kedua jenis kompetisi, calon pemenang diwajibkan memberikan konfirmasi atas penetapan pemenang dalam jangka waktu tertentu, misalnya paling lambat tiga hari kerja. Jika calon pemenang menerima, maka ia ditetapkan sebagai pemenang kompetisi dan proses selanjutnya dapat dilanjutkan. Namun jika calon pemenang menolak atau tidak memberikan jawaban dalam batas waktu, panitia akan kembali melakukan evaluasi terhadap peserta dengan peringkat berikutnya dan menetapkan calon pemenang baru. Mekanisme konfirmasi ini penting untuk memastikan keberlanjutan proses pengadaan dan menghindari pembatalan hanya karena pemenang awal tidak siap menerima. Perbedaan konteks antara barang dan pekerjaan konstruksi adalah bahwa pada konstruksi, penolakan oleh pemenang awal bisa berdampak lebih besar terhadap jadwal fisik proyek sehingga sering ada perhatian khusus pada kesiapan administrasi dan teknis sebelum menetapkan calon pemenang.
Alasan pembatalan kompetisi dan implikasinya
Kedua jenis mini-kompetisi memiliki daftar kondisi yang dapat menyebabkan pembatalan kompetisi. Alasan-alasan umum meliputi kesalahan dalam proses evaluasi, tidak adanya penawaran setelah perpanjangan waktu, tidak ada peserta yang lulus evaluasi, hanya satu penyedia yang menawar, atau ditemukan ketidaksesuaian dalam pembuatan paket kompetisi. Selain itu, temuan adanya praktik korupsi, kolusi, nepotisme, atau persaingan usaha tidak sehat juga menjadi alasan pembatalan. Khusus pada pekerjaan konstruksi, pembatalan juga dapat terjadi jika ada realokasi anggaran yang membuat pagu tidak mencukupi. Pembatalan diumumkan pada aplikasi katalog elektronik beserta alasannya, dan konsekuensinya tidak hanya administratif tetapi juga berdampak pada jadwal pelaksanaan dan perencanaan anggaran instansi. Oleh karena itu, PPK/PP perlu merancang paket kompetisi dengan teliti untuk meminimalkan risiko pembatalan.
Dampak bagi penyedia dan strategi mengikuti kompetisi
Perbedaan mekanisme antara barang dan pekerjaan konstruksi menuntut strategi berbeda dari sisi penyedia. Penyedia barang yang fokus pada produk tunggal akan memanfaatkan model itemized untuk menawarkan harga kompetitif pada item tertentu dan memanfaatkan prioritas PDN bila produknya memenuhi kriteria dalam negeri. Penyedia pekerjaan konstruksi harus siap dengan dokumen teknis dan bukti kapasitas, memperhitungkan struktur biaya secara matang agar tidak keluar dari batas kewajaran harga, serta memastikan sisa kemampuan paket memadai. Bagi penyedia yang ingin sukses dalam kompetisi non-itemized, penting untuk menyiapkan penawaran yang komprehensif karena pemenang akan ditunjuk untuk keseluruhan paket. Strategi ini juga mempengaruhi bagaimana penyedia menayangkan produk di katalog, menyiapkan daftar pekerjaan yang sedang berjalan, serta menata sumber daya agar dapat menerima proyek tanpa mengorbankan mutu pelaksanaan.
Menyusun paket yang jelas dan realistis
Bagi panitia pengadaan, memahami perbedaan antara kompetisi barang dan kompetisi pekerjaan adalah kunci. Ketika menyusun paket, PPK/PP harus menyusun rincian spesifikasi yang jelas, menentukan pagu yang realistis berdasarkan referensi harga atau HPS, dan menetapkan kualifikasi penyedia yang proporsional dengan nilai dan kompleksitas paket. Untuk pekerjaan konstruksi, dokumen teknis harus lengkap sehingga proses evaluasi teknis tidak menimbulkan kebingungan atau pembatalan di kemudian hari. Penetapan papan peringkat, bobot PDN versus harga, serta keputusan menggunakan HEA atau non-HEA harus dikomunikasikan sejak awal agar peserta memahami bagaimana penilaian dilakukan. Ketelitian dalam tahap persiapan ini akan menghemat waktu evaluasi, meningkatkan kualitas penawaran, dan mengurangi risiko pembatalan kompetisi.
Memilih Metode Kompetisi yang Tepat
Perbedaan antara kompetisi barang dan kompetisi pekerjaan terletak pada objek pengadaan, kedalaman dokumen, mekanisme evaluasi, dan persyaratan kualifikasi. Kompetisi barang cenderung lebih sederhana, memiliki varian itemized dan non-itemized yang fleksibel, serta fokus pada pemenuhan spesifikasi produk dan harga. Kompetisi pekerjaan konstruksi menuntut persiapan dokumen teknis yang lengkap, evaluasi kewajaran harga yang lebih rumit, dan pemeriksaan sisa kemampuan paket untuk memastikan kelayakan pelaksanaan. Baik PPK/PP maupun penyedia harus menyesuaikan pendekatan mereka sesuai jenis kompetisi agar proses e-purchasing berjalan efisien, transparan, dan menghasilkan pemenang yang mampu melaksanakan kontrak dengan baik. Menguasai perbedaan ini penting untuk meningkatkan kualitas pengadaan dan meminimalkan risiko kegagalan pelaksanaan di lapangan.
