Memilih penyedia dalam pengadaan berbasis katalog elektronik kadang berjalan mulus ketika tersedia banyak penyedia Usaha Mikro/Kecil (UMK) yang memenuhi persyaratan. Namun kenyataannya tidak selalu demikian: pada beberapa paket—terutama paket teknis atau spesifik seperti konstruksi kecil, alat khusus, atau pekerjaan multi-location—seringkali tidak ada penyedia UMK yang terdaftar atau layak. Dalam kondisi seperti ini PPK perlu mengambil keputusan yang berhati-hati agar proses tetap kompetitif, akuntabel, dan menghasilkan hasil yang memenuhi kebutuhan pengguna. Artikel ini memandu PPK langkah demi langkah: dari pemahaman aturan, persiapan dokumen, market sounding, penentuan kualifikasi non-kecil, verifikasi kapasitas, opsi konsorsium, hingga mitigasi risiko pasca-penetapan.
Pahami dulu kerangka aturan dan batas kewenangan
Sebelum mengambil keputusan teknis, PPK wajib memahami kerangka aturan yang mengatur mini-kompetisi dan katalog elektronik. Dokumen pedoman e-purchasing mengatur banyak hal penting: siapa saja yang dapat menjadi peserta (harus memiliki KBLI sesuai kategori), mekanika penayangan produk, batas pagu, serta urutan papan peringkat yang mengutamakan Produk Dalam Negeri (PDN) lalu harga. Dalam praktik, sistem katalog hanya memperbolehkan penyedia yang telah menayangkan produknya dan memiliki KBLI sesuai untuk melakukan penawaran; hal ini memengaruhi ketersediaan peserta pada tiap paket. Memahami aturan ini membantu PPK menilai ruang gerak yang legal sebelum memutuskan kualifikasi penyedia non-kecil yang akan diundang.
Apakah paket realistis tanpa UMK?
Sebelum menetapkan langkah untuk memilih penyedia non-kecil, PPK perlu menilai ulang apakah desain paket memang realistis bila UMK tidak ada. Terkadang kegagalan melibatkan persyaratan teknis yang terlalu sempit, pagu yang tidak cocok dengan harga pasar, atau persyaratan administrasi yang tidak proporsional untuk pasar lokal. Lakukan review singkat terhadap spesifikasi, volume, lokasi pengiriman, dan waktu penyelesaian. Jika paket terlalu spesifik sehingga hanya sedikit pemain besar yang relevan, pertimbangkan opsi seperti memecah paket menjadi itemized, menyesuaikan pagu, atau merevisi spesifikasi agar lebih memungkinkan partisipasi UMK di masa depan. Langkah ini adalah tindakan preventif yang menjamin kompetisi tetap sehat meski partisipan UMK tidak tersedia.
Dapatkan gambaran ketersediaan dan harga riil
Market sounding adalah langkah praktis yang sangat membantu ketika UMK tidak ada. Hubungi beberapa calon penyedia besar, asosiasi industri, atau distributor untuk mengetahui siapa yang mampu memasok barang atau melaksanakan pekerjaan sesuai spesifikasi dan berapa kisaran harga pasar sekarang. Market sounding juga memberi gambaran apakah ada peluang konsorsium antara perusahaan besar dan sub-supplier lokal, atau apakah ada perusahaan kecil yang belum terdaftar di katalog tetapi berpotensi memenuhi persyaratan jika diarahkan. Catat hasil market sounding dalam bentuk ringkasan agar bisa dijadikan dasar penetapan kualifikasi dan pagu kompetisi. Dokumentasi market sounding juga berguna saat harus mempertahankan keputusan di hadapan auditor atau pihak yang mengajukan sanggahan.
Tetapkan kualifikasi penyedia non-kecil yang proporsional dan defensible
Setelah mendapat gambaran pasar, PPK harus merumuskan kualifikasi penyedia non-kecil yang proporsional: jangan membuat persyaratan yang terlalu berat sehingga hanya satu atau dua perusahaan mampu mengikutinya, tapi juga jangan terlalu longgar sehingga mengundang penyedia yang tidak siap. Kualifikasi dapat mencakup bukti pengalaman pekerjaan sejenis, kapasitas produksi atau tenaga kerja, bukti fasilitas layanan purna jual untuk konstruksi, serta kelengkapan administrasi standar. Jika paket memerlukan HPS (Harga Perkiraan Sendiri), kualifikasi juga bisa memperhatikan SKP atau bukti kapasitas finansial untuk memastikan penyedia dapat melaksanakan tanpa risiko gagal serah. Semua persyaratan ini harus dicantumkan secara jelas di Dokumen Kompetisi agar proses seleksi berjalan transparan.
Pertimbangkan penggunaan model itemized atau non-itemized sesuai konteks
Pemilihan model paket (itemized vs non-itemized) memengaruhi peluang UMK dan penyedia non-kecil. Jika paket dipecah per item (itemized), beberapa item bisa dimenangkan oleh penyedia berbeda: ini memberi peluang bagi penyedia kecil pada item tertentu dan membuka kesempatan bagi penyedia non-kecil untuk menawar pada item yang memerlukan kapasitas lebih besar. Sebaliknya, model non-itemized yang menghendaki satu pemenang untuk keseluruhan paket cenderung menguntungkan penyedia yang memiliki cakupan kerja luas. Di kondisi tanpa UMK, memecah paket secara strategis bisa tetap membuka kompetisi yang lebih sehat dan meminimalkan dominasi satu penyedia besar. Pilihan model harus didasarkan pada tujuan fungsional paket dan hasil market sounding.
Gunakan prioritas PDN, TKDN, atau BMP bila relevan — namun jangan memaksakan
Jika kebijakan instansi atau regulasi menghendaki prioritas Produk Dalam Negeri, PPK harus memasukkan parameter TKDN atau BMP dalam penilaian. Namun ketika tidak ada UMK lokal, mayoritas peserta mungkin termasuk perusahaan menengah atau besar; dalam konteks ini PPK tetap dapat memberi bobot pada TKDN/BMP sebagai pembeda ketika harga dan teknis setara. Ketentuan katalog menyatakan urutan papan peringkat berdasarkan prioritas PDN lalu harga, dan ada aturan ambang terkait kombinasi TKDN+BMP yang memberi prioritas tertentu. Memanfaatkan parameter ini secara realistis membantu mempertahankan tujuan kebijakan lokal tanpa memaksa kriteria yang membuat kompetisi gagal.
Undang penyedia non-kecil secara terbuka dan jaga transparansi persyaratan
Transparansi adalah kunci. PPK harus mempublikasikan paket secara terbuka pada aplikasi katalog dan menulis persyaratan kualifikasi serta kriteria evaluasi dengan jelas agar semua penyedia non-kecil yang relevan dapat ikut bersaing. Jika ada penyedia yang memiliki KBLI sesuai namun belum menayangkan produk atau belum terdaftar, beri informasi bagaimana mereka dapat melengkapi data agar bisa ikut serta (misalnya proses registrasi KBLI atau penayangan produk). Semua perubahan pada paket sebelum masa penawaran ditutup — seperti perpanjangan jadwal atau perubahan teknis minor — harus diumumkan agar semua pihak mendapat kesempatan yang setara.
Verifikasi kapasitas teknis dan administrasi
Ketika UMK tidak ada, PPK harus ekstra teliti pada verifikasi kemampuan teknis dan administratif calon pemenang. Evaluasi harus mencakup pemeriksaan dokumen seperti bukti pengalaman sejenis, daftar personel kunci, peralatan dan alat berat (untuk konstruksi), struktur pembentuk harga, serta SKP jika terkait kapasitas anggaran berjalan. Sistem katalog dan pedoman memberi ruang bagi PPK untuk meminta dokumen pendukung ini dan melakukan verifikasi. Jangan terpacu semata oleh harga terendah—sistem melakukan verifikasi berjenjang mulai dari prioritas PDN dan harga lalu pemeriksaan teknis dan kewajaran harga sehingga peringkat teratas hanya menjadi calon pemenang hingga verifikasi selesai.
Pertimbangkan konsorsium atau subkontrak untuk menutup keterbatasan kapasitas
Jika tidak ada UMK dan penyedia non-kecil yang tertarik namun kapasitasnya terbagi, salah satu opsi praktis adalah mendorong pembentukan konsorsium atau pemanfaatan subkontraktor lokal yang dapat menanggung bagian pekerjaan. Konsorsium mempertemukan kekuatan finansial dan teknis beberapa perusahaan sehingga paket yang kompleks dapat diselesaikan. Namun PPK harus memastikan konsorsium atau susunan subkontrak tercatat secara jelas dalam penawaran: peran masing-masing pihak, bukti kapasitas subkontraktor, dan komitmen dukungan harus dilampirkan. Transparansi struktur subkontrak penting untuk menghindari risiko penumpukan tanggung jawab dan masalah pelaksanaan di lapangan.
Siapkan checklist verifikasi cepat untuk mempercepat proses saat banyak penawar non-kecil
Dalam praktik mini-kompetisi, ada tahapan yang bisa dipercepat: skrining administratif awal, verifikasi teknis dokumen, dan pengecekan kewajaran harga terhadap pagu atau HPS. Buat checklist ringkas untuk tim evaluasi yang memuat hal-hal utama: kelengkapan dokumen, kecocokan KBLI, bukti pengalaman sejenis, bukti layanan purna jual (jika relevan), dan struktur harga. Checklist ini membantu tim fokus pada hal yang krusial saat banyak penyedia non-kecil mengirimkan penawaran. Dengan alur yang terstruktur, keputusan dapat diambil lebih cepat tanpa mengorbankan kedalaman verifikasi pada kasus-kasus berisiko.
Hitung HPS dan ambang kewajaran dengan hati-hati agar tidak mengusir peserta
Penetapan pagu dan HPS yang realistis sangat menentukan partisipasi. Jika HPS jauh di bawah harga pasar, banyak penyedia besar akan menolak ikut; sebaliknya HPS terlalu tinggi bisa mengundang kritik soal pemborosan. Gunakan data market sounding untuk menyusun HPS yang defensible, dan tetapkan ambang kewajaran yang logis sehingga penawaran yang ekstrem dapat diminta struktur pembentuk harga untuk verifikasi. Kewajaran harga tetap harus dijaga sebagai bagian dari akuntabilitas penggunaan anggaran.
Atur mekanisme klarifikasi dan penjelasan teknis agar semua peserta paham ketentuan
Sediakan masa klarifikasi terjadwal sehingga calon penyedia non-kecil dapat mengajukan pertanyaan terkait spesifikasi, lokasi, atau persyaratan administrasi. Notulen klarifikasi yang dipublikasikan memastikan semua peserta menerima jawaban yang sama. Fasilitas pemberian penjelasan ini mengurangi kesalahpahaman yang sering menjadi penyebab penawaran gugur pada evaluasi teknis. Pada katalog, PPK memiliki opsi menetapkan jadwal pemberian penjelasan agar proses berlangsung terstruktur.
Siapkan mitigasi risiko kontraktual
Karena penyedia non-kecil biasanya menangani pekerjaan besar, PPK harus memperhatikan aspek kontraktual yang mengurangi risiko kegagalan pelaksanaan. Tetapkan syarat jaminan pelaksanaan sesuai aturan, jadwal pelaksanaan yang realistis, mekanisme klaim dan penalti jika terjadi keterlambatan atau mutu tidak sesuai, serta mekanisme pembayaran bertahap berdasarkan progres yang jelas. Pastikan semua klausul ini dimaklumi dan disepakati oleh calon pemenang pada tahap konfirmasi sehingga tidak muncul sengketa administratif di kemudian hari.
Jejak audit sangat penting bila UMK tidak ada
Ketika PPK memilih penyedia non-kecil karena UMK tidak ada, kemungkinan ada pihak yang mempertanyakan keputusan. Oleh karena itu dokumentasi menjadi alat perlindungan administrasi: simpan hasil market sounding, notulen klarifikasi, daftar calon peserta yang tidak memenuhi syarat, alasan teknis dan ekonomi yang mendasari kualifikasi, serta hasil verifikasi. Catatan ini memastikan bahwa keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan memberi bukti kuat bila ada sanggahan atau audit. Sistem katalog biasanya mencatat banyak jejak digital, namun dokumentasi internal tambahan tentang pertimbangan substansial sangat membantu.
Jika hanya ada satu penawar atau semua penawar gugur
Kadang-kadang meski telah mengundang penyedia non-kecil terbuka, hanya satu yang memasukkan penawaran atau semua penawar gugur dalam verifikasi. Pedoman mini-kompetisi mengatur kondisi pembatalan yang jelas, termasuk kasus hanya satu penyedia yang masuk atau tidak ada yang lulus evaluasi. Dalam situasi tersebut PPK harus mempertimbangkan pembatalan dan revisi paket: mengubah spesifikasi, memperpanjang masa kompetisi, melakukan market sounding ulang, atau mengubah model paket agar lebih menarik bagi penyedia. Keputusan pembatalan harus diumumkan pada aplikasi katalog dengan alasan yang jelas.
Pelibatan unit anggaran dan penjamin mutu internal sejak awal
Karena memilih penyedia non-kecil punya implikasi anggaran dan risiko pelaksanaan, libatkan unit anggaran dan penjamin mutu di instansi sejak tahap awal. Diskusikan potensi nilai penghematan versus risiko, serta persyaratan jaminan yang perlu disiapkan. Kolaborasi ini membantu menyeimbangkan kebutuhan pengguna dan tanggung jawab fiskal instansi, serta menyusun klausul kontrak yang melindungi kepentingan publik.
Memilih kontraktor non-kecil untuk perbaikan gedung kecamatan
Bayangkan sebuah paket perbaikan gedung kecamatan di wilayah terpencil; setelah publikasi tidak ada UMK yang mendaftar. PPK melakukan market sounding dan menemukan tiga kontraktor menengah yang memiliki pengalaman pekerjaan sejenis. Paket kemudian dipecah menjadi beberapa item (itemized) sehingga satu kontraktor bisa mengambil paket struktural besar sementara penyedia lokal bisa dilibatkan untuk pekerjaan finishing jika memungkinkan. Dokumen kompetisi mencantumkan kualifikasi teknis, syarat SKP, dan ketentuan jaminan. Setelah penawaran masuk, PPK memverifikasi SKP, alat, dan rencana mobilisasi. Satu kontraktor terpilih dan menandatangani kontrak dengan jaminan pelaksanaan, sementara PPK menyimpan notulen market sounding dan klarifikasi sebagai bukti bahwa pilihan non-kecil dilakukan secara defensible dan transparan.
Memilih non-kecil adalah pilihan pragmatis yang tetap harus akuntabel
Ketika UMK tidak tersedia, memilih penyedia non-kecil bukanlah kegagalan proses pengadaan melainkan pilihan pragmatis yang harus diambil dengan disiplin tata kelola. Kunci keberhasilan adalah mengikuti proses yang transparan: pahami aturan katalog, lakukan market sounding, rumuskan kualifikasi yang proporsional, gunakan model paket yang tepat, verifikasi kapasitas penyedia, dokumentasikan semua langkah, dan atur mekanisme kontraktual untuk mitigasi risiko. Dengan pendekatan ini PPK dapat memenuhi kebutuhan pengguna secara tepat waktu tanpa mengorbankan akuntabilitas penggunaan anggaran publik. Jika diperlukan, langkah-langkah lanjutan seperti pembatalan dan pengulangan paket tetap menjadi opsi bila kondisi pasar berubah — namun semua tindakan harus didokumentasikan dan diumumkan melalui aplikasi katalog sesuai ketentuan.
