Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) untuk pekerjaan konstruksi sering dipandang sebagai pekerjaan yang memakan waktu dan memerlukan banyak data teknis. Namun dengan pendekatan yang sistematis, penggunaan sumber referensi yang tepat, dan template yang siap pakai, PPK/PP dapat menyusun HPS secara cepat tanpa mengorbankan ketepatan dan akuntabilitas. Artikel ini menjelaskan langkah demi langkah cara menyusun HPS konstruksi secara cepat—mulai dari persiapan data, memilih metode perhitungan yang sesuai, sampai penyusunan dokumentasi yang audit-ready—dalam bahasa sederhana dan naratif deskriptif agar bisa langsung diterapkan oleh tim pengadaan di instansi pemerintahan atau unit kerja lain yang menjalankan mini-kompetisi di katalog elektronik.
Pahami peran HPS dalam mini-kompetisi dan kapan HPS diperlukan
Sebelum masuk ke teknis penyusunan, penting dipahami bahwa HPS bukan angka formal semata tetapi dasar fiskal yang menjamin kewajaran pagu kompetisi dan memandu evaluasi penawaran. Dalam mekanika e-purchasing dengan metode mini-kompetisi, HPS diperlukan untuk paket bernilai di atas ambang tertentu—sebagaimana pedoman menyebutkan bahwa paket bernilai lebih besar dari ambang (misalnya > Rp100.000.000,- pada beberapa ketentuan) harus menggunakan HPS sebagai dasar pagu kompetisi. Memahami konteks ini membantu menentukan tingkat kedalaman HPS yang harus disiapkan: paket kecil cukup dengan referensi harga, sementara pekerjaan konstruksi yang bernilai menengah hingga besar memerlukan HPS yang lebih rinci.
Siapkan data awal
Langkah pertama untuk menyusun HPS dengan cepat adalah menyiapkan dokumen perencanaan dasar. Jika pekerjaan memiliki Detail Engineering Design (DED) atau gambar kerja, unduh dan susun daftar kuantitas (BoQ) secara ringkas. Daftar kuantitas adalah tulang punggung HPS konstruksi; tanpa kuantitas yang jelas, perhitungan satuan menjadi spekulatif. Jika DED tidak tersedia, gunakan rencana kerja atau gambar skematik yang memuat ukuran dasar dan asumsi teknis. Selain itu kumpulkan data rujukan: price list material utama, daftar upah regional, daftar harga sewa alat, dan kontrak sebelumnya untuk pekerjaan sejenis—sumber-sumber ini akan mempercepat penetapan harga satuan pada tiap item pekerjaan.
Pilih metode perhitungan yang efisien
Untuk kecepatan dan keterandalan, gunakan metode analisa harga satuan (AHS) yang terstandar. Metode AHS memecah tiap item pekerjaan menjadi komponen bahan, tenaga kerja, alat, dan biaya tak langsung (overhead & profit). Dengan template AHS yang sudah berisi rumus dan kolom isian, estimator hanya perlu mengisi komponen kuantitas dan harga satuan bahan serta tarif upah dan sewa alat. Template semacam ini meminimalkan pekerjaan manual karena rumus mengkalkulasi total per item secara otomatis. Untuk mempercepat, siapkan library harga satuan bahan dan tarif upah standar yang bisa ditarik ke template sehingga tidak perlu mencari harga tiap kali dari awal.
Gunakan pendekatan top-down untuk fase awal lalu verifikasi bottom-up
Jika waktu terbatas, mulailah dengan pendekatan top-down untuk mendapatkan estimasi cepat: perkiraan total berdasarkan proyek sejenis dan koefisien persentase terhadap nilai kontrak sebelumnya. Pendekatan ini membantu menetapkan pagu awal sehingga paket bisa cepat dipublikasikan. Namun jangan berhenti di situ; lakukan verifikasi bottom-up selektif pada item kritikal atau bernilai besar (misalnya struktur beton, atap, instalasi listrik) dengan AHS agar HPS menjadi defensible. Kombinasi top-down untuk kecepatan dan bottom-up untuk akurasi memberi keseimbangan yang praktis dalam kondisi keterbatasan waktu.
Manfaatkan referensi harga yang sudah diverifikasi
Salah satu penghambat penyusunan HPS adalah pencarian harga satu per satu. Untuk mempercepat, gunakan kumpulan referensi harga yang sudah diverifikasi sebelumnya: price list pabrik/distributor, harga pasar setempat, data kontrak terdahulu, atau publikasi harga dari K/L/PD. Pedoman mini-kompetisi merekomendasikan penggunaan kombinasi sumber ini untuk membentuk referensi harga yang dapat dipertanggungjawabkan. Simpan referensi tersebut dalam format elektronik yang mudah dicari sehingga estimator dapat langsung menarik data ketika menghitung komponen bahan. Referensi yang kuat memangkas waktu validasi dan sekaligus memperkuat daya pertahanan HPS saat diaudit.
Standarisasi asumsi produktivitas dan upah
Bagian yang paling memakan waktu dalam analisa harga satuan adalah menentukan produktivitas tenaga kerja dan tarif upah. Untuk mempercepat, buat daftar standar produktivitas dan tarif upah berdasarkan wilayah operasional instansi Anda. Standar ini bisa berupa tabel yang menyebutkan produktivitas per hari untuk pekerjaan umum (misalnya volume galian per orang per hari, luas plesteran per tukang per hari) dan tarif upah per jabatan. Dengan asumsi yang sudah distandarisasi, estimator tidak perlu mencari atau menghitung ulang produktivitas setiap kali. Pastikan standar ini disertai keterangan dasar perhitungannya agar dapat dipertanggungjawabkan.
Tetapkan komponen biaya tak langsung dan cadangan risiko dengan formula sederhana
Untuk mempercepat penyusunan HPS, tentukan persentase standar untuk biaya tak langsung seperti overhead, mobilisasi, jaminan mutu, dan margin. Selain itu masukkan cadangan risiko (contingency) dalam persentase yang wajar sesuai kompleksitas pekerjaan. Template HPS yang baik sudah memuat formula untuk menghitung komponen-komponen ini sehingga estimator tinggal memilih kategori risiko dan memasukkan persentase yang sesuai. Praktik baku ini menghindarkan debat panjang pada nilai kecil dan mempersingkat proses akhir penyusunan HPS.
Siapkan template HPS otomatis
Kuncinya adalah otomasi sederhana: sebuah spreadsheet template yang terhubung ke library harga, tabel produktivitas, dan daftar sewa alat. Template tersebut harus memiliki kolom untuk kuantitas, harga bahan, upah, sewa alat, overhead, dan rumus yang menghasilkan harga satuan dan total. Dengan template ini, proses input hanya dua langkah: input kuantitas (dari BoQ) dan tarik harga dari library. Sistem akan menghitung total per item dan total HPS paket secara otomatis. Menggunakan format seperti ini mengurangi risiko kesalahan hitung dan mempercepat penyusunan dokumen HPS.
Prioritaskan verifikasi cepat pada item-item bernilai besar atau berisiko tinggi
Agar cepat tetapi tetap aman, tidak semua item perlu verifikasi mendalam. Tandai item yang bernilai besar atau memiliki risiko teknis tinggi untuk diperiksa secara detail. Item-item lain yang rutin atau berstandar dapat menggunakan harga referensi standar tanpa analisa panjang. Prioritas ini membuat tim estimator fokus pada bagian yang memengaruhi total HPS terbesar sehingga waktu dan tenaga digunakan efisien tanpa mengorbankan kualitas perhitungan keseluruhan.
Gunakan kontrak terdahulu sebagai benchmark cepat
Jika instansi memiliki pengalaman pelaksanaan pekerjaan sejenis, gunakan data kontrak sebelumnya sebagai benchmark. Ambil perbandingan harga per satuan dan sesuaikan dengan indeks inflasi atau perubahan harga input utama. Pendekatan ini seringkali lebih cepat dan relevan dibanding mengumpulkan price list baru dari awal, asalkan data kontrak sebelumnya terdokumentasi dengan baik dan disesuaikan menggunakan asumsi yang jelas. Benchmark kontrak sebelumnya juga membantu mempertahankan konsistensi antar-HPS untuk paket yang mirip.
Dokumentasikan asumsi dan sumber data secara ringkas namun lengkap
Kecepatan tidak boleh mengorbankan jejak audit. Setiap HPS cepat yang disusun harus menyertakan ringkasan asumsi: sumber price list yang dipakai, tanggal pengambilan data, produktivitas yang diasumsikan, persentase overhead, dan kriteria cadangan risiko. Dokumentasi singkat ini cukup untuk menjelaskan metode perhitungan tanpa menulis laporan panjang. Simpan semua bukti pendukung (screenshot price list, kontrak terdahulu, daftar upah) dalam folder terstruktur agar bila ada sanggahan atau audit, tim dapat menunjukkan dasar HPS dengan cepat. Pedoman mini-kompetisi menekankan pentingnya menyertakan referensi harga atau HPS dalam Dokumen Kompetisi.
Percepatan proses internal
Untuk menyusun HPS dengan cepat, bagi pekerjaan menjadi tugas-tugas kecil: satu orang menyiapkan BoQ dan kuantitas, satu orang menarik harga bahan dari library, satu orang menghitung produktivitas dan upah, dan satu orang memasukkan data ke template HPS. Lengkapi proses ini dengan checklist ringkas yang memandu verifikasi minimal sebelum HPS disahkan—misalnya verifikasi total HPS terhadap benchmark kontrak sebelumnya dan pemeriksaan apakah semua bukti referensi terlampir. Pembagian kerja dan checklist sederhana mengurangi waktu koordinasi dan mempercepat persetujuan internal.
Siapkan HPS versi singkat untuk publikasi awal, lalu finalisasi bila perlu
Jika aturan internal atau jadwal menuntut percepatan publikasi paket, susun HPS versi singkat yang mencakup ringkasan pagu, uraian metodologi singkat, dan lampiran referensi utama. Publikasikan paket dengan HPS versi singkat tetapi siapkan tim untuk menyempurnakan HPS final bila proses berjalan dan lebih banyak data masuk (misalnya hasil market sounding). Pastikan versi singkat tetap memenuhi syarat dokumentasi minimal sehingga tidak menjadi celah audit. Versi pendek ini memungkinkan proses mini-kompetisi dimulai tanpa menunggu laporan HPS panjang yang kadang menunda publikasi.
Siapkan skenario revisi HPS jika pasar berubah mendadak
Pasar bahan konstruksi kadang mengalami lonjakan harga mendadak. Oleh karena itu siapkan mekanisme revisi cepat: tetapkan ambang perubahan harga (misalnya kenaikan >10% pada bahan utama) yang akan memicu revisi HPS dan perpanjangan masa penawaran bila perlu. Mekanisme ini harus diatur dalam Dokumen Kompetisi agar peserta memahami kondisi revisi yang mungkin terjadi. Dengan skenario revisi yang siap, PPK tidak perlu menyusun ulang HPS dari nol ketika terjadi fluktuasi signifikan.
Validasi akhir HPS
Sebelum HPS final disimpan dan dipublikasikan, pastikan HPS memenuhi aturan pedoman mini-kompetisi terkait ambang nilai. Bila paket bernilai di atas threshold yang mewajibkan HPS, lampirkan HPS lengkap. Bila nilai di bawah threshold, simpan referensi harga yang dipakai. Pastikan juga bahwa pagu yang muncul di Dokumen Kompetisi sesuai dengan HPS atau referensi dan bahwa semua lampiran dapat dibuka oleh evaluator nanti. Pemeriksaan akhir ini mencegah ketidaksesuaian administratif yang bisa berujung pada pembatalan proses.
Pelaporan ringkas untuk audit dan transparansi
Susun ringkasan HPS satu halaman yang memuat total HPS, sumber referensi utama, asumsi produktivitas, persentase overhead, dan tanggal pengambilan data. Lampirkan ringkasan ini pada Dokumen Kompetisi sehingga pengawas internal atau auditor bisa langsung menangkap metodologi singkat yang dipakai. Ringkasan ini berguna juga untuk menjelaskan pilihan angka pagu ketika ada pertanyaan dari manajemen atau jika perlu dipertahankan sebagai evidence saat proses sanggah atau audit.
Kecepatan bukan berarti mengorbankan kewajaran
Menyusun HPS konstruksi secara cepat adalah kombinasi persiapan, penggunaan template dan library harga, prioritisasi verifikasi pada item-item kritikal, dan dokumentasi asumsi yang ringkas namun lengkap. Dengan menyiapkan DED atau BoQ, menstandardisasi produktivitas dan tarif upah, memanfaatkan kontrak sebelumnya sebagai benchmark, serta menggunakan template AHS yang otomatis, PPK/PP dapat menghasilkan HPS yang defendable dalam waktu singkat. Seluruh proses harus tetap memenuhi aturan mini-kompetisi terkait penggunaan referensi atau HPS dan meninggalkan jejak audit yang memadai agar keputusan pengadaan tetap transparan dan akuntabel.
