Penawaran yang tidak mengikuti spesifikasi adalah masalah umum dalam proses pengadaan—baik pada tender tradisional maupun mini-kompetisi di katalog elektronik. Meski kelihatannya hanya soal teknis, dampaknya bisa besar: penetapan pemenang yang salah, risiko gagal pelaksanaan, pemborosan waktu karena klarifikasi berulang, hingga potensi sengketa dan temuan audit. Oleh karena itu penting bagi PPK, PP, pokja, dan tim evaluasi memiliki langkah-langkah sistematis untuk mengenali, menangani, dan mencegah penawaran yang menyimpang dari spesifikasi. Artikel ini membahas langkah-langkah praktis secara naratif: dari pencegahan di tahap perencanaan, deteksi saat masuknya penawaran, tindakan korektif selama evaluasi, hingga pendekatan mitigasi dan pencegahan jangka panjang.
Memahami mengapa penyimpangan spesifikasi terjadi
Sebelum bertindak, penting memahami mengapa penyedia mengajukan penawaran yang tidak sesuai spesifikasi. Ada penyebab administratif seperti dokumen kompetisi yang ambigu atau format unggah yang membingungkan sehingga penyedia keliru mengisi. Ada penyebab pasar seperti tidak tersedianya produk persis sesuai spesifikasi sehingga penyedia menawarkan alternatif yang dianggap “mendekati”. Ada juga penyebab strategis di mana penyedia sengaja menawarkan varian yang lebih murah namun tidak tepat agar dapat memenangkan kompetisi berdasarkan harga. Kadang penyebabnya teknis: penyedia tidak mengerti istilah teknis atau salah interpretasi terhadap DED pada pekerjaan konstruksi. Memahami akar penyebab membantu memilih respons yang proporsional: klarifikasi, perbaikan dokumen, gugur, atau negosiasi teknis bila diizinkan.
Peran desain dokumen dan review pra-publikasi
Pencegahan paling efektif dimulai jauh sebelum penawaran masuk. Dokumen kompetisi yang disusun jelas dan tidak ambigu mengurangi risiko kesalahan interpretasi. Spesifikasi harus ditulis dengan bahasa mudah dimengerti, menghindari terminologi yang multitafsir, dan dilengkapi contoh gambar atau referensi DED bila perlu. Untuk paket katalog, cantumkan kode produk atau contoh varian yang disyaratkan agar penyedia tahu standar. Sebelum publikasi, lakukan review internal lintas fungsi—teknis, anggaran, hukum—untuk menemukan pasal yang berpotensi menimbulkan penafsiran berbeda. Market sounding singkat juga membantu memastikan spesifikasi realistis dibandingkan ketersediaan pasar. Langkah-langkah ini menurunkan probabilitas munculnya penawaran yang tidak sesuai.
Membuka kanal klarifikasi yang terjadwal dan terbuka
Meski dokumen sempurna, pertanyaan akan muncul. Untuk itu pastikan ada mekanisme klarifikasi yang jelas dan terjadwal. Namai satu hari atau beberapa hari tertentu sebagai “periode klarifikasi” di mana penyedia dapat menanyakan hal teknis dan administratif. Semua pertanyaan dan jawaban resmi dipublikasikan agar semua peserta mendapat informasi yang sama. Praktik ini mencegah situasi di mana satu penyedia mendapat informasi tambahan yang tidak diketahui pesaing lain. Selain itu, jawaban yang dipublikasikan memperjelas spesifikasi sehingga penawaran selanjutnya lebih mungkin memenuhi syarat.
Verifikasi administratif awal: sortir penawaran di pintu masuk
Setelah masa penawaran berakhir, tim evaluasi harus melakukan verifikasi administrasi dasar terlebih dahulu. Tahap ini merupakan saringan awal: apakah dokumen yang diwajibkan lengkap, apakah formulir penawaran diisi dengan benar, dan apakah varian produk yang ditawarkan sesuai kode atau nama yang diminta. Jika dokumen administrasi tidak lengkap atau ada kesalahan jelas pada pemilihan varian, penawaran dapat dinyatakan tidak memenuhi syarat administrasi dan tidak lanjut ke evaluasi teknis. Penetapan standar verifikasi yang ketat dan konsisten mencegah usaha “memperbaiki” penawaran yang sebenarnya salah substantif, dan menjaga jenjang proses tetap tertib.
Penanganan penawaran teknis yang menyimpang: klarifikasi teknis pertama
Jika pada saat verifikasi teknis terdapat penawaran yang berbeda dari spesifikasi—misalnya material, dimensi, kapasitas, atau fitur yang tidak sesuai—langkah pertama yang lazim dilakukan adalah meminta klarifikasi teknis. Klarifikasi bukan hanya tanya jawab sekadar “apakah sesuai?”, tetapi permintaan dokumen pendukung seperti datasheet, sertifikat uji, gambar teknis, atau perbandingan fitur yang menunjukkan kesetaraan fungsi. Permintaan klarifikasi harus dibuat secara formal, diberikan waktu wajar untuk respon, dan dipublikasikan bila fitur platform mendukung. Bila penyedia mampu menunjukkan bahwa varian yang ditawarkan setara fungsi dan mutu, maka penawaran dapat diteruskan dengan catatan verifikasi. Jika tidak ada bukti kesetaraan, penawaran sebaiknya dinyatakan tidak memenuhi spesifikasi.
Evaluasi kesetaraan teknis: prinsip “equivalent but not identical”
Dalam praktik pengadaan terkadang spesifikasi menyatakan bahwa varian “equivalent” diterima, terutama jika tujuannya adalah fungsi bukan merek. Menilai kesetaraan memerlukan analisis yang hati-hati: apakah fungsi utama terpenuhi, apakah parameter kinerja kritikal (misalnya beban, umur, kompatibilitas) terpenuhi, dan apakah jaminan serta dukungan purna jual setara. Tim evaluasi harus memiliki pedoman, misalnya standar minimal parameter yang harus terpenuhi untuk dinyatakan setara. Keputusan kesetaraan harus didokumentasikan secara rinci karena bisa menjadi titik sengketa jika muncul klaim dari pihak lain. Bila tidak ada dasar penilaian kesetaraan yang memadai, lebih aman menolak penawaran yang tidak identik.
Bila spesifikasi wajib: langkah tegas gugur
Ada kondisi di mana spesifikasi bukan sekadar preferensi tetapi syarat wajib—misalnya bahan konstruksi yang aman, sertifikasi keselamatan, atau fitur yang diwajibkan oleh regulasi. Untuk kasus ini, evaluasi tidak boleh kompromi. Jika penawaran tidak memenuhi persyaratan wajib, maka penawaran harus dinyatakan gugur. Keputusan gugur harus dicatat lengkap dengan bukti mengapa syarat tidak terpenuhi, referensi norma yang dipakai, dan catatan bahwa kesempatan klarifikasi telah diberikan bila itu prosedur yang telah ditetapkan. Sikap tegas pada syarat wajib menjaga kualitas pelaksanaan dan mencegah risiko keselamatan atau ketidaksesuaian hukum.
Menghindari “perpanjangan perbaikan” yang merugikan persaingan
Dalam beberapa kasus panitia tergoda memberi waktu perbaikan kepada peserta agar memenuhi spesifikasi setelah penawaran dinyatakan tidak lengkap. Praktik memberi “perpanjangan perbaikan” untuk satu penyedia saja harus dihindari karena merusak prinsip kesetaraan kompetisi. Bila kebijakan mengizinkan perbaikan administratif, harus diberlakukan untuk semua peserta dan memiliki batas waktu yang jelas. Perbaikan substansial pada aspek teknis yang memengaruhi isi penawaran sebaiknya tidak diizinkan karena dapat diartikan sebagai perubahan substansi penawaran setelah kompetisi, kecuali perubahan tersebut diumumkan untuk semua peserta melalui addendum.
Negosiasi atau penyesuaian: kapan boleh dipertimbangkan?
Negosiasi pasca-penetapan atau penyesuaian spesifikasi yang signifikan biasanya tidak dianjurkan karena berpotensi mengubah kondisi kompetisi. Namun dalam beberapa rangkaian pengadaan, selagi masih dalam batas peraturan, negosiasi teknis terbatas dapat dipertimbangkan jika dokumen kompetisi mengizinkan opsi diskusi teknis dan perubahan itu tidak memberikan keuntungan komparatif bagi satu pihak. Negosiasi harus tercatat, melibatkan saksi dari unit pengawas internal, dan hasilnya harus diumumkan agar tidak menimbulkan kecurigaan. Pada umumnya, negosiasi lebih aman untuk proyek kompleks yang memang mensyaratkan dialog teknis daripada untuk paket catalog yang seharusnya standar.
Menimbang ulang model paket: itemized vs non-itemized sebagai solusi
Jika banyak penawaran tidak memenuhi spesifikasi karena paket disusun sebagai non-itemized yang memaksa penyedia menawar seluruh paket, pertimbangkan pengulangan dengan model itemized. Dengan memecah paket menjadi item, Anda membuka peluang bagi penyedia spesialis untuk mengajukan penawaran sesuai kemampuan mereka sehingga varians teknis dapat diminimalkan. Keputusan mengubah model paket harus diambil sebelum publikasi ulang dan disertai market sounding karena berpengaruh pada strategi penyedia dan pelaksanaan kontrak.
Jejak audit sebagai pelindung keputusan
Setiap langkah yang diambil dalam menangani penawaran tidak sesuai spesifikasi harus dicatat dalam berita acara: penemuan awal, permintaan klarifikasi, bukti yang diajukan oleh penyedia, analisis tim teknis, alasan menyatakan setara atau tidak, dan keputusan akhir. Dokumentasi ini tidak hanya penting untuk akuntabilitas internal tetapi juga sebagai pertahanan saat ada pengaduan atau audit eksternal. Lengkapi berita acara dengan lampiran datasheet, email klarifikasi, dan hasil studi kesetaraan agar jejak keputusan jelas dan tidak mudah dipertanyakan.
Komunikasi yang baik kepada semua peserta
Proses penanganan penawaran harus disertai komunikasi yang transparan kepada seluruh peserta. Ketika ada penawaran yang tidak sesuai dan dilakukan klarifikasi atau tindakan lainnya, umumkan inti keputusan tanpa mengungkapkan informasi yang bersifat rahasia komersial. Komunikasi yang baik menjaga persepsi publik bahwa proses pengadaan adil dan tidak memihak. Ini juga membantu mencegah rumor atau kecurigaan yang dapat memicu banyak pengaduan.
Menggunakan data historis untuk mencegah pengulangan masalah
Analisis paket-paket sebelumnya dapat memberi wawasan mengapa penyimpangan spesifikasi sering muncul: apakah karena formulasi spesifikasi yang buruk, pagu yang tidak realistis, atau karena pasar tidak mampu memenuhi permintaan. Gunakan data historis untuk memperbaiki perencanaan: catat frekuensi gugur karena tidak sesuai spesifikasi, pola jenis penyimpangan terbanyak, dan waktu yang dihabiskan untuk klarifikasi. Data ini menjadi bahan evaluasi internal dan dasar perbaikan SOP pembuatan dokumen kompetisi.
Pelatihan dan peningkatan kapabilitas panitia evaluasi
Seringkali kesalahan diukur bukan hanya dari penyedia tetapi juga dari kualitas evaluasi. Tim evaluasi perlu dilatih untuk menilai kesetaraan teknis, memahami ragam bukti pendukung, dan menerapkan kriteria secara konsisten. Pelatihan ini harus mencakup aspek teknis dasar, cara membaca datasheet, dasar penilaian SKP untuk pekerjaan konstruksi, serta praktik penulisan berita acara yang baik. Kapasitas panitia yang memadai memperkecil risiko kesalahan yang kemudian memaksa pengulangan proses.
Mencegah dengan format dokumen yang memudahkan: template dan checklist
Untuk mengurangi kesalahan administrasi dan teknis pada penawaran, sediakan template formulir penawaran yang memandu penyedia mengisi informasi kritikal seperti daftar spesifikasi yang wajib, nomor seri produk, dan tautan ke datasheet. Lampirkan juga checklist dokumen yang harus diunggah. Template ini membantu penyedia terutama UMKM agar tidak terjebak pada format yang salah dan mempermudah verifikasi administrasi. Pastikan template mudah diakses di halaman paket sejak publikasi.
Evaluasi pasca-proses: menutup siklus perbaikan
Setelah proses selesai—apapun hasilnya—lakukan evaluasi internal tentang bagaimana penanganan penawaran tidak sesuai spesifikasi berjalan. Rangkum temuan: apakah klarifikasi efektif, berapa banyak waktu terbuang, apakah banyak gugur karena alasan administratif, dan apakah ada pelajaran yang harus dimasukkan ke SOP. Hasil evaluasi ini harus menjadi masukan untuk perencanaan paket berikutnya sehingga siklus pembelajaran terus berjalan.
Kombinasi ketegasan dan fleksibilitas yang bertanggung jawab
Mengatasi penawaran yang tidak mengikuti spesifikasi menuntut keseimbangan antara ketegasan terhadap persyaratan teknis yang wajib dan fleksibilitas terhadap alternatif yang benar-benar setara. Langkah terbaik dimulai dari penyusunan dokumen yang jelas, mekanisme klarifikasi terbuka, verifikasi administrasi yang konsisten, penilaian kesetaraan yang berbasis bukti, dan dokumentasi lengkap setiap keputusan. Sikap tegas diperlukan bila syarat keselamatan atau regulasi dilanggar; fleksibilitas dapat diberikan bila fungsi utama tetap terpenuhi dan bukti teknis mendukungnya. Dengan prosedur yang matang, pengadaan tetap adil, risiko pelaksanaan termitigasi, dan kepercayaan penyedia terhadap proses pengadaan terjaga.