Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berperan penting dalam proses pengadaan barang dan jasa di instansi pemerintah, terutama dalam memastikan pengadaan berjalan dengan efisien dan sesuai anggaran. Salah satu langkah utama yang harus dikuasai oleh PPK adalah menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS). HPS berfungsi sebagai batas maksimal anggaran yang dapat digunakan, sehingga membantu pengendalian biaya selama pengadaan.
Dalam proyek pengadaan sederhana—misalnya pengadaan barang kebutuhan kantor atau jasa perbaikan ringan—proses penyusunan HPS sebenarnya bisa dilakukan dengan cepat dan efektif jika PPK mengetahui tips-tips praktisnya. Artikel ini membahas beberapa tips cepat dalam penyusunan HPS yang dapat membantu PPK bekerja secara efisien dalam pengadaan sederhana.
1. Memahami dan Menyederhanakan Spesifikasi Kebutuhan
Langkah pertama adalah memastikan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan sudah jelas dan tidak berlebihan. Pengadaan sederhana biasanya memiliki spesifikasi yang tidak kompleks, sehingga lebih mudah untuk dirinci. PPK dapat berkomunikasi dengan pengguna untuk memastikan hanya kebutuhan pokok yang dimasukkan dalam spesifikasi barang atau jasa.
Misalnya, dalam pengadaan alat tulis, PPK bisa langsung menentukan jenis, ukuran, dan standar kualitas alat yang diinginkan tanpa perlu menambahkan banyak detail. Menyederhanakan spesifikasi ini membantu PPK dalam mencari harga yang tepat dan mempercepat proses penyusunan HPS.
2. Gunakan e-Katalog LKPP sebagai Referensi Cepat
E-Katalog LKPP adalah sumber yang sangat berguna bagi PPK dalam menyusun perkiraan harga untuk pengadaan sederhana. Di dalam e-katalog, berbagai barang dan jasa sudah tersedia dengan harga yang transparan dan kompetitif. Keunggulan e-katalog adalah sudah melalui proses negosiasi oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), sehingga harganya sering kali lebih stabil dan terpercaya.
PPK bisa langsung mencari harga barang atau jasa yang diperlukan di e-katalog, lalu menggunakan harga tersebut sebagai dasar HPS. Selain cepat dan efisien, penggunaan e-katalog juga membantu PPK memastikan HPS yang disusun sesuai dengan harga pasar dan terhindar dari risiko markup yang tidak wajar.
3. Minta Penawaran dari Beberapa Penyedia Lokal
Untuk pengadaan sederhana, mendapatkan informasi harga bisa lebih cepat jika PPK meminta penawaran dari beberapa penyedia lokal. PPK dapat menghubungi penyedia yang dikenal atau berpengalaman dalam menyediakan barang atau jasa serupa, lalu meminta mereka memberikan penawaran harga. Cara ini cocok untuk pengadaan dalam jumlah kecil atau dengan spesifikasi yang mudah ditemukan di pasar lokal.
PPK bisa menggunakan harga dari penyedia-penyedia ini sebagai referensi untuk menetapkan HPS. Penggunaan harga dari penyedia lokal biasanya lebih realistis, terutama jika barang atau jasa tersebut hanya tersedia di wilayah tertentu atau memiliki biaya transportasi khusus.
4. Gunakan Metode Harga Rata-Rata
Dalam pengadaan sederhana, penggunaan metode harga rata-rata adalah cara cepat untuk mendapatkan HPS yang akurat. Setelah memperoleh beberapa referensi harga dari e-katalog atau penyedia lokal, PPK bisa menghitung rata-rata harga dari data tersebut. Dengan metode ini, PPK tidak perlu melakukan perhitungan yang rumit atau memakan waktu.
Contoh perhitungan sederhana bisa dilakukan sebagai berikut: jika harga dari tiga penyedia untuk barang yang sama adalah Rp100.000, Rp105.000, dan Rp110.000, maka harga rata-rata adalah (100.000 + 105.000 + 110.000) / 3 = Rp105.000. Hasil ini bisa dijadikan acuan dalam menyusun HPS.
5. Pertimbangkan Komponen Biaya Tambahan
PPK juga perlu memastikan bahwa komponen biaya tambahan sudah diperhitungkan dalam HPS. Meskipun pengadaan sederhana biasanya tidak memerlukan banyak biaya tambahan, tetap ada kemungkinan komponen biaya seperti:
- Biaya Pengiriman: Apabila barang dikirim dari luar daerah.
- Pajak dan Bea Lainnya: Pastikan harga sudah termasuk atau tidak termasuk pajak sesuai ketentuan.
- Biaya Instalasi atau Pemasangan (Jika Diperlukan): Ini relevan jika barang yang diadakan memerlukan pemasangan, meskipun pada pengadaan sederhana hal ini jarang terjadi.
Dengan memastikan semua komponen biaya sudah tercakup, PPK dapat menghindari kekurangan anggaran di akhir proyek dan memastikan perkiraan harga sudah mencakup seluruh biaya yang mungkin muncul.
6. Dokumentasikan Proses Penyusunan HPS secara Singkat dan Padat
Dokumentasi yang singkat dan padat membantu mempercepat penyusunan HPS tanpa mengorbankan aspek transparansi. Meskipun pengadaan sederhana, PPK tetap perlu mendokumentasikan sumber harga yang digunakan, metode perhitungan, dan data harga dari penyedia. Ini penting sebagai bentuk pertanggungjawaban dan memudahkan proses audit di kemudian hari.
Dokumen yang ringkas namun jelas cukup untuk pengadaan sederhana. PPK bisa mencatat harga dari setiap penyedia dan metode perhitungan yang dipakai, lalu membuat dokumen HPS dengan format sederhana, yang memuat semua informasi penting terkait harga.
7. Gunakan Harga Historis Jika Pengadaan Pernah Dilakukan Sebelumnya
Jika jenis pengadaan serupa pernah dilakukan sebelumnya, PPK dapat menggunakan harga historis sebagai acuan, tentunya dengan penyesuaian jika ada inflasi atau perubahan harga pasar. Data harga historis ini bisa didapatkan dari pengadaan sebelumnya di instansi yang sama, terutama jika barang atau jasa yang diadakan bersifat rutin atau periodik.
Penggunaan harga historis mempercepat proses penyusunan HPS karena PPK tidak perlu melakukan survei harga dari awal. Jika harga mengalami kenaikan, PPK bisa menambahkan persentase kenaikan yang sesuai berdasarkan tren harga yang ada.
8. Tetap Patuhi Ketentuan Pengadaan yang Berlaku
Meskipun pengadaan sederhana, PPK tetap harus mematuhi peraturan yang berlaku terkait penyusunan HPS dan proses pengadaan. Mengikuti aturan ini memastikan bahwa proses pengadaan berjalan transparan, akuntabel, dan tidak menimbulkan masalah hukum di kemudian hari.
PPK perlu mengecek apakah ada batasan harga atau ketentuan tertentu yang harus diperhatikan sesuai Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah atau aturan LKPP lainnya. Kepatuhan terhadap aturan ini juga membantu menjaga akuntabilitas HPS dan proses pengadaan secara keseluruhan.
9. Lakukan Peninjauan HPS sebelum Pengadaan Dimulai
PPK sebaiknya melakukan peninjauan cepat terhadap HPS sebelum memulai pengadaan, terutama jika ada waktu cukup lama antara penyusunan HPS dan pelaksanaan pengadaan. Ini penting untuk memastikan bahwa harga yang disusun masih relevan dengan kondisi pasar terkini.
Peninjauan cepat ini dapat berupa pengecekan terhadap harga di e-katalog atau permintaan harga dari penyedia untuk memastikan tidak ada perubahan yang signifikan. Dengan begitu, HPS yang digunakan tetap valid dan sesuai dengan harga pasar saat pengadaan dilaksanakan.
10. Selalu Pertimbangkan Efisiensi dan Kualitas
Pada akhirnya, tujuan dari HPS adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang sesuai kebutuhan dengan harga yang efisien. PPK harus mempertimbangkan kualitas barang atau jasa yang sesuai dengan anggaran yang ada. Dalam pengadaan sederhana, efisiensi harga dan kualitas sering kali bisa tercapai dengan cepat jika PPK menggunakan sumber harga yang tepat dan memastikan spesifikasi barang atau jasa sudah sesuai kebutuhan.
Penutup
Penyusunan HPS untuk pengadaan sederhana bisa dilakukan dengan cepat dan tetap sesuai aturan jika PPK memahami teknik yang tepat. Dengan memahami spesifikasi kebutuhan, menggunakan e-katalog, meminta penawaran dari penyedia lokal, serta menerapkan metode harga rata-rata, PPK dapat mempercepat proses penyusunan HPS. Selain itu, tetap memperhitungkan biaya tambahan, mendokumentasikan secara ringkas, dan meninjau ulang HPS sebelum pengadaan dimulai membantu memastikan proses pengadaan berjalan lancar dan transparan.
Mengikuti tips ini akan membuat PPK lebih efisien dalam menyusun HPS untuk pengadaan sederhana tanpa mengurangi akurasi dan ketepatan harga yang diperlukan.
