Dalam pengadaan barang dan jasa di instansi pemerintahan, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memiliki tanggung jawab besar, salah satunya adalah menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS). HPS menjadi acuan bagi PPK dalam menetapkan nilai tertinggi yang wajar dalam pemilihan penyedia. Untuk proyek pengadaan non-kompleks, yaitu pengadaan barang atau jasa dengan spesifikasi yang jelas dan sederhana serta dengan nilai yang tidak terlalu besar, penyusunan perkiraan harga bisa dilakukan secara efektif jika PPK memahami tahapan yang tepat.
Artikel ini akan menjelaskan langkah-langkah atau cara yang dapat dilakukan oleh PPK dalam menyusun perkiraan harga untuk proyek pengadaan non-kompleks, agar harga yang disusun realistis, akurat, dan sesuai dengan anggaran yang ada.
1. Memahami Spesifikasi Kebutuhan Pengadaan secara Jelas
Langkah pertama dalam menyusun HPS adalah memahami secara rinci spesifikasi kebutuhan dari barang atau jasa yang akan diadakan. Untuk pengadaan non-kompleks, spesifikasi umumnya sudah cukup jelas, seperti ukuran, jenis, merek, atau standar yang diinginkan. Spesifikasi yang tepat akan memudahkan PPK dalam melakukan survei harga di pasar serta membantu memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima nantinya sesuai dengan kebutuhan.
Misalnya, dalam pengadaan alat tulis kantor, spesifikasi bisa mencakup jenis barang seperti kertas A4 dengan gramatur tertentu, tinta printer dengan merek tertentu, atau pulpen dengan jenis tinta tertentu. Spesifikasi yang detail seperti ini sangat membantu PPK dalam menemukan harga yang sesuai di pasar.
2. Melakukan Survei Harga Pasar
Survei harga adalah langkah yang krusial untuk memastikan HPS yang disusun sesuai dengan harga pasar terkini. Untuk pengadaan non-kompleks, survei harga dapat dilakukan dengan metode yang sederhana, misalnya melalui:
- Permintaan Penawaran dari Penyedia: PPK dapat meminta harga dari beberapa penyedia yang telah terverifikasi dan terpercaya. Ini bisa dilakukan secara langsung atau melalui email untuk mengumpulkan informasi harga dari berbagai sumber.
- Referensi dari Katalog Elektronik (e-katalog) LKPP: E-katalog yang disediakan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) merupakan sumber yang sangat berguna karena sudah mencantumkan harga standar untuk berbagai barang dan jasa yang sering dibutuhkan instansi pemerintah. E-katalog memudahkan PPK untuk mendapatkan harga yang relevan dan terbaru.
- Melakukan Penelusuran di Sumber Lainnya: Sumber lain yang dapat digunakan termasuk situs e-commerce atau katalog online dari penyedia. Data ini bisa menjadi tambahan untuk memastikan harga yang disusun lebih realistis.
Survei pasar ini sangat penting agar harga yang digunakan dalam HPS bisa mencerminkan harga pasar yang sebenarnya, sehingga mengurangi risiko harga terlalu tinggi atau terlalu rendah.
3. Menentukan Metode Perhitungan yang Tepat
PPK juga perlu memilih metode perhitungan yang tepat agar HPS yang disusun akurat. Untuk proyek pengadaan non-kompleks, beberapa metode perhitungan yang umum digunakan adalah:
- Metode Harga Pasar: Dengan metode ini, HPS dihitung berdasarkan harga rata-rata dari beberapa penyedia di pasar. Metode ini sederhana namun efektif untuk barang atau jasa dengan spesifikasi umum dan tersedia di berbagai tempat.
- Metode Historis: Apabila pengadaan barang atau jasa yang sama pernah dilakukan sebelumnya, harga historis dari pengadaan sebelumnya bisa digunakan sebagai acuan, tentu saja dengan mempertimbangkan inflasi atau kenaikan harga yang mungkin terjadi.
Dengan menggunakan metode yang sesuai, PPK dapat menyusun perkiraan harga yang obyektif dan mendekati harga yang akan ditawarkan penyedia dalam proses lelang atau pemilihan langsung.
4. Menghitung Komponen Biaya Tambahan yang Mungkin Muncul
Selain harga pokok barang atau jasa, ada beberapa biaya tambahan yang harus diperhitungkan dalam HPS, meskipun untuk proyek non-kompleks komponen biaya tambahan ini biasanya lebih sederhana. Beberapa komponen biaya tambahan yang perlu diperhatikan antara lain:
- Biaya Transportasi: Jika barang yang diadakan harus diangkut dari luar daerah atau lokasi penyedia, maka biaya transportasi perlu dimasukkan ke dalam perkiraan harga.
- Biaya Pajak dan Bea Lainnya: PPK harus memperhitungkan pajak-pajak yang berlaku untuk barang atau jasa yang diadakan.
- Biaya Instalasi atau Jasa Tambahan: Jika barang yang diadakan membutuhkan instalasi, maka biaya tersebut harus dihitung sebagai komponen dalam HPS.
Dengan mempertimbangkan semua komponen biaya ini, HPS yang disusun bisa lebih lengkap dan mendekati harga akhir yang realistis.
5. Menyusun Dokumen HPS secara Transparan dan Jelas
Setelah mendapatkan harga dan melakukan perhitungan, PPK perlu menyusun dokumen HPS secara detail dan transparan. Dokumen ini mencakup rincian harga, komponen biaya tambahan, metode perhitungan, serta sumber data harga yang telah diperoleh.
Dokumen yang transparan dan jelas sangat penting dalam menjaga akuntabilitas proses pengadaan dan sebagai bentuk tanggung jawab PPK. Selain itu, dokumen HPS yang lengkap akan memudahkan jika terjadi evaluasi atau audit, karena semua perhitungan sudah terdokumentasi dengan baik.
6. Memastikan Kepatuhan HPS terhadap Regulasi yang Berlaku
PPK wajib memastikan bahwa HPS yang disusun mematuhi regulasi dan pedoman yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. Di Indonesia, proses pengadaan dan penyusunan HPS diatur oleh beberapa peraturan, seperti Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan pedoman yang ditetapkan oleh LKPP.
Dengan mematuhi aturan ini, PPK dapat menghindari risiko ketidaksesuaian atau masalah hukum di kemudian hari. Selain itu, mematuhi regulasi juga membantu menjaga transparansi, keadilan, dan akuntabilitas dalam proses pengadaan.
7. Meninjau dan Memutakhirkan HPS sebelum Pelaksanaan Pengadaan
Jika ada jeda waktu yang cukup lama antara penyusunan HPS dan pelaksanaan pengadaan, PPK perlu meninjau kembali HPS tersebut untuk memastikan masih relevan dengan harga pasar terkini. Hal ini dilakukan untuk menghindari perbedaan harga yang terlalu besar akibat fluktuasi pasar, terutama jika terjadi inflasi atau perubahan ekonomi yang memengaruhi harga.
Dengan melakukan peninjauan ulang, PPK dapat memastikan bahwa HPS yang disusun tetap sesuai dengan kondisi pasar saat pengadaan akan dilaksanakan, sehingga proses pengadaan berjalan lancar dan sesuai anggaran.
8. Mengidentifikasi Risiko dalam Penyusunan HPS dan Mengambil Tindakan Pencegahan
PPK juga perlu mempertimbangkan berbagai risiko yang mungkin muncul dalam penyusunan HPS, seperti ketidakakuratan data harga, perubahan harga pasar yang mendadak, atau spesifikasi yang berubah. Identifikasi risiko ini akan membantu PPK dalam mengambil tindakan pencegahan, misalnya dengan melakukan survei tambahan atau menyiapkan revisi HPS jika diperlukan.
Dengan mengidentifikasi risiko lebih awal, PPK dapat menyusun HPS yang lebih andal dan meminimalkan risiko ketidaksesuaian harga saat proses pengadaan berlangsung.
Penutup
Penyusunan perkiraan harga untuk proyek pengadaan non-kompleks membutuhkan pendekatan yang sederhana tetapi tetap membutuhkan ketelitian dan ketepatan. Melalui pemahaman yang jelas tentang kebutuhan, survei harga pasar yang akurat, perhitungan yang sesuai, serta peninjauan terhadap regulasi, PPK dapat menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang realistis dan sesuai dengan anggaran.
Dengan mengikuti tahapan-tahapan ini, PPK dapat memastikan bahwa HPS yang disusun tidak hanya mendukung prinsip efisiensi anggaran, tetapi juga mematuhi regulasi yang berlaku. Kompetensi dalam menyusun HPS juga akan membantu meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam proses pengadaan, sehingga tujuan pengadaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan instansi pemerintah dapat tercapai dengan baik dan sesuai prosedur.
