Tahap perencanaan dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah sering kali dianggap sebagai bagian administratif yang rutin dan teknis. Padahal, justru pada tahap inilah fondasi seluruh proses pengadaan ditentukan. Seorang Pejabat Pembuat Komitmen atau PPK memegang peran sentral dalam memastikan bahwa kebutuhan yang direncanakan benar-benar sesuai dengan tujuan organisasi, ketersediaan anggaran, serta ketentuan regulasi yang berlaku. Ketika perencanaan dilakukan secara tergesa-gesa, tidak berbasis data, atau hanya sekadar menyalin pola tahun sebelumnya, maka potensi kesalahan akan terbawa hingga tahap pemilihan penyedia, pelaksanaan kontrak, bahkan sampai pada pemeriksaan oleh aparat pengawasan.
Kesalahan PPK dalam tahap perencanaan tidak selalu terjadi karena niat buruk. Banyak di antaranya muncul karena kurangnya pemahaman, tekanan waktu, intervensi pihak lain, atau budaya kerja yang belum sepenuhnya berorientasi pada kualitas. Dampaknya bisa sangat luas, mulai dari keterlambatan proyek, pemborosan anggaran, kegagalan kontrak, hingga risiko hukum. Oleh karena itu, memahami jenis-jenis kesalahan yang sering terjadi menjadi langkah penting untuk mencegahnya. Artikel ini akan mengulas secara naratif berbagai kekeliruan yang kerap dilakukan PPK dalam tahap perencanaan pengadaan serta dampak dan pembelajaran yang dapat diambil.
Tidak Memahami Kebutuhan Secara Mendalam
Salah satu kesalahan paling mendasar yang sering terjadi adalah PPK tidak menggali kebutuhan secara mendalam sebelum menyusun rencana pengadaan. Banyak perencanaan dilakukan hanya berdasarkan usulan singkat dari unit pengguna tanpa analisis lebih lanjut. Padahal, kebutuhan yang tertulis di atas kertas sering kali belum menggambarkan kondisi riil di lapangan. Misalnya, sebuah unit mengusulkan pengadaan perangkat teknologi terbaru, tetapi tidak mempertimbangkan kesiapan sumber daya manusia untuk mengoperasikannya atau infrastruktur pendukung yang memadai.
Ketika PPK tidak melakukan klarifikasi, diskusi, dan penelaahan terhadap kebutuhan tersebut, maka risiko ketidaksesuaian antara barang atau jasa yang dibeli dengan kebutuhan nyata menjadi sangat besar. Akibatnya, barang bisa tidak termanfaatkan secara optimal atau bahkan menjadi aset yang terbengkalai. Dalam konteks jasa konstruksi, kesalahan memahami kebutuhan dapat berujung pada desain yang tidak sesuai kondisi lapangan sehingga terjadi perubahan kontrak berulang kali. Semua ini berawal dari perencanaan yang tidak dilakukan dengan pendekatan analitis dan komprehensif.
Perencanaan yang Tidak Berbasis Data
Perencanaan yang baik seharusnya disusun berdasarkan data yang akurat dan relevan. Namun dalam praktiknya, masih banyak PPK yang menyusun rencana pengadaan tanpa dukungan data memadai. Perkiraan harga hanya didasarkan pada asumsi atau referensi lama, volume pekerjaan ditentukan tanpa survei lapangan, dan jadwal pelaksanaan dibuat tanpa mempertimbangkan kapasitas penyedia di pasar. Pendekatan seperti ini sangat berisiko karena keputusan yang diambil tidak memiliki dasar yang kuat.
Tanpa data yang memadai, PPK akan kesulitan menyusun spesifikasi teknis yang tepat maupun menentukan nilai perkiraan yang wajar. Ketika proses pemilihan penyedia berlangsung, ketidaktepatan perencanaan tersebut bisa menimbulkan kegagalan lelang karena harga penawaran jauh di atas pagu atau bahkan tidak ada penyedia yang berminat. Lebih jauh lagi, jika kontrak tetap berjalan dengan perencanaan yang lemah, potensi terjadinya addendum akibat perubahan ruang lingkup pekerjaan menjadi semakin besar. Semua ini menunjukkan bahwa data bukan sekadar pelengkap, melainkan fondasi dalam tahap perencanaan.
Menyalin Dokumen Tahun Sebelumnya Tanpa Evaluasi
Kesalahan lain yang cukup sering terjadi adalah kebiasaan menyalin dokumen perencanaan dari tahun sebelumnya tanpa melakukan evaluasi menyeluruh. Praktik ini kerap dilakukan karena dianggap lebih cepat dan efisien. PPK hanya mengganti tahun anggaran atau sedikit menyesuaikan volume, tanpa memeriksa kembali apakah kebutuhan dan kondisi masih relevan. Padahal, situasi lapangan, harga pasar, dan kebijakan regulasi bisa saja telah berubah.
Ketika dokumen lama digunakan tanpa pembaruan yang memadai, banyak detail penting yang terlewat. Spesifikasi teknis mungkin sudah tidak sesuai dengan perkembangan teknologi. Harga satuan mungkin tidak lagi mencerminkan kondisi pasar. Bahkan, ruang lingkup pekerjaan bisa tidak relevan dengan kebutuhan aktual organisasi. Akibatnya, perencanaan menjadi tidak adaptif dan berpotensi menimbulkan masalah pada tahap berikutnya. Kebiasaan ini mencerminkan kurangnya budaya evaluasi dan perbaikan berkelanjutan dalam pengelolaan pengadaan.
Spesifikasi Teknis yang Tidak Netral
Dalam menyusun spesifikasi teknis, PPK dituntut untuk bersikap netral dan tidak mengarah pada produk atau penyedia tertentu. Namun dalam kenyataan, masih terdapat perencanaan yang menyebutkan merek, tipe, atau ciri khas tertentu yang hanya dimiliki oleh satu produsen. Kesalahan ini bisa terjadi karena kurangnya pemahaman tentang prinsip persaingan sehat atau karena pengaruh pihak tertentu yang menginginkan produk spesifik.
Spesifikasi yang tidak netral akan mempersempit ruang kompetisi dan berpotensi menimbulkan sanggahan dari penyedia lain. Selain itu, hal ini dapat memunculkan kecurigaan adanya keberpihakan atau konflik kepentingan. Dalam jangka panjang, praktik seperti ini merusak kepercayaan publik terhadap proses pengadaan. Padahal, dengan pendekatan berbasis fungsi dan kinerja, PPK sebenarnya dapat menyusun spesifikasi yang tetap memenuhi kebutuhan tanpa harus menyebutkan merek tertentu. Ketelitian dan integritas menjadi kunci utama agar perencanaan tidak menyimpang dari prinsip transparansi dan akuntabilitas.
Perkiraan Nilai yang Tidak Realistis
Penentuan nilai perkiraan atau harga perkiraan sendiri merupakan bagian penting dari perencanaan. Kesalahan dalam menyusun perkiraan nilai dapat berdampak besar pada keseluruhan proses pengadaan. Jika nilai yang ditetapkan terlalu rendah, maka penyedia enggan mengikuti proses karena dianggap tidak menguntungkan. Sebaliknya, jika terlalu tinggi, potensi pemborosan anggaran menjadi sangat besar.
Kesalahan ini sering terjadi karena PPK tidak melakukan survei pasar yang memadai atau hanya mengandalkan satu sumber informasi. Dalam beberapa kasus, perkiraan nilai ditentukan dengan pendekatan perkiraan kasar tanpa perhitungan rinci. Akibatnya, ketika penawaran masuk, terjadi ketidaksesuaian yang signifikan antara harga pasar dan nilai yang direncanakan. Kondisi ini tidak hanya menghambat proses pemilihan penyedia, tetapi juga membuka ruang pertanyaan dari aparat pengawasan. Perencanaan nilai yang realistis seharusnya didasarkan pada data pasar terkini dan perhitungan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Jadwal yang Tidak Rasional
Selain aspek teknis dan anggaran, penjadwalan juga menjadi bagian penting dalam tahap perencanaan. Banyak PPK yang menyusun jadwal pengadaan tanpa mempertimbangkan kompleksitas pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan setiap tahapan. Proses yang seharusnya memerlukan waktu cukup panjang dipadatkan hanya demi mengejar target serapan anggaran. Akibatnya, tahapan penting seperti klarifikasi kebutuhan, penyusunan dokumen, dan evaluasi penawaran menjadi terburu-buru.
Jadwal yang tidak rasional dapat menimbulkan tekanan besar bagi tim pengadaan dan penyedia. Kesalahan administrasi meningkat karena kurangnya waktu untuk verifikasi. Risiko sengketa juga lebih tinggi karena dokumen tidak ditelaah secara cermat. Selain itu, pelaksanaan pekerjaan di akhir tahun anggaran sering kali menurunkan kualitas hasil karena dikerjakan dalam waktu yang sangat terbatas. Perencanaan yang baik seharusnya menyusun jadwal secara realistis dengan mempertimbangkan seluruh risiko dan kapasitas yang ada.
Kurangnya Koordinasi dengan Pihak Terkait
Perencanaan pengadaan bukanlah pekerjaan yang bisa dilakukan secara sepihak oleh PPK. Diperlukan koordinasi dengan berbagai pihak, mulai dari unit pengguna, bagian keuangan, hingga tim teknis. Namun dalam praktiknya, kurangnya komunikasi sering menjadi sumber kesalahan. PPK menyusun rencana tanpa berdiskusi secara mendalam dengan pihak yang akan menggunakan hasil pengadaan atau tanpa memastikan kesiapan anggaran dari sisi keuangan.
Ketika koordinasi tidak berjalan dengan baik, banyak informasi penting yang terlewat. Misalnya, unit pengguna mungkin memiliki kebutuhan khusus yang tidak tertuang dalam dokumen. Bagian keuangan mungkin memiliki batasan pencairan anggaran yang memengaruhi jadwal. Tanpa komunikasi yang efektif, perencanaan menjadi parsial dan berpotensi menimbulkan konflik di kemudian hari. Oleh karena itu, kemampuan membangun koordinasi dan kolaborasi menjadi kompetensi penting bagi seorang PPK.
Mengabaikan Analisis Risiko
Tahap perencanaan seharusnya juga mencakup identifikasi dan analisis risiko. Namun sering kali aspek ini diabaikan karena dianggap tidak mendesak. PPK fokus pada penyusunan spesifikasi dan anggaran, tetapi tidak memikirkan kemungkinan hambatan yang bisa muncul selama pelaksanaan kontrak. Risiko seperti keterlambatan pengiriman, kenaikan harga bahan, perubahan regulasi, atau kondisi cuaca ekstrem jarang dipertimbangkan sejak awal.
Ketika risiko tidak diidentifikasi dalam tahap perencanaan, maka organisasi tidak memiliki strategi mitigasi yang jelas. Jika hambatan benar-benar terjadi, respons yang diberikan cenderung reaktif dan terburu-buru. Hal ini dapat memicu perubahan kontrak berulang kali atau bahkan kegagalan pekerjaan. Dengan melakukan analisis risiko sejak awal, PPK dapat menyusun klausul kontrak dan strategi pengendalian yang lebih matang. Perencanaan yang komprehensif selalu memperhitungkan kemungkinan terburuk agar dampaknya dapat diminimalkan.
Contoh Kasus Ilustrasi
Sebuah instansi pemerintah merencanakan pengadaan sistem informasi terpadu untuk meningkatkan pelayanan publik. PPK menerima usulan dari unit teknologi informasi dan langsung menyusun perencanaan berdasarkan dokumen tahun sebelumnya yang pernah digunakan untuk proyek serupa. Spesifikasi teknis mencantumkan merek perangkat keras tertentu karena dianggap sudah familiar. Perkiraan nilai ditentukan berdasarkan harga dua tahun lalu tanpa survei pasar terbaru. Jadwal pelaksanaan ditetapkan hanya empat bulan karena ingin selesai sebelum akhir tahun anggaran.
Ketika proses pemilihan penyedia dimulai, muncul berbagai masalah. Beberapa penyedia mengajukan sanggahan karena spesifikasi dianggap mengarah pada produk tertentu. Harga penawaran yang masuk jauh di atas perkiraan karena terjadi kenaikan harga perangkat keras di pasar global. Setelah kontrak berjalan, ternyata infrastruktur jaringan di kantor cabang belum siap sehingga perlu penambahan pekerjaan. Proyek akhirnya mengalami keterlambatan dan harus dilakukan beberapa kali addendum. Aparat pengawasan kemudian menemukan bahwa perencanaan tidak didukung oleh analisis kebutuhan dan survei pasar yang memadai.
Kasus ini menggambarkan bagaimana serangkaian kesalahan dalam tahap perencanaan dapat berdampak panjang. Semua permasalahan yang muncul pada tahap pelaksanaan sebenarnya berakar pada kurangnya ketelitian dan kedalaman dalam tahap awal. Dari ilustrasi tersebut dapat dipahami bahwa perencanaan bukan sekadar formalitas, melainkan tahapan strategis yang menentukan keberhasilan pengadaan secara keseluruhan.
Penutup
Kesalahan PPK dalam tahap perencanaan pengadaan sering kali berawal dari hal-hal yang terlihat sederhana, seperti kurangnya komunikasi, ketergantungan pada dokumen lama, atau tidak melakukan survei pasar. Namun dampaknya bisa sangat besar dan meluas hingga tahap pelaksanaan bahkan pemeriksaan hukum. Oleh karena itu, perencanaan harus dipahami sebagai proses strategis yang memerlukan analisis mendalam, koordinasi lintas pihak, dan penggunaan data yang akurat.
Seorang PPK yang profesional tidak hanya berfokus pada pemenuhan prosedur administratif, tetapi juga memastikan bahwa setiap keputusan dalam perencanaan memiliki dasar yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan meningkatkan kualitas perencanaan, potensi sengketa, keterlambatan, dan pemborosan anggaran dapat ditekan secara signifikan. Pada akhirnya, pengadaan yang direncanakan dengan baik akan memberikan manfaat optimal bagi organisasi dan masyarakat luas.
