Kenapa HPS perlu perhatian khusus?
Harga Perkiraan Sendiri atau HPS di lingkungan pemerintahan bukan sekadar angka administratif. HPS adalah dasar penting yang menentukan jalannya proses pengadaan, legitimasi keputusan pengeluaran, dan akuntabilitas penggunaan dana publik. Ketika HPS disusun dengan baik, proses tender menjadi lebih lancar, penawaran masuk lebih wajar, dan pelaksanaan proyek bisa berjalan sesuai harapan. Sebaliknya, kesalahan dalam penyusunan HPS sering berujung pada masalah berlapis: penawaran tidak kompetitif, rekomendasi pembatalan lelang, klaim harga, penundaan proyek, hingga isu kepatuhan dan audit. Artikel ini mengulas secara mendalam kesalahan-kesalahan umum yang sering muncul dalam penyusunan HPS pemerintah, mengapa mereka terjadi, dampaknya, serta bagaimana langkah-langkah praktis untuk mencegahnya.
Fungsi HPS dalam pengadaan pemerintah
HPS berfungsi sebagai tolok ukur kewajaran harga dalam proses pengadaan barang atau jasa. Di ranah pemerintahan, HPS juga menjadi alat kontrol bagi pejabat pembuat komitmen untuk memastikan anggaran publik digunakan secara efisien dan transparan. Peran ini menempatkan HPS pada posisi yang sensitif: ia harus cukup defensif untuk menghindarkan overpricing, namun juga realistis sehingga tidak memicu penawaran yang merugikan pihak pelaksana. Karena fungsinya yang strategis, penyusunan HPS menuntut kombinasi data valid, penilaian profesional, dan dokumentasi yang kuat.
Mengandalkan data harga kadaluarsa
Salah satu kesalahan paling sering ditemui adalah penggunaan data harga lama tanpa penyesuaian. Data historis memang berguna sebagai acuan, tetapi jika tidak diindeks dengan inflasi atau perkembangan pasar, HPS akan meremehkan realitas biaya. Kondisi ekonomi, nilai tukar, dan biaya logistik dapat berubah cepat — apalagi pada masa volatilitas tinggi. Mengandalkan data yang sudah kadaluarsa membuat HPS terlihat “murah” di atas kertas namun tidak dapat direalisasikan di lapangan, sehingga proses pengadaan menjadi rentan gagal atau berujung pada penyesuaian anggaran yang memakan waktu.
Mengabaikan variasi harga lokal
Harga material, upah tenaga kerja, dan jasa sewa alat seringkali berbeda antar daerah. Sering terjadi tim perencana mengambil acuan harga pusat atau ibu kota tanpa memperhitungkan premi lokasi untuk daerah terpencil, wilayah kepulauan, atau area dengan akses sulit. Akibatnya, HPS yang disusun tidak mencerminkan biaya riil di lokasi proyek sehingga penawaran yang masuk menjadi tidak realistis dan pelaksanaan terganggu. Kesalahan ini mudah dihindari bila data harga dikumpulkan secara lokal atau disesuaikan dengan faktor jarak/logistik yang relevan.
Tidak mencocokkan HPS dengan spesifikasi teknis
HPS yang baik harus selaras dengan gambar kerja dan spesifikasi teknis. Namun praktik umum menunjukkan adanya ketidaksesuaian: spesifikasi menuntut mutu tinggi tetapi HPS menghitung harga berdasarkan material standar, atau sebaliknya spesifikasi sederhana dipasangkan dengan asumsi harga tinggi. Ketidaksinkronan ini memicu sengketa saat evaluasi penawaran atau implementasi di lapangan karena pihak pelaksana akan mengacu pada spesifikasi yang tercantum, sementara dokumen HPS tidak mengakomodir biaya atas implementasi spesifikasi tersebut.
Koefisien dan produktivitas yang tidak realistis
Koefisien material dan produktivitas tenaga kerja menjadi dasar perhitungan harga satuan. Kesalahan umum adalah menggunakan koefisien standar nasional yang ideal tanpa mempertimbangkan kondisi lapangan seperti sulitnya akses kerja, cuaca ekstrem, kemiringan lahan, maupun ketersediaan tenaga terampil. Produktivitas yang diandaikan tinggi akan menekan komponen upah dalam HPS sehingga angka akhir menjadi tidak realistis. Penentuan koefisien harus berasal dari kombinasi data historis, pedoman teknis, dan validasi pengalaman lokal.
Mengabaikan biaya tidak langsung
Dalam banyak HPS terlihat kelemahan pada perhitungan biaya tidak langsung atau overhead. Pekerjaan di lapangan memerlukan fasilitas sementara, pengamanan, pengendalian mutu, administrasi proyek, dan biaya operasional lainnya yang tidak selalu tercantum eksplisit dalam item pekerjaan. Mengabaikan komponen ini membuat HPS tampak lebih rendah namun tidak memberikan ruang bagi penyedia untuk menjalankan manajemen proyek dengan baik. Akibatnya, kualitas pengawasan menurun dan potensi klaim muncul.
Salah memperlakukan biaya alat
Biaya alat sering dianggap sebagai tarif sewa sederhana, padahal perhitungan yang akurat perlu memasukkan mobilisasi/demobilisasi, bahan bakar, operator, perawatan, dan downtime. Kesalahan yang umum adalah menuliskan tarif alat tanpa memperhitungkan efisiensi pemakaian di lokasi spesifik atau tanpa menyesuaikan jam kerja efektif. Ini menyebabkan HPS kurang memadai untuk menutup biaya operasional alat sehingga kontraktor atau penyedia harus mencari kompensasi lewat klaim tambahan.
Mengabaikan biaya logistik dan akses
Proyek di wilayah terpencil, pulau, atau area dengan infrastruktur buruk memerlukan tambahan biaya logistik yang substansial. Banyak HPS publik gagal memasukkan komponen pengiriman khusus, biaya tongkang atau kapal, biaya bongkar muat, dan waktu tambahan untuk mobilisasi material. Ketidaksanggupan memperhitungkan aspek logistik menyebabkan perbedaan besar antara HPS dan realisasi di lapangan.
Tidak memperhitungkan fluktuasi harga material
Material seperti baja, semen, dan bahan bakar memiliki fluktuasi harga yang bisa besar dalam jangka pendek. HPS yang disusun tanpa mekanisme penyesuaian atau perhitungan cadangan bisa segera usang saat terjadi kenaikan harga. Praktik baik adalah memasukkan kebijakan indeksasi, cadangan khusus untuk material kritis, atau menggunakan harga terpadu yang mencakup perkiraan kenaikan selama masa pengadaan.
Kurangnya triangulasi sumber harga
Menggunakan satu sumber harga saja rentan menyisakan bias. Kesalahan umum dalam penyusunan HPS pemerintah adalah menerima satu daftar harga dari pemasok tertentu tanpa melakukan triangulasi dengan sumber lain seperti survei pasar, katalog pabrik, atau data proyek serupa. Triangulasi membantu menilai kewajaran maupun variasi harga, sehingga angka HPS menjadi lebih robust dan dapat dipertanggungjawabkan.
Salah dalam penghitungan upah dan tunjangan
Upah pekerja di proyek konstruksi dipengaruhi regulasi upah minimum, struktur tenaga kerja (terampil vs tidak terampil), serta tunjangan seperti transportasi dan akomodasi jika lokasi jauh. Kesalahan terlihat ketika HPS hanya memasukkan tarif upah dasar tanpa tunjangan atau menghitung produktivitas berdasarkan asumsi jam efektif yang tidak realistis. Ini membuat penawaran yang masuk cenderung mengeluh soal upah dan memunculkan permintaan penyesuaian.
Lemahnya proses verifikasi dan review
Satu praktik buruk dalam penyusunan HPS adalah kurangnya proses review independen. HPS yang disusun oleh satu pihak tanpa verifikasi sejawat, pemeriksaan teknis, atau audit internal lebih rawan kesalahan. Review independen membantu menangkap asumsi yang berlebihan, menemukan item yang terlewat, dan memastikan dokumentasi sumber data memadai.
Dokumentasi asumsi yang minim atau tidak ada
Setiap HPS dibangun atas asumsi tertentu: tingkat produktivitas, harga yang digunakan, apakah harga termasuk pengiriman atau tidak, serta metode konstruksi yang diasumsikan. Kesalahan umum adalah tidak mendokumentasikan asumsi-asumsi ini dengan jelas. Tanpa dokumentasi, ketika terjadi penyimpangan pada pelaksanaan, pihak-pihak terlibat bingung menilai siapa yang bertanggung jawab atau dasar revisi apa yang seharusnya diterapkan.
Tekanan administratif dan politis
Dalam beberapa kasus, penyusunan HPS dipengaruhi tekanan politik atau kebijakan anggaran yang memaksa angka tertentu untuk “cocok” dengan alokasi anggaran. Tekanan semacam ini mendorong praktik memaksakan angka agar sesuai dengan ketersediaan dana, bukan berdasar kewajaran biaya. Hasilnya adalah HPS yang dipolitisasi dan tidak dapat dipertahankan ketika diuji secara teknis, sehingga risiko proyek gagal meningkat.
Salah menerapkan pajak dan regulasi
Kesalahan menghitung Pajak Pertambahan Nilai, bea masuk, atau retribusi lain sering muncul dalam HPS. Terkadang pencantuman pajak tidak konsisten: beberapa item sudah termasuk PPN, beberapa belum, atau tarif pajak tidak sesuai peraturan terbaru. Ketidaklengkapan ini berpotensi menimbulkan masalah kepatuhan saat audit dan perbedaan besar antara HPS dan penawaran penyedia yang mematuhi ketentuan pajak.
Mengabaikan aspek lingkungan dan izin
Komponen biaya yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan lingkungan seperti AMDAL, pengelolaan limbah, atau penanganan limbah berbahaya sering terabaikan. Padahal proses perizinan dan mitigasi lingkungan dapat memakan biaya dan waktu. Lupa memasukkan komponen ini membuat proyek menghadapi risiko administratif dan finansial selama pelaksanaan.
Tidak melibatkan pelaksana pada fase penentuan HPS
Sistem yang kaku kadang membuat tim perencana menyusun HPS tanpa konsultasi dengan pihak pelaksana potensial atau konsultan yang berpengalaman di lapangan. Padahal masukan dari pelaksana atau kontraktor berpengalaman penting untuk memvalidasi koefisien, produktivitas, dan metode pelaksanaan. Keterlibatan pelaksana membantu HPS menjadi lebih realistis dan mengurangi peluang klaim setelah kontrak berjalan.
Ketergantungan pada template tanpa penyesuaian
Banyak instansi pemerintah masih menggunakan template HPS standar yang dipakai berulang kali. Template berguna untuk konsistensi, tetapi menjadi masalah jika tidak disesuaikan dengan konteks spesifik proyek. Penyalinan template tanpa penyesuaian menyebabkan elemen lokal, risiko khusus, dan biaya tidak langsung yang relevan terlewatkan.
Kurangnya mekanisme pembaruan selama proses pengadaan
Pengadaan yang panjang dapat membuat HPS menjadi usang seiring perubahan harga pasar. Kesalahan adalah tidak adanya prosedur formal untuk memperbarui HPS ketika kondisi pasar berubah signifikan selama masa prapengadaan. Tanpa mekanisme pembaruan, proses tender bisa berjalan dengan acuan biaya yang tidak realistis.
Kesalahan dalam pembulatan dan konversi satuan
Kesalahan teknis yang sederhana seperti pembulatan angka yang berlebihan atau konversi satuan yang keliru (misalnya m3 vs m2) juga sering menyebabkan perbedaan material. Meskipun terdengar sepele, akumulasi kesalahan semacam ini pada ratusan atau ribuan item akan berakibat pada selisih signifikan pada total HPS.
Kurangnya transparansi sumber harga untuk auditor
Publik dan auditor sering menelusuri asal angka HPS untuk memastikan kewajaran. Kesalahan umum adalah ketidakmampuan tim menyajikan bukti pendukung harga satuan: penawaran pemasok, daftar harga, atau rekam pembelian. Tanpa bukti, HPS susah dipertahankan di hadapan pemeriksa atau masyarakat, yang kemudian menimbulkan keraguan terhadap tata kelola anggaran.
Contoh Kasus Ilustrasi
Di sebuah kabupaten, Dinas Pekerjaan Umum menyusun HPS untuk proyek rehabilitasi jalan desa. Tim perencana memakai data harga semen, aspal, dan semen mortar dari proyek kota yang lebih besar. Mereka juga mengasumsikan produktivitas tukang sesuai standar nasional. Hasilnya HPS tampak ekonomis dan sesuai alokasi anggaran daerah. Ketika lelang dilaksanakan, semua penawar menyatakan tidak mampu menawar dekat HPS tersebut karena ongkos angkut ke desa terpencil menambah 15 sampai 25 persen harga material, serta kebutuhan mobilisasi alat memerlukan biaya ekstra. Kontrak akhirnya gagal karena tidak ada penawar wajar, dan proyek terpaksa ditunda. Analisa retrospektif menunjukkan dua kesalahan jelas: penggunaan data pusat tanpa koreksi lokal dan pengabaian biaya mobilisasi serta fasilitas kerja sementara. Kasus ini mengilustrasikan bagaimana kesalahan sederhana pada sumber data dan logistik dapat menggagalkan proses pengadaan pemerintah.
Dampak kesalahan HPS terhadap kepercayaan publik
Kesalahan HPS tidak hanya berdampak teknis dan finansial; mereka juga merusak kepercayaan publik terhadap tata kelola anggaran. Ketika proyek mengalami pembengkakan biaya atau berulang kali direvisi karena HPS yang tidak memadai, publik dan legislatif akan mempertanyakan profesionalisme penyusun anggaran. Reputasi institusi dapat menurun, proses pengadaan menjadi lebih diawasi secara ketat, dan kapasitas institusional untuk melaksanakan proyek dapat terkikis.
Langkah pencegahan praktis
Untuk mengurangi kesalahan, beberapa langkah praktis perlu diterapkan. Pertama, lakukan survei harga lokal dan triangulasi sumber. Kedua, libatkan pelaksana atau kontraktor berpengalaman dalam validasi HPS. Ketiga, dokumentasikan semua asumsi dan sumber data dengan jelas. Keempat, sisipkan cadangan risiko yang proporsional dan mekanisme indeksasi untuk material kritis. Kelima, terapkan proses review independen dan audit internal sebelum HPS final. Langkah-langkah ini memperbesar peluang HPS realistis sekaligus menjaga akuntabilitas.
Meningkatkan kapasitas penyusun HPS
Seringkali kesalahan disebabkan keterbatasan kapasitas SDM. Investasi pelatihan untuk penyusun HPS, workshop berbagi pengalaman antar daerah, dan akses ke database harga yang diperbarui dapat signifikan meningkatkan kualitas HPS. Selain itu, pendampingan oleh konsultan berpengalaman pada proyek awal dapat menjadi investasi jangka panjang bagi tim internal.
Membangun HPS yang kredibel
HPS yang kredibel adalah fondasi pengadaan publik yang sehat. Kesalahan-kesalahan umum yang telah dibahas—mulai dari penggunaan data kadaluarsa, pengabaian aspek logistik, asumsi produktivitas yang tidak realistis, hingga kurangnya dokumentasi dan review—dapat diatasi dengan pendekatan sistematis: verifikasi data lokal, dokumentasi asumsi, triangulasi sumber, keterlibatan pelaksana, dan mekanisme review independen. Dengan memperkuat praktik-praktik tersebut, institusi pemerintahan dapat menyusun HPS yang tidak hanya teknis benar tetapi juga dapat dipertanggungjawabkan secara publik. HPS yang baik akan memperkuat kepercayaan, memperlancar proses pengadaan, dan akhirnya memastikan penggunaan anggaran publik yang lebih efektif dan efisien.
