Menentukan durasi mini-kompetisi adalah keputusan kecil yang berdampak besar. Waktu yang terlalu singkat membuat penyedia tidak sempat menyiapkan penawaran yang lengkap atau menayangkan produk yang relevan, sedangkan waktu yang terlalu lama menunda pemenuhan kebutuhan dan mengurangi efisiensi anggaran. Artikel ini menjelaskan secara praktis yang bisa diambil PPK/PP saat menentukan lamanya masa penawaran mini-kompetisi di katalog elektronik: bagaimana menimbang karakter paket, kondisi pasar, model paket (itemized vs non-itemized), aspek teknis dan administrasi, hingga tindakan mitigasi jika respons pasar rendah. Semua penjelasan disusun sederhana agar PPK, PP, pokja, dan staf pengadaan mudah menerapkannya.
Mengapa durasi penting?
Durasi mini-kompetisi bukan sekadar angka kalender. Ia menentukan kesempatan pasar untuk merespons, menentukan risiko pembatalan karena tidak ada penawar, dan mempengaruhi kualitas dokumen penawaran yang masuk. Di satu sisi pendekatan cepat adalah salah satu tujuan e-purchasing: memanfaatkan produk yang sudah ada di katalog untuk mempercepat proses pengadaan. Di sisi lain, jika paket memerlukan klarifikasi teknis, pengunggahan dokumen kualifikasi atau penayangan produk baru, masa penawaran yang terlalu singkat akan memotong peluang penyedia yang potensial untuk ikut serta. Memahami fungsi durasi membantu PPK memilih angka yang seimbang antara kecepatan dan kompetisi.
Mulai dari karakter paket: standar atau kustom?
Langkah pertama dalam menetapkan durasi adalah memahami karakter paket. Jika paket berisi barang standar yang sudah banyak penyedia tayangkan di katalog, masa penawaran bisa dibuat relatif singkat karena hambatan teknis dan administratif lebih kecil. Namun jika paket melibatkan pekerjaan konstruksi dengan DED, layanan purna jual khusus, atau komponen teknis yang memerlukan dokumen tambahan, PPK perlu memberi waktu lebih panjang agar penyedia dapat mempersiapkan dokumen teknis dan SKP (Sisa Kemampuan Paket) yang sesuai. Keputusan ini harus didasarkan pada seberapa “siap” pasar terhadap paket yang akan dipublikasikan.
Cek inventaris penyedia di katalog sebelum menentukan angka
Salah satu praktik paling efektif adalah melakukan inventarisasi cepat di katalog: berapa banyak penyedia yang menayangkan produk sejenis, apakah spesifikasi produk yang tayang kompatibel dengan yang dibutuhkan, dan berapa banyak varian tersedia. Jika inventaris menunjukkan banyak penyedia dengan produk serupa, masa penawaran yang singkat sering kali cukup. Jika hanya ada sedikit penyedia atau banyak produk yang perlu divariasikan, beri waktu lebih panjang atau pertimbangkan untuk melakukan market sounding sebelumnya. Inventarisasi ini mengurangi risiko publikasi yang sia-sia karena tidak ada penawar.
Pertimbangkan model paket: itemized vs non-itemized
Model paket memengaruhi kompleksitas penawaran dan karenanya memengaruhi durasi. Paket itemized memberi kesempatan bagi penyedia spesialis untuk menawar sebagian item saja, sehingga tiap item bisa memiliki persaingan sendiri; ini seringkali membuat proses lebih sederhana bagi penyedia dan durasi bisa lebih singkat bila banyak penyedia telah menayangkan varian per item. Sebaliknya paket non-itemized mengharuskan penyedia menawar seluruh paket sehingga kesiapan administrasi dan logistik lebih tinggi; untuk paket non-itemized PPK biasanya perlu memberi waktu lebih panjang agar penyedia mampu mengumpulkan dokumen dan menyiapkan penawaran komprehensif. Pilih durasi yang selaras dengan model paket yang dipakai.
Perhatikan ambang nilai dan kebutuhan HPS atau referensi harga
Nilai paket juga mempengaruhi durasi—paket bernilai rendah yang menggunakan referensi harga biasanya memerlukan proses yang lebih cepat, sementara paket dengan nilai lebih besar yang mensyaratkan HPS dan pemeriksaan kewajaran harga membutuhkan waktu tambahan untuk klarifikasi dan verifikasi. Bila paket bernilai di atas ambang tertentu, PPK harus siap melakukan evaluasi kewajaran harga bila ada penawaran ekstrem rendah, dan proses ini memakan waktu. Oleh karena itu ketika paket bernilai menengah sampai besar, tentukan durasi yang memungkinkan tim evaluasi untuk menyelesaikan verifikasi tanpa terburu-buru.
Hitung waktu minimal teknis: dari publikasi hingga pengumuman pemenang
Dalam praktiknya ada beberapa aktivitas yang membutuhkan waktu: masa pengumuman/pendaftaran, masa penyusunan penawaran oleh penyedia, waktu untuk klarifikasi teknis jika diperlukan, dan waktu internal untuk evaluasi administratif dan teknis setelah masa penawaran berakhir. Sebuah pendekatan konservatif adalah memperkirakan waktu untuk setiap aktivitas ini secara terpisah dan menjumlahkannya. Misalnya, berikan waktu pendaftaran yang cukup agar penyedia sempat mendaftarkan paket dan memeriksa spesifikasi; beri waktu minimal untuk pengisian harga dan unggah dokumen; sediakan slot waktu untuk tanya jawab; dan sisakan waktu bagi tim evaluasi menyelesaikan pemeriksaan. Penghitungan ini membantu memastikan durasi tidak hanya menjadi angka formal tetapi juga realistis bagi semua pihak.
Atur jadwal klarifikasi yang jelas — jangan biarkan jadi alasan perpanjangan tak terencana
Jika dokumen paket berpotensi menimbulkan pertanyaan, tetapkan jadwal pemberian penjelasan (clarification) selama masa pengumuman yang spesifik dan komunikasikan ke publik. Dengan jadwal yang jelas, penyedia bisa merencanakan kapan akan bertanya dan tim panitia bisa menyiapkan jawaban sehingga informasi yang dibagikan seragam dan terekam. Ini juga mengurangi kemungkinan perpanjangan karena jumlah pertanyaan menumpuk pada hari-hari terakhir. Pemberian penjelasan yang terjadwal membantu menyeimbangkan kebutuhan informasi penyedia dengan kebutuhan efektivitas proses.
Buat kebijakan perpanjangan yang tegas dan transparan
Masa perpanjangan adalah alat yang berguna: jika respons pasar rendah atau ada perubahan kecil yang diperlukan, PPK boleh memperpanjang jadwal. Namun perpanjangan harus diatur dan diumumkan sehingga tidak menimbulkan kecurigaan atau ketidakpastian. Panduan menyatakan PPK/PP dapat memperpanjang jadwal kompetisi sampai masa penawaran selesai dan perubahan tersebut tercatat dalam sistem; tetapi perpanjangan sebaiknya tidak menjadi kebiasaan karena berpotensi menunda proses dan menimbulkan ekspektasi berulang bagi penyedia. Ketentuan perpanjangan dan alasannya harus tercatat secara transparan.
Siapkan durasi khusus untuk paket konstruksi dan SKP
Paket konstruksi memiliki karakter berbeda: evaluasi kapasitas penyedia (misalnya SKP atau daftar pekerjaan berjalan) seringkali diperlukan agar pemenang mampu menyelesaikan pekerjaan. Proses pengumpulan dokumen SKP, verifikasi lapangan, atau peninjauan DED bisa memakan waktu. Untuk paket konstruksi, pertimbangkan menambah durasi masa penawaran dibanding paket barang standar sehingga penyedia dapat menyiapkan dokumen teknis dan tim evaluasi punya kesempatan memverifikasi kapasitas penyedia. Ketentuan penilaian SKP juga menjadi faktor yang menambah beban kerja evaluasi sehingga durasi harus realistis.
Antisipasi kebutuhan dokumen tambahan: jaminan dan legalitas
Beberapa paket mengharuskan jaminan penawaran atau dokumen legal lain seperti NIB, SBU, atau sertifikat TKDN. Jika persyaratan jaminan dipasang, beri waktu bagi penyedia untuk menyiapkan instrumen tersebut, terutama UMKM atau penyedia kecil yang mungkin perlu mengurus jaminan di bank. Ketidakmampuan menyiapkan jaminan sering menjadi alasan gugurnya penawaran; dengan durasi yang realistis, Anda mengurangi risiko kehilangan banyak calon peserta yang awalnya siap namun terhambat administratif.
Pertimbangkan efek musim, hari libur, dan beban sistem
Jangan lupa faktor kalender: akhir tahun anggaran, musim liburan, atau hari libur nasional dapat menurunkan respons pasar. Jika masa penawaran jatuh pada periode itu, pertimbangkan memperpanjang masa penawaran agar penyedia yang libur masih punya kesempatan menyiapkan penawaran. Selain itu, pada saat banyak institusi melakukan pengadaan serentak, beban pada platform katalog dapat meningkat; beri waktu aman agar kendala teknis tidak membuat penawar kehilangan kesempatan karena gangguan sistem. Pengaturan jadwal yang sensitif terhadap kalender membantu menjaga fairness proses.
Gunakan data historis untuk menakar durasi
Jika instansi Anda memiliki data historis tentang berapa lama paket sejenis menarik penawar, gunakan informasi itu sebagai benchmark. Pelajari paket-paket serupa: berapa lama waktu yang dibutuhkan sejak publikasi hingga jumlah penawar memadai, berapa frekuensi perpanjangan, dan berapa lama evaluasi teknis memakan waktu. Data historis memberi dasar empiris untuk menyesuaikan durasi: jika paket serupa selalu butuh perpanjangan dua kali, langsung tambahkan buffer pada durasi awal. Dokumentasikan asumsi ini agar keputusan durasi bisa dipertanggungjawabkan.
Buat kebijakan internal berupa rentang durasi standar untuk tipe paket
Untuk memudahkan operasional, buat kebijakan internal yang menetapkan rentang durasi standar berdasarkan tipe paket: misalnya paket barang standar 7–14 hari, paket non-itemized bernilai menengah 14–21 hari, paket konstruksi kompleks 21–30 hari. Rentang ini bukan aturan kaku tetapi panduan yang memudahkan perencanaan dan konsistensi. Setiap penyimpangan dari rentang standar harus diberi alasan tertulis yang tercatat dalam berita acara perencanaan. Dengan kebijakan rentang durasi, tim pengadaan bekerja dengan ekspektasi yang jelas dan bisa menjelaskan pilihan mereka jika diaudit.
Komunikasikan durasi dan implikasinya kepada penyedia sejak awal
Saat mempublikasikan paket, jelaskan durasi masa penawaran beserta jadwal penting lain: batas akhir tanya jawab, tanggal penutupan, dan estimasi waktu pengumuman pemenang. Transparansi ini membantu penyedia merencanakan proses internal mereka, seperti menyiapkan dokumen, meminta klarifikasi, atau menayangkan produk. Komunikasi yang jelas juga mengurangi pertanyaan administratif yang sering muncul di menit-menit akhir karena penyedia sudah tahu ekspektasi waktu.
Siapkan indikator pemicu perpanjangan atau pembatalan
Tentukan indikator yang memicu tindakan: misalnya jika tidak ada penawar sama sekali setelah 7 hari, atau hanya satu penawar di akhir masa, tim harus mempertimbangkan perpanjangan atau pembatalan; jika ada banyak pertanyaan teknis yang tidak bisa dijawab dalam waktu singkat, jangan ragu memperpanjang. Di sisi lain, jika respons bagus dan papan peringkat menunjukkan persaingan sehat, hindari memperpanjang karena itu hanya menunda proses. Menetapkan indikator pemicu membuat keputusan perpanjangan atau pembatalan menjadi lebih objektif dan mudah dipertanggungjawabkan.
Contoh penjadwalan praktis yang bisa dipakai
Sebagai contoh praktis: untuk paket barang standar, PPK dapat menetapkan masa pengumuman 10 hari, dengan hari ke-3 dan ke-7 sebagai batas akhir pengajuan pertanyaan teknis, dan opsi perpanjangan 3 hari jika kurang dari dua penawar pada hari ke-9. Untuk paket non-itemized bernilai menengah, durasi dapat diperpanjang menjadi 14–21 hari dengan jadwal klarifikasi di minggu pertama. Untuk paket konstruksi kecil, alokasikan 21–30 hari untuk memberi ruang pengajuan SKP dan verifikasi DED. Contoh ini bukan aturan baku tetapi ilustrasi bagaimana durasi disusun berdasarkan kompleksitas paket.
Setelah masa penawaran: beri ruang waktu evaluasi dan konfirmasi pemenang
Ingat bahwa durasi yang kita tetapkan bukan berakhir saat masa penawaran tutup—pengecekan administratif, evaluasi teknis, pemeriksaan kewajaran harga, dan permintaan konfirmasi pemenang semuanya memerlukan waktu. Panduan mensyaratkan bahwa calon pemenang wajib memberikan konfirmasi paling lambat tiga hari kerja; PPK harus memasukkan waktu ini dalam perencanaan sehingga proses kontrak tidak terhambat. Dengan demikian, durasi perencanaan total meliputi masa penawaran plus estimasi waktu evaluasi dan konfirmasi.
Ringkasan pedoman praktis
Secara ringkas, tentukan durasi mini-kompetisi berdasarkan karakter paket, ketersediaan penyedia di katalog, model paket, nilai paket, kebutuhan dokumen tambahan, dan kondisi kalender. Gunakan inventarisasi pasar dan data historis sebagai dasar, tetapkan jadwal klarifikasi yang jelas, buat kebijakan rentang durasi, dan siapkan indikator pemicu perpanjangan atau pembatalan. Dokumentasikan semua pertimbangan untuk menjaga akuntabilitas. Dengan langkah-langkah ini, durasi yang dipilih akan meningkatkan peluang kompetisi yang sehat dan hasil pengadaan yang dapat dilaksanakan.
Durasi yang tepat adalah kompromi antara kecepatan dan peluang nyata
Menentukan durasi mini-kompetisi adalah seni menyeimbangkan: Anda ingin cepat, tetapi bukan sewenang-wenang; Anda ingin kompetitif, tetapi tidak ingin menunggu selamanya. Dengan memahami karakter paket, mengecek kesiapan pasar, memberi ruang bagi klarifikasi dan verifikasi, serta menetapkan kebijakan durasi yang jelas dan berbasis data, PPK dapat membuat pilihan waktu yang realistis dan adil. Durasi yang tepat memperbesar kemungkinan terbitnya penawaran berkualitas, mengurangi pembatalan, dan memastikan proses pengadaan secara keseluruhan berjalan efisien serta akuntabel.
