Menilai harga terbaik dalam mini-kompetisi bukan cuma soal siapa menaruh angka paling rendah. Sistem penilaian dirancang untuk menyeimbangkan harga, kualitas teknis, kebijakan produk dalam negeri, dan kewajaran agar pengadaan yang dipilih bisa dilaksanakan dengan baik tanpa menimbulkan risiko. Artikel ini menjelaskan secara sederhana dan naratif bagaimana aplikasi katalog elektronik menilai harga terbaik: dari papan peringkat, skema HEA, bobot PDN, sampai tahap pemeriksaan kewajaran dan verifikasi kapasitas penyedia. Penjelasan dibuat agar mudah dimengerti oleh PPK, PP, pejabat pengadaan, dan penyedia yang ingin memahami logika di balik angka pada layar mereka.
Apa yang dimaksud dengan “harga terbaik” pada mini-kompetisi?
Harga terbaik di konteks mini-kompetisi bukan selalu harga paling rendah secara mutlak. Sistem melihat harga dalam kombinasi dengan kriteria lain yang sudah ditentukan ketika paket dibuat: apakah produk masuk prioritas PDN, apakah harga masih dalam batas kewajaran terhadap pagu kompetisi, dan apakah penyedia memenuhi spesifikasi teknis. Dengan demikian “harga terbaik” adalah penawaran yang memberi nilai paling optimal menurut formula yang berlaku — misalnya urutan prioritas PDN lalu harga terendah pada paket itemized, atau gabungan skor PDN dan skor harga pada paket non-itemized. Prinsip ini memastikan keputusan tidak semata-mata mendorong underbidding yang berisiko gugur atau gagal pelaksanaan.
Dua model papan peringkat: itemized dan non-itemized
Aplikasi katalog umumnya menyediakan dua model papan peringkat yang berbeda: model untuk paket itemized dan model untuk paket non-itemized. Pada paket itemized, sistem menyusun papan peringkat sesuai jumlah item sehingga masing-masing item bisa punya pemenang berbeda; urutan biasanya memperhatikan prioritas PDN terlebih dahulu, lalu harga terendah. Pada paket non-itemized, papan peringkat sering menghitung skor gabungan antara prioritas PDN dan skor harga (misalnya bobot 50:50) sehingga keputusan pemenang didasarkan pada nilai agregat kedua aspek itu. Perbedaan ini penting karena memengaruhi bagaimana penyedia menempatkan strategi harga dan mengatur varian produk di katalog.
Ketika sistem menggunakan HEA (Harga Evaluasi Akhir)
Untuk beberapa paket dan kondisi nilai pagu, sistem tidak hanya memakai urutan harga penawaran biasa tetapi menghitung Harga Evaluasi Akhir (HEA). HEA diterapkan ketika persyaratan preferensi harga diperlukan — misalnya untuk mendorong penggunaan Produk Dalam Negeri pada paket bernilai di atas ambang tertentu atau ketika kebijakan TKDN relevan. Dengan HEA, perbandingan harga memperhitungkan preferensi sehingga produk PDN yang sedikit lebih mahal masih bisa unggul jika skema preferensi aktiv. Penggunaan HEA berubah cara peringkat dihitung dan harus dipertimbangkan oleh PPK/PP saat menentukan model penilaian pada paket.
Peran Produk Dalam Negeri (PDN) dalam menentukan harga terbaik
PDN sering menjadi komponen yang penting dalam perhitungan papan peringkat. Pada paket itemized, urutan prioritas bisa dimulai dari produk dengan nilai TKDN tinggi, lalu produk lain, dan akhirnya produk impor. Pada paket non-itemized, skor PDN biasanya diberi bobot signifikan (misalnya 50%) sehingga total skor peserta merupakan gabungan antara skor PDN dan skor harga. Artinya penyedia dengan klaim PDN yang valid dapat memperoleh keunggulan relatif terhadap pesaing impor meski harga sedikit lebih tinggi. Oleh karena itu validitas sertifikat TKDN dan kecocokan produk dengan daftar inventaris PDN menjadi elemen yang harus diverifikasi.
Urutan proses penilaian harga: dari papan peringkat ke evaluasi teknis
Proses penilaian harga dimulai dengan tampilan papan peringkat yang mengurutkan peserta menurut model yang dipilih. Namun penilaian belum final sampai tim evaluasi memeriksa pemenuhan teknis dan aspek administrasi. Evaluasi penawaran dilakukan mulai dari peserta peringkat teratas: pemeriksaan spesifikasi teknis, verifikasi data PDN, dan bila perlu klarifikasi teknis kepada peserta. Hanya peserta yang lulus verifikasi teknis yang dapat dilanjutkan sebagai calon pemenang. Dengan cara ini sistem menolak calon pemenang yang secara harga unggul tetapi tidak memenuhi persyaratan teknis yang ditetapkan di dokumen kompetisi.
Evaluasi kewajaran harga: kapan dan bagaimana dilakukan
Jika harga penawaran terlihat ekstrem rendah, sistem dan pedoman mengharuskan evaluasi kewajaran harga. Ambang yang sering dipakai adalah apabila harga penawaran kurang dari 80% dari pagu kompetisi — dalam kondisi itu evaluator wajib meneliti kewajaran. Proses evaluasi kewajaran meliputi pengumpulan informasi harga pasar terkini, permintaan struktur pembentuk harga dari penyedia, dan analisis alasan mengapa harga bisa sangat rendah. Jika penjelasan dan bukti menunjukkan penawaran memang realistis, peserta tetap bisa melaju; jika tidak, penawaran tersebut bisa dinyatakan gugur. Mekanisme ini menjaga agar pemenang bukan hanya murah di atas kertas tetapi juga mampu melaksanakan kontrak.
Perhitungan Sisa Kemampuan Paket (SKP) untuk pekerjaan konstruksi
Untuk paket konstruksi dan paket besar lainnya, penilaian harga terbaik juga terkait erat dengan kapasitas penyedia. Sisa Kemampuan Paket (SKP) dihitung untuk memastikan calon pemenang tidak kelebihan beban kerja sehingga berisiko gagal menyelesaikan pekerjaan. SKP diperiksa terutama bila harga penawaran rendah karena penyedia yang sedang sibuk mungkin menawarkan harga rendah tanpa kapasitas nyata. Dokumen pendukung seperti daftar pekerjaan berjalan, pernyataan kemampuan, dan bukti pengalaman menjadi bahan verifikasi SKP. Keputusan akhir mempertimbangkan apakah harga kompetitif itu didukung oleh kapasitas pelaksanaan yang memadai.
Bukti dan dokumen yang memperkuat klaim harga terbaik
Saat mengevaluasi harga, tim akan mencari bukti yang mendukung angka penawaran: struktur pembentuk harga, price list pemasok, bukti kesepakatan logistik, dan sertifikat PDN bila klaim diajukan. Penyedia yang siap dengan dokumen ini dapat mempercepat verifikasi kewajaran bila diminta. Sebaliknya, peserta yang tidak dapat memberikan dokumen pendukung berisiko gugur walau menempati peringkat atas pada papan peringkat. Oleh karena itu kelengkapan administrasi dan data pendukung adalah bagian tak terpisahkan dari definisi “harga terbaik”.
Tie, peringkat rapat, dan aturan tiebreaker
Ada kalanya dua peserta menempati posisi yang nyaris sama—baik karena harga sama atau skor total identik. Prosedur penilaian yang adil harus mengatur aturan tiebreaker sejak awal paket dibuat: opsi tiebreaker bisa berdasarkan prioritas PDN, waktu pengajuan penawaran, atau kriteria teknis tambahan. Penting agar aturan ini bersifat objektif, diumumkan di awal, dan diterapkan konsisten sehingga keputusan pemenang tidak menimbulkan kesan pilih kasih. Semua langkah tiebreaker perlu dicatat dalam berita acara evaluasi.
Transparansi sistem: jejak digital dan publikasi hasil
Salah satu kekuatan sistem katalog adalah kemampuan merekam seluruh jejak: riwayat pembuatan paket, perubahan produk tayang, daftar penawaran, papan peringkat, hingga berita acara evaluasi. Publikasi hasil di aplikasi dan penyimpanan dokumen evaluasi memudahkan audit atau klarifikasi di kemudian hari. Transparansi ini menjadi penopang legitimasi bahwa harga terbaik yang terpilih melalui mekanisme ini telah melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Dengan bukti digital yang lengkap, keberatan atau pengaduan bisa ditangani berdasarkan data, bukan sekadar klaim sepihak.
Implikasi bagi PPK/PP dan penyedia: memahami logika menilai harga terbaik
Bagi PPK/PP, memahami logika sistem menilai harga terbaik membantu merancang paket yang adil: tentukan model papan peringkat yang tepat, tetapkan pagu dan ambang kewajaran, dan pastikan dokumen kompetisi memuat kriteria tiebreaker. Bagi penyedia, memahami hal ini berarti menyiapkan harga yang wajar, melengkapi dokumen pendukung, dan bila relevant, memastikan klaim PDN didukung sertifikat. Kedua pihak mendapat manfaat bila proses ini berjalan disiplin: PPK mendapatkan pemenang yang mampu melaksanakan, dan penyedia yang menang adalah pihak yang realistis dan dapat dipercaya.
Kesimpulan
Sistem menilai harga terbaik di mini-kompetisi berusaha menyeimbangkan dimensi harga, kualitas teknis, prioritas nasional, dan kewajaran. Papan peringkat menyediakan gambaran awal, tetapi evaluasi teknis, verifikasi PDN, pemeriksaan kewajaran harga, dan SKP menentukan apakah peringkat itu bisa menjadi pemenang yang sebenarnya. Dengan memahami mekanisme papan peringkat itemized versus non-itemized, peran HEA, bobot PDN, dan prosedur evaluasi kewajaran, PPK/PP dan penyedia dapat bertindak lebih tepat — merancang paket yang adil dan menyiapkan penawaran yang realistis. Sistem ini tidak hanya mengejar angka terendah, tetapi ingin memastikan bahwa angka tersebut merepresentasikan pilihan yang terbaik dan dapat dilaksanakan.
