Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah salah satu dokumen pengadaan yang hampir selalu menjadi pusat perhatian auditor. Dalam banyak kasus audit, HPS bukan sekadar dianggap angka pendukung proses pemilihan penyedia, tetapi menjadi indikator apakah proses pengadaan dilakukan secara profesional, transparan, dan sesuai prinsip kewajaran harga. Karena itu, tidak mengherankan jika HPS sering menjadi sasaran pertanyaan auditor dari berbagai lembaga pengawasan, mulai dari APIP hingga BPK. Para auditor selalu ingin memastikan bahwa uang negara dibelanjakan sesuai nilai yang semestinya, dan HPS merupakan salah satu titik pemeriksaan paling kritis untuk membuktikannya.
Namun, pertanyaan besar yang muncul adalah: mengapa HPS begitu sering dipertanyakan? Padahal penyusunannya telah mengikuti aturan, survei harga sudah dilakukan, dan dokumen-dokumen pendukung sudah dilampirkan. Meski demikian, dalam praktiknya, auditor tetap menemukan banyak hal yang dianggap tidak wajar, tidak akurat, atau tidak dapat dipertanggungjawabkan. Hal ini menunjukkan bahwa penyusunan HPS bukan kegiatan sederhana. Ia bukan sekadar menulis harga rata-rata dari survei pasar. Ia adalah proses analitis yang menuntut ketelitian dan pemahaman mendalam tentang objek pengadaan.
Untuk memahami mengapa HPS sering dipersoalkan auditor, kita perlu menelusuri penyebab yang paling umum muncul dalam temuan audit dan bagaimana cara menghindarinya. Setiap penyebab biasanya berkaitan dengan kesalahan kecil yang tampak sepele, namun berdampak besar dalam proses pengawasan. Mengetahui akar masalahnya akan membantu pengelola pengadaan menyusun HPS yang lebih kuat, lebih logis, lebih defensif, dan lebih mudah diterima auditor.
HPS Dipertanyakan Karena Dasar Perhitungannya Tidak Jelas
Salah satu alasan utama HPS dipertanyakan auditor adalah dasar perhitungannya tidak jelas. Auditor ingin melihat hubungan langsung antara angka yang ditulis dalam HPS dengan data yang menjadi dasar pembentuknya. Jika sebuah item dalam HPS bernilai Rp 1.250.000, auditor ingin tahu dari mana angka itu berasal. Apakah angka tersebut hasil survei harga? Hasil perhitungan AHSP? Atau referensi dari standar biaya tertentu?
Masalah muncul ketika penyusun HPS hanya mencantumkan angka tanpa dokumentasi pendukung yang memadai. Misalnya, survei harga hanya dilakukan kepada satu penyedia, atau bahkan tidak ada bukti survei sama sekali. Dalam kasus lain, harga di HPS berbeda dengan hasil survei, tetapi tidak ada penjelasan kenapa perbedaan tersebut muncul. Ketika data dasar tidak konsisten, auditor akan menganggap HPS disusun secara asal-asalan.
Cara menghindarinya adalah dengan menyimpan dan mendokumentasikan semua data dengan rapi. Setiap survei harga harus dilengkapi bukti komunikasi, seperti pesan/email, daftar harga, screenshot, atau invoice. Jika HPS menggunakan data historis, maka sumber tahun sebelumnya harus dicantumkan. Jika HPS menggunakan referensi SNI atau AHSP, referensi tersebut harus dicantumkan secara lengkap. Dengan dokumentasi yang baik, auditor melihat bahwa angka dalam HPS bukan muncul dari dugaan, tetapi hasil analisis berbasis data.
HPS Sering Dipertanyakan Karena Survei Harga Tidak Representatif
Dalam banyak temuan audit, auditor mempertanyakan validitas survei harga. Banyak penyusun HPS melakukan survei harga secara terbatas, misalnya hanya kepada satu atau dua penyedia. Bahkan ada survei harga yang dilakukan kepada penyedia yang secara geografis jauh dari lokasi pekerjaan, sehingga harga tidak relevan untuk wilayah tersebut.
Auditor ingin memastikan bahwa survei harga benar-benar merepresentasikan pasar. Artinya, survei harus dilakukan kepada penyedia yang memang beroperasi di wilayah tersebut dan memiliki barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan. Jika penyusun HPS hanya mengambil data dari internet tanpa memperhatikan lokasi, auditor dapat menganggap tindakan tersebut tidak sesuai ketentuan.
Untuk menghindari temuan ini, survei harga harus dilakukan kepada beberapa penyedia yang relevan dan berada dalam wilayah yang logis. Harga dari supplier di Jakarta tentu tidak bisa dijadikan dasar HPS untuk pekerjaan di pedalaman Sumatera tanpa mempertimbangkan biaya transportasi tambahan. Semakin representatif survei harga, semakin kecil kemungkinan auditor menilai HPS tidak wajar.
Perbedaan Besar Antara HPS dan Harga Kontrak Menjadi Sorotan Auditor
Dalam banyak kasus, auditor menemukan perbedaan besar antara nilai HPS dan harga penawaran penyedia pemenang. Jika harga kontrak terlalu jauh di bawah HPS, auditor bisa bertanya apakah HPS disusun terlalu tinggi. Sebaliknya, jika harga penawaran jauh lebih tinggi daripada HPS, auditor bisa bertanya apakah HPS tidak realistis.
Perbedaan besar ini sering terjadi karena HPS disusun tanpa analisis pasar yang matang. Di sisi lain, harga yang rendah dari penyedia kadang terjadi karena kompetisi yang sangat ketat, namun tanpa penjelasan yang baik, auditor akan mencurigai adanya ketidakwajaran.
Cara menghindarinya adalah dengan memberikan penjelasan naratif dalam dokumen HPS. Jika HPS memang mengacu pada harga pasar yang valid, tetapi harga penawaran lebih rendah, maka penyusun dapat menambahkan analisis bahwa kompetisi antar penyedia telah menurunkan harga. Jika penyedia memberi harga jauh lebih tinggi, penyusun dapat menjelaskan bahwa pekerjaan tersebut telah mengalami eskalasi harga atau memerlukan tambahan biaya risiko tertentu. Penjelasan sederhana dapat membuat auditor memahami konteksnya.
HPS Dipertanyakan Karena Mengandung Biaya yang Tidak Wajar atau Tidak Diperbolehkan
Kesalahan lain yang sering ditemukan auditor adalah pencantuman biaya yang tidak wajar atau tidak diperbolehkan. Misalnya terdapat komponen “biaya lain-lain” yang tidak dijelaskan secara spesifik. Auditor hampir selalu menolak komponen biaya seperti ini karena dianggap membuka celah manipulasi anggaran.
Dalam temuan lain, ada biaya transportasi yang terlalu besar tanpa penjelasan, biaya keuntungan penyedia yang sangat tinggi, biaya overhead yang tidak logis, atau biaya tenaga kerja yang tidak sesuai standar. Ketika komponen biaya tersebut tidak dapat dijelaskan secara objektif, auditor biasanya memutuskan bahwa HPS tidak akurat.
Untuk menghindari masalah ini, setiap komponen biaya dalam HPS harus dapat dibuktikan dasar perhitungannya. Jika ada biaya transportasi, rumuskan jarak dan biaya per kilometer. Jika ada biaya upah, gunakan standar yang telah diatur pemerintah. Jika ada biaya operasional, jelaskan komponen apa saja yang termasuk di dalamnya. Semakin transparan penyusunan anggaran, semakin kecil kemungkinan auditor mempermasalahkan HPS.
Ketidaksesuaian antara HPS dan Spesifikasi Teknis
HPS tidak boleh berdiri sendiri. HPS adalah refleksi biaya dari pekerjaan yang tertulis dalam spesifikasi teknis atau KAK. Namun dalam banyak audit, auditor menemukan HPS tidak sesuai dengan dokumen teknis. Contohnya, dalam KAK tertulis bahwa barang harus menggunakan bahan tertentu, tetapi HPS dihitung menggunakan harga bahan lain yang lebih murah. Atau dalam gambar teknis konstruksi tertulis volume pekerjaan tertentu, tetapi HPS menggunakan volume yang berbeda.
Ketidaksesuaian seperti ini membuat auditor mempertanyakan validitas HPS. Kesalahan seperti ini biasanya terjadi karena penyusun HPS tidak membaca dokumen teknis dengan cermat, atau karena ada perubahan dokumen teknis yang tidak diikuti dengan perbaikan HPS.
Cara menghindarinya adalah dengan memastikan bahwa HPS disusun setelah dokumen teknis final. Jika ada perubahan spesifikasi teknis atau volume, HPS harus diperbarui. Penyusun HPS harus berdialog intens dengan tim teknis agar tidak terjadi perbedaan interpretasi. Seluruh komponen biaya dalam HPS harus mengikuti dokumen teknis secara konsisten.
Penggunaan Data Lama yang Tidak Lagi Relevan
Salah satu penyebab temuan auditor yang cukup sering muncul adalah penggunaan data lama untuk menyusun HPS. Misalnya, survei harga dilakukan satu tahun sebelum pengadaan dimulai, tetapi harga pasar sudah berubah drastis. Auditor memandang data tersebut tidak mencerminkan kondisi aktual dan menilai HPS tidak wajar.
Dalam situasi lain, penyusun HPS menggunakan data historis proyek tahun sebelumnya tanpa penyesuaian terhadap inflasi, perubahan kurs, atau perubahan regulasi. Ketika auditor menemukan perbedaan besar antara harga di lapangan dan harga dalam HPS, mereka akan mempertanyakan akurasi dan profesionalitas penyusun HPS.
Cara menghindarinya adalah dengan memperbarui survei harga dalam jangka waktu yang wajar, biasanya tiga bulan atau kurang sebelum penyusunan HPS. Jika menggunakan data historis, lakukan penyesuaian harga dan jelaskan metode eskalasinya. Dengan dasar data yang terkini, auditor tidak memiliki alasan untuk meragukan kewajaran harga.
Kurangnya Dokumentasi yang Dapat Dipertanggungjawabkan
HPS sering dipertanyakan karena dokumen pendukungnya tidak lengkap. Banyak penyusun HPS yang sudah menghitung dengan benar, tetapi lupa menyimpan bukti prosesnya. Auditor melihat dari sisi dokumentasi, bukan dari ingatan penyusun. Jika bukti tidak ada, auditor menganggap proses tidak dilakukan.
Dalam kasus tertentu, dokumen survei harga ada tetapi tidak ditandatangani penyedia. Ada pula bukti survei harga berupa screenshot yang tidak mencantumkan tanggal. Auditor akan menilai bukti tersebut tidak memadai. Kurangnya dokumentasi membuat auditor sulit mempercayai bahwa HPS disusun berdasarkan data yang valid.
Cara menghindarinya adalah dengan membuat arsip digital dan fisik yang lengkap. Semua dokumen pendukung harus disimpan dalam satu folder yang mudah ditelusuri. Setiap dokumen harus mencantumkan tanggal, sumber, dan identitas penyedia. Dengan dokumentasi lengkap, auditor akan menilai penyusun HPS telah bekerja secara profesional.
HPS Dipertanyakan Karena Tidak Sesuai Ketentuan atau Standar Biaya
Dalam beberapa audit, auditor mempertanyakan HPS karena perhitungannya tidak mengikuti regulasi. Misalnya, harga satuan tertentu sudah ditetapkan dalam HSPK atau SBU, tetapi penyusun HPS menggunakan angka lain tanpa alasan. Auditor juga sering mempertanyakan HPS yang tidak menggunakan AHSP untuk pekerjaan konstruksi, atau tidak mengikuti standar biaya masukan untuk komponen ASN.
Kesalahan semacam ini dianggap sebagai pelanggaran terhadap aturan yang berlaku, meskipun harga dalam HPS tidak terlalu berbeda dari harga pasar. Ketika perhitungan tidak mengikuti regulasi, auditor akan mempertanyakan integritas HPS.
Cara menghindari masalah ini adalah dengan memastikan bahwa penyusunan HPS mengikuti semua regulasi yang relevan. Jika ada kekhususan yang membutuhkan penyimpangan dari standar, penyusun HPS harus menuliskan penjelasan tertulis. Penjelasan yang transparan akan membuat auditor memahami konteks pengadaan.
HPS yang Baik adalah HPS yang Transparan dan Berbasis Data
HPS sering dipertanyakan auditor bukan karena auditor mencari kesalahan, melainkan karena HPS adalah titik krusial yang menentukan kewajaran belanja negara. Jika HPS disusun tanpa ketelitian, tanpa dokumentasi lengkap, atau tanpa dasar yang kuat, auditor akan menganggapnya tidak dapat dipertanggungjawabkan.
Solusi untuk menghindari pertanyaan auditor sebenarnya sederhana: pastikan seluruh proses penyusunan HPS transparan, terukur, berbasis data, dan terdokumentasi dengan baik. HPS bukan hanya angka, tetapi rangkaian analisis yang harus bisa dijelaskan kapan saja. Ketika penyusun HPS mampu menjelaskan seluruh dasar perhitungan secara logis dan konsisten, auditor pun akan mengakui bahwa proses penyusunan dilakukan dengan benar.
