Biaya overhead merupakan salah satu komponen yang paling sering menimbulkan perdebatan ketika menyusun Analisis Harga Satuan Pekerjaan (AHSP), Rencana Anggaran Biaya (RAB), atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Meski hampir semua orang memahami biaya tenaga kerja, biaya bahan, atau biaya peralatan, hanya sedikit yang benar-benar memahami bagaimana menentukan biaya overhead yang wajar. Padahal overhead memiliki pengaruh besar terhadap kewajaran harga dan kualitas pekerjaan. Artikel ini membahas secara mendalam apa saja komponen overhead, bagaimana menghitungnya, serta bagaimana menentukan batas kewajarannya agar sesuai dengan praktik industri dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pengertian Biaya Overhead
Biaya overhead adalah biaya tidak langsung yang diperlukan untuk menjalankan usaha atau proyek tetapi tidak dapat dikaitkan langsung dengan suatu kegiatan atau unit pekerjaan tertentu. Overhead mendukung keberlangsungan operasional perusahaan secara umum. Karena sifatnya yang tidak langsung itulah, overhead sering dihitung dengan metode persentase.
Tanpa overhead, perusahaan tidak akan bisa menjalankan fungsinya secara efektif. Meski tidak tampak di lapangan seperti bahan baku atau tenaga kerja langsung, overhead tetap wajib dihitung agar struktur biaya perusahaan berjalan seimbang.
Mengapa Overhead Harus Ada dalam AHSP dan HPS
Biaya overhead bukan hanya bagian opsional, tetapi komponen wajib dalam penyusunan AHSP, RAB, dan HPS. Tanpa overhead, harga pekerjaan menjadi tidak realistis karena tidak mencerminkan biaya operasional nyata dari penyedia. Ada beberapa alasan mengapa overhead harus selalu ditambahkan:
1. Menjamin Operasional Perusahaan Berjalan
Perusahaan membutuhkan fasilitas berupa kantor, staf administrasi, sistem komunikasi, hingga kendaraan operasional. Semua itu tidak ditarik langsung ke satu jenis pekerjaan, tetapi tetap memengaruhi keseluruhan proses.
2. Menghindari Penawaran Tidak Wajar
Penyedia yang menghilangkan overhead cenderung memasukkan harga sangat rendah. Harga terlalu rendah biasanya tidak realistis dan berpotensi membuat penyedia kewalahan memenuhi kewajiban pekerjaan.
3. Menghasilkan Harga Satuan yang Realistis
AHSP yang tidak memasukkan overhead akan menghasilkan harga yang tampak murah tetapi tidak mencerminkan biaya riil. Hal ini berpotensi menimbulkan temuan audit.
4. Melindungi Penyedia agar Tidak Rugi
Tanpa overhead, penyedia harus menutupi biaya operasional dari keuntungan yang sempit. Jika keuntungan juga kecil, maka proyek bisa merugi.
Komponen-Komponen Biaya Overhead
Biaya overhead tidak terdiri dari satu elemen tunggal, tetapi merupakan gabungan dari berbagai biaya tidak langsung. Berikut komponen umum biaya overhead yang sering muncul dalam praktik:
1. Sewa Kantor atau Basecamp
Sebagian besar perusahaan membutuhkan kantor sebagai pusat administrasi dan operasional. Walaupun pekerjaan sebagian besar dilakukan di lapangan, kantor tetap dibutuhkan untuk manajemen dokumen dan koordinasi internal.
2. Gaji Staf Administrasi dan Manajemen
Overhead mencakup gaji staf seperti administrator, bagian keuangan, HRD, akuntan, dan manajemen perusahaan. Staf ini tidak bekerja langsung di proyek, tetapi fungsinya penting untuk kelancaran usaha.
3. Biaya Operasional Kantor
Termasuk:
- listrik,
- air,
- internet,
- telepon,
- alat tulis kantor,
- pengadaan perangkat teknologi,
- perawatan komputer dan printer.
Biaya tersebut tidak terkait langsung dengan satu item pekerjaan tetapi diperlukan untuk operasional perusahaan.
4. Biaya Kendaraan Operasional
Perusahaan biasanya memiliki kendaraan untuk aktivitas logistik atau kunjungan proyek. Biayanya meliputi bensin, perawatan, servis, pajak kendaraan, dan kadang sewa kendaraan tambahan.
5. Perizinan dan Legalitas Perusahaan
Meliputi:
- perpanjangan izin,
- biaya sertifikasi,
- biaya legal perusahaan,
- administrasi dokumen resmi.
Semua biaya ini bersifat tidak langsung, namun wajib dikeluarkan perusahaan.
6. Biaya Administrasi Tender
Termasuk:
- pencetakan dokumen,
- penyusunan proposal,
- pembelian materai,
- fotokopi berkas,
- pembuatan dokumen pemilihan.
Meski terkait tender tertentu, sifatnya tidak langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan.
7. Asuransi Perusahaan
Asuransi umum, asuransi kendaraan perusahaan, atau perlindungan usaha juga termasuk overhead.
8. Lain-Lain yang Bersifat Tidak Langsung
Beberapa biaya operasional tambahan seperti keamanan kantor, biaya kebersihan, biaya software, dan pemeliharaan fasilitas juga termasuk dalam overhead.
Biaya yang Tidak Termasuk Overhead
Kesalahan umum adalah memasukkan semua biaya yang tidak jelas kategorinya ke overhead. Padahal ada beberapa biaya yang tidak boleh dimasukkan ke overhead karena sifatnya langsung terkait dengan pelaksanaan pekerjaan.
Yang tidak termasuk overhead:
- biaya bahan,
- biaya tenaga kerja langsung di lapangan,
- biaya peralatan proyek,
- biaya mobilisasi dan demobilisasi alat berat,
- biaya perjalanan teknis,
- transportasi material,
- biaya rapat teknis terkait output proyek.
Jika biaya dapat ditarik langsung ke item pekerjaan tertentu, itu bukan overhead.
Pendekatan Menentukan Overhead yang Wajar
Untuk menentukan batas wajar overhead, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan. Setiap pendekatan memiliki kelebihan dan dapat digunakan sesuai konteks proyek.
1. Praktik Industri
Secara umum, overhead dianggap wajar jika berada pada kisaran:
5% – 15% dari biaya langsung
Rentang ini sering digunakan oleh auditor, konsultan, maupun instansi pemerintah. Walaupun tidak menjadi aturan mutlak, angka ini adalah patokan awal yang cukup aman.
Jika overhead digabung dengan keuntungan, angka wajar menjadi:
10% – 20% dari biaya langsung
Nilai ini mencerminkan rata-rata margin industri yang mencakup biaya operasional dan keuntungan penyedia.
2. Berdasarkan Struktur Biaya Perusahaan
Pendekatan ini lebih akurat dan menyesuaikan kondisi nyata.
Langkah-langkahnya:
- Hitung total biaya operasional perusahaan per bulan.
- Hitung jumlah proyek yang ditangani dalam setahun.
- Tentukan overhead rata-rata per proyek.
- Sesuaikan dengan nilai proyek.
Contoh sederhana:
- Total biaya operasional tahunan perusahaan: Rp 1,2 miliar
- Jumlah proyek per tahun: 12
- Overhead per proyek: Rp 100 juta
Jika nilai proyek Rp 1 miliar → overhead = 10%
Jika nilai proyek Rp 500 juta → overhead = 20%
Semakin kecil proyeknya, semakin besar proporsi overheadnya.
3. Berdasarkan Regulasi atau Kebijakan Instansi
Beberapa instansi memberikan batas maksimal overhead dan keuntungan. Penyedia harus mematuhi batas tersebut walaupun secara internal memiliki struktur overhead berbeda.
4. Benchmark dengan Proyek Sejenis
Pendekatan ini dilakukan dengan:
- meninjau proyek sebelumnya,
- membandingkan overheadnya,
- menyesuaikan dengan kondisi lapangan terbaru.
Metode ini digunakan ketika waktu penyusunan HPS terbatas.
Mengapa Overhead Tidak Boleh Terlalu Kecil
Overhead yang terlalu kecil mengindikasikan bahwa harga tidak realistis. Ada beberapa risiko jika overhead ditetapkan terlalu kecil:
1. Penyedia Berpotensi Rugi
Perusahaan harus menutupi biaya operasional dari sumber lain. Hal ini tidak berkelanjutan dan berpotensi menyebabkan penyedia gagal menyelesaikan pekerjaan.
2. Kualitas Pekerjaan Menurun
Jika penyedia menanggung biaya administrasi terlalu besar, mereka mungkin mengurangi kualitas pekerjaan atau mengurangi jumlah supervisi lapangan.
3. Tidak Mampu Melakukan Koordinasi yang Baik
Tanpa biaya operasional cukup, penyedia mungkin mengurangi intensitas pengawasan di lapangan.
4. Berisiko Menimbulkan Masalah di Pertengahan Kontrak
Penyedia yang tidak memiliki cukup overhead mungkin terpaksa menunda pekerjaan karena tidak mampu membiayai operasional internal.
Mengapa Overhead Tidak Boleh Terlalu Besar
Sebaliknya, overhead yang terlalu besar juga dapat menimbulkan masalah serius:
1. Harga Menjadi Tidak Wajar
Overhead yang besar membuat HPS tampak terlalu mahal sehingga berpotensi ditolak auditor.
2. Membuat Proyek Lebih Boros
Anggaran menjadi tidak efisien dan tidak kompetitif.
3. Menimbulkan Kecurigaan Audit
Auditor akan menanyakan alasan di balik angka overhead yang tinggi.
4. Berpotensi Menyalahi Aturan Penganggaran
Jika overhead tidak didasarkan pada analisis rasional, angkanya dianggap pemborosan.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Overhead
Overhead tidak sama untuk semua jenis proyek. Ada beberapa faktor yang memengaruhi besarannya:
1. Lokasi Proyek
Pekerjaan di daerah terpencil atau luar pulau membutuhkan biaya operasional tambahan. Hal ini membuat overhead wajar lebih besar.
2. Durasi Proyek
Semakin panjang durasi, semakin besar kebutuhan biaya administrasi, koordinasi, dan fasilitas pendukung.
3. Karakteristik Perusahaan
Perusahaan besar memiliki sistem dan staf yang lebih banyak sehingga overhead lebih tinggi.
4. Kompleksitas Pekerjaan
Pekerjaan yang memerlukan banyak koordinasi, laporan berkala, atau tenaga ahli tambahan memiliki overhead lebih besar.
5. Beban Administrasi Pengadaan
Semakin kompleks proses tender, semakin besar overhead untuk penyusunan dokumen.
Contoh Perhitungan Overhead yang Masuk Akal
Berikut gambaran sederhana perhitungan overhead perusahaan:
Biaya Operasional Bulanan
- Sewa kantor: Rp 12 juta
- Listrik & internet: Rp 4 juta
- Gaji admin & manajemen: Rp 30 juta
- Kendaraan & bensin: Rp 3 juta
- Perlengkapan kantor: Rp 1,5 juta
- Lain-lain: Rp 4,5 juta
Total bulanan: Rp 55 juta
Total tahunan: Rp 660 juta
Jika perusahaan menang 10 proyek dalam setahun, maka rata-rata overhead per proyek = Rp 66 juta.
Jika nilai proyek adalah Rp 660 juta, overhead = 10%.
Jika nilai proyek Rp 330 juta, overhead = 20%.
Contoh ini menunjukkan bahwa overhead bukan angka seragam; ia bergantung pada kondisi internal perusahaan.
Bagaimana Auditor Menilai Kewajaran Overhead
Auditor biasanya menilai overhead berdasarkan logika dan konsistensi. Ada beberapa indikator yang digunakan:
1. Kesesuaian dengan Standar Praktik
Jika overhead berada pada kisaran 5–15%, biasanya dianggap wajar.
2. Konsistensi dengan Proyek Sejenis
Auditor membandingkan angka dengan proyek sebelumnya yang memiliki karakter serupa.
3. Rasionalitas Perhitungan
Auditor memeriksa apakah ada dasar perhitungan yang jelas.
4. Kesesuaian dengan Lokasi dan Kompleksitas
Jika proyek berada di daerah terpencil atau memiliki risiko tinggi, overhead besar dapat diterima.
Kesimpulan
Biaya overhead adalah komponen penting dalam AHSP, RAB, dan HPS. Ia bukan komponen tambahan yang dapat diabaikan, melainkan biaya operasional nyata yang harus dikeluarkan penyedia. Menentukan overhead yang wajar merupakan langkah penting agar harga satuan realistis, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Secara umum, overhead yang wajar berada pada kisaran:
- 5% – 15% dari biaya langsung, atau
- 10% – 20% jika digabung dengan keuntungan.
Namun batas ini harus disesuaikan dengan:
- lokasi proyek,
- durasi pekerjaan,
- struktur perusahaan,
- tingkat kompleksitas pekerjaan.
Overhead yang terlalu kecil berisiko membuat penyedia rugi, sementara overhead yang terlalu besar membuat anggaran menjadi boros. Oleh karena itu, penyusunan overhead perlu dilakukan dengan logis, terukur, dan didasarkan pada data nyata agar dapat diterima oleh semua pihak termasuk auditor.
