Mengatur stok adalah salah satu aktivitas yang paling penting dalam dunia usaha, baik usaha kecil, menengah, maupun besar. Stok yang dikelola dengan baik membuat bisnis berjalan lancar, pelanggan puas, dan biaya bisa ditekan. Sebaliknya, stok yang tidak teratur dapat menimbulkan berbagai masalah seperti barang hilang, kelebihan stok, kekurangan barang, hingga kerugian finansial. Dalam rantai pasok (Supply Chain Management/SCM), pengaturan stok adalah jantung dari pengendalian barang.
Banyak orang menganggap manajemen stok itu rumit. Padahal, dengan langkah yang tepat, kita bisa mengatur stok dengan lebih mudah, terarah, dan efisien. Pada artikel ini, kita akan membahas cara mengatur stok dengan bahasa sederhana agar mudah dipahami oleh siapa saja, bahkan oleh orang yang belum pernah bekerja di gudang sekalipun.
Mengapa Stok Harus Diatur dengan Baik
Stok adalah barang atau produk yang disimpan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Jika stok tidak diatur, bisnis akan mengalami banyak kendala. Misalnya, saat pelanggan memesan barang tetapi stok ternyata habis, perusahaan bisa kehilangan kesempatan penjualan. Atau sebaliknya, saat perusahaan membeli terlalu banyak barang sehingga menumpuk di gudang, biaya penyimpanan meningkat dan risiko barang rusak menjadi lebih besar.
Pengaturan stok yang baik memberikan banyak manfaat. Pertama, menjaga ketersediaan barang agar permintaan pelanggan terpenuhi. Kedua, mengurangi risiko barang kedaluwarsa atau rusak. Ketiga, membantu perusahaan menghemat biaya penyimpanan. Dan yang tidak kalah penting, manajemen stok yang baik membuat perusahaan lebih siap menghadapi perubahan permintaan pasar.
Manajemen stok bukan hanya soal mencatat barang masuk dan barang keluar, tetapi memastikan bahwa jumlah barang yang tersedia di gudang sesuai dengan kebutuhan operasional dan kondisi pasar.
Langkah Awal: Menata Gudang agar Lebih Rapi
Sebelum mulai mengatur stok, kita harus memastikan kondisi gudang tertata rapi. Gudang yang berantakan membuat petugas kesulitan menemukan barang, meningkatkan risiko kesalahan, dan membuat proses kerja menjadi lambat.
Penataan gudang bisa dimulai dari menentukan lokasi penyimpanan untuk tiap jenis barang. Barang yang sering diambil harus ditempatkan di lokasi yang mudah dijangkau. Barang yang jarang dipakai bisa ditempatkan di rak bagian atas atau bagian belakang.
Setiap barang juga perlu diberi label atau kode agar mudah ditemukan kembali. Label bisa berupa kode angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Selain itu, rak penyimpanan harus diberi nomor dan nama agar petugas gudang dapat mengetahui lokasi barang secara cepat.
Dengan gudang yang rapi, proses pengaturan stok menjadi jauh lebih mudah. Pekerjaan picking, packing, dan pencatatan stok bisa dilakukan lebih efisien tanpa banyak waktu terbuang.
Mencatat Barang Masuk dan Keluar dengan Akurat
Kunci dari pengaturan stok yang baik adalah pencatatan yang akurat. Setiap barang yang masuk ke gudang harus dicatat dengan benar, mulai dari jumlah, jenis, kondisi, hingga tanggal penerimaan. Begitu juga setiap barang yang keluar harus dicatat agar data di sistem selalu sesuai dengan kondisi nyata di lapangan.
Pencatatan bisa dilakukan dengan berbagai cara. Untuk usaha kecil, pencatatan manual di buku atau spreadsheet masih bisa digunakan. Namun, untuk usaha yang lebih besar, sistem digital seperti aplikasi stok atau software manajemen gudang lebih dianjurkan karena lebih cepat, mudah, dan akurat.
Kesalahan pencatatan dapat menimbulkan masalah besar. Misalnya, stok terlihat tersedia di sistem padahal kenyataannya habis. Hal ini bisa membuat perusahaan terlambat melakukan pemesanan ulang, sehingga menggangu produksi atau penjualan.
Dengan pencatatan yang konsisten, transparansi stok meningkat dan perusahaan bisa membuat keputusan yang lebih baik.
Menggunakan Metode FIFO, LIFO, dan FEFO
Untuk mempermudah pengaturan stok, ada beberapa metode yang umum digunakan di gudang. Metode ini membantu menentukan barang mana yang harus digunakan atau dikirim terlebih dahulu.
1. FIFO (First In First Out)
FIFO berarti barang yang pertama masuk adalah barang yang pertama keluar. Metode ini cocok untuk barang yang memiliki umur simpan atau risiko kadaluarsa, seperti makanan, obat, atau bahan kimia.
2. LIFO (Last In First Out)
LIFO adalah kebalikan dari FIFO. Barang yang terakhir masuk justru yang pertama keluar. Metode ini biasa digunakan untuk barang yang sifatnya tidak berubah seiring waktu, misalnya material bangunan atau barang non-perishable.
3. FEFO (First Expired First Out)
FEFO memilih barang berdasarkan masa kedaluwarsa, bukan tanggal masuk. Jika dua barang sama-sama masuk di hari yang berbeda, tetapi satu memiliki tanggal kedaluwarsa lebih cepat, maka barang itulah yang harus digunakan terlebih dahulu.
Dengan metode yang tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko barang rusak, kadaluarsa, dan mengurangi kerugian.
Menetapkan Jumlah Stok Minimum dan Maksimum
Salah satu teknik penting dalam pengaturan stok adalah menentukan batas minimum (stock minimum) dan batas maksimum (stock maksimum). Stok minimum adalah jumlah barang terendah yang harus tersedia agar perusahaan tidak kehabisan barang. Jika stok sudah mencapai batas ini, perusahaan harus segera melakukan pemesanan ulang.
Stok maksimum adalah batas tertinggi jumlah barang yang seharusnya tidak boleh dilampaui. Jika stok melebihi batas ini, perusahaan bisa mengeluarkan biaya penyimpanan yang tidak perlu atau menghadapi risiko barang menumpuk.
Penentuan stok minimum dan maksimum harus berdasarkan pola permintaan pelanggan, waktu pemesanan barang (lead time), dan kapasitas gudang. Dengan pengaturan ini, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan biaya penyimpanan.
Melakukan Stok Opname Secara Berkala
Stok opname adalah kegiatan menghitung barang secara fisik untuk memastikan jumlah stok sesuai dengan data di sistem. Stok opname harus dilakukan secara berkala, misalnya bulanan, triwulanan, atau tahunan. Semakin besar bisnisnya, semakin sering stok opname perlu dilakukan.
Stok opname membantu menemukan perbedaan antara data sistem dan kondisi nyata. Perbedaan bisa terjadi karena pencatatan tidak akurat, barang rusak, barang hilang, atau kesalahan picking. Jika ditemukan selisih, bagian gudang harus melakukan investigasi untuk mencari penyebabnya.
Selain stok opname rutin, ada juga stok opname mendadak yang biasanya dilakukan untuk memastikan integritas data dan mencegah kecurangan. Dengan pemeriksaan rutin ini, manajemen stok menjadi lebih terpercaya.
Mengatur Stok Berdasarkan Tingkat Kepentingan
Tidak semua barang punya tingkat kepentingan yang sama. Ada barang yang sangat penting untuk operasional, ada yang jarang digunakan. Untuk mengelola stok secara efisien, perusahaan bisa menggunakan metode ABC analysis.
A – Barang sangat penting, biasanya jumlahnya sedikit tetapi nilai atau dampaknya besar.
B – Barang kategori menengah, jumlah dan nilainya moderat.
C – Barang yang nilainya rendah, jumlahnya banyak tetapi tidak terlalu penting.
Metode ini membantu perusahaan lebih fokus pada pengendalian barang yang paling berdampak pada operasional dan keuangan.
Dengan membagi barang berdasarkan tingkat kepentingannya, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya dengan lebih bijak. Misalnya, barang kategori A harus sering dicek, sedangkan barang kategori C bisa dicek lebih jarang.
Menggunakan Teknologi untuk Mempermudah
Di era digital, pengelolaan stok semakin mudah dengan bantuan teknologi. Gudang modern menggunakan sistem berbasis komputer seperti Warehouse Management System (WMS), barcode scanner, dan RFID.
Manfaat teknologi dalam pengaturan stok:
- Mengurangi kesalahan pencatatan
- Mempercepat proses pencarian barang
- Meningkatkan akurasi perhitungan stok
- Memudahkan pelaporan
- Mempercepat proses pengiriman
Bagi usaha kecil, aplikasi stok berbasis mobile atau spreadsheet yang dikelola dengan baik sudah cukup membantu. Yang terpenting adalah kedisiplinan dalam mencatat setiap pergerakan barang.
Menghindari Kelebihan dan Kekurangan Stok
Dua masalah yang sering terjadi dalam dunia persediaan adalah kelebihan stok (overstock) dan kekurangan stok (stockout). Kelebihan stok membuat biaya penyimpanan meningkat dan meningkatkan risiko barang rusak atau tidak terpakai. Kekurangan stok membuat perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan pelanggan.
Untuk menghindari kedua masalah ini, perusahaan harus memantau pola permintaan pelanggan, memahami musim penjualan, dan memperkirakan kebutuhan stok secara lebih akurat. Data historis menjadi alat yang sangat berguna untuk menganalisis pola tersebut.
Dengan pemantauan yang baik, perusahaan bisa mengetahui kapan harus menambah stok dan kapan harus mengurangi pembelian.
Mengatur Stok Sesuai Kebutuhan Bisnis
Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan stok yang sama. Bisnis ritel membutuhkan perputaran stok cepat karena permintaan pelanggan berubah-ubah. Perusahaan manufaktur membutuhkan stok bahan baku yang stabil agar produksi tidak berhenti. Bisnis makanan memerlukan pengaturan stok ekstra ketat karena banyak barang yang mudah rusak.
Maka, manajemen stok harus disesuaikan dengan jenis bisnis, pola penjualan, dan karakteristik produk. Tidak ada sistem stok yang benar-benar sama untuk semua perusahaan. Setiap perusahaan harus menyesuaikan strategi manajemen stoknya.
Penutup
Mengatur stok dengan mudah bukanlah hal yang mustahil. Dengan penataan gudang yang rapi, pencatatan yang akurat, metode penyimpanan yang tepat, serta pemanfaatan teknologi, manajemen stok bisa menjadi lebih sederhana dan efektif. Pengaturan stok yang baik membantu perusahaan menghindari kerugian, menjaga kepuasan pelanggan, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Jika stok dikelola dengan baik, bisnis akan berjalan lebih stabil dan siap menghadapi perubahan permintaan. Dengan memahami dasar-dasar pengaturan stok, siapa pun dapat mengelola persediaan secara lebih profesional tanpa harus menguasai teori yang rumit. Stok bukan hanya angka di dalam sistem, tetapi aset perusahaan yang harus dijaga dan dikelola dengan baik.
