Perbedaan Tender Cepat dan Tender Biasa di SPSE

Pendahuluan

Dalam sistem pengadaan barang dan jasa pemerintah, transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas merupakan tiga pilar utama yang menjadi dasar pelaksanaan setiap proses. Dengan berkembangnya teknologi informasi, pemerintah Indonesia melalui Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) memperkenalkan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) sebagai platform digital untuk memfasilitasi proses tender secara daring.

Dalam SPSE, terdapat beberapa metode pemilihan penyedia, salah satunya adalah tender cepat dan tender biasa (konvensional). Kedua jenis tender ini sama-sama bertujuan untuk memperoleh penyedia barang/jasa terbaik dengan harga yang wajar dan kualitas yang sesuai, namun memiliki perbedaan mendasar dalam mekanisme, persyaratan, tahapan, serta waktu pelaksanaan.

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang perbedaan tender cepat dan tender biasa di SPSE, mulai dari definisi, dasar hukum, tahapan proses, kriteria penggunaan, hingga kelebihan dan kekurangannya. Dengan memahami perbedaan keduanya, para pelaku pengadaan-baik Pokja Pemilihan, PPK, maupun penyedia-dapat lebih tepat dalam memilih metode yang sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan peraturan.

1. Pengertian dan Dasar Hukum Tender Cepat dan Tender Biasa 

Tender biasa adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara umum dengan melalui tahapan lengkap: mulai dari pengumuman, pendaftaran peserta, pemberian penjelasan (aanwijzing), pemasukan dokumen penawaran, evaluasi administrasi, teknis, dan harga, hingga penetapan pemenang. Proses ini memerlukan waktu yang relatif lebih lama karena banyaknya tahapan yang harus dilalui secara formal dan detail.

Sementara itu, tender cepat merupakan metode yang disediakan oleh SPSE untuk mempercepat proses pemilihan penyedia dengan prinsip bahwa spesifikasi teknis dan HPS (Harga Perkiraan Sendiri) sudah jelas, serta kualifikasi penyedia sudah tersertifikasi dan tersedia dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKAP). Dengan demikian, tender cepat tidak memerlukan evaluasi administrasi dan teknis secara manual karena data penyedia sudah tersimpan dan tervalidasi dalam sistem.

Dasar hukum dari kedua metode ini terdapat pada:

  • Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, beserta perubahannya melalui Perpres Nomor 12 Tahun 2021.
  • Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia.

Perpres dan peraturan turunan tersebut menjelaskan bahwa tender cepat digunakan untuk barang/jasa yang spesifikasi dan volumenya sudah baku, serta penyedianya telah teregistrasi dalam sistem elektronik. Sedangkan tender biasa digunakan untuk barang/jasa yang membutuhkan evaluasi mendalam dan mungkin bersifat kompleks.

2. Tujuan dan Kriteria Penggunaan Tender Cepat vs Tender Biasa 

Tujuan utama tender cepat adalah mempercepat proses pemilihan penyedia tanpa mengurangi prinsip transparansi dan akuntabilitas. Mekanisme ini cocok digunakan untuk barang atau jasa yang bersifat umum dan berulang, seperti pengadaan alat tulis kantor, komputer, bahan habis pakai, atau jasa kebersihan yang sudah memiliki spesifikasi baku di pasaran.

Sementara tender biasa lebih diarahkan untuk pengadaan yang kompleks dan memerlukan analisis teknis serta evaluasi mendalam terhadap penawaran peserta. Contohnya adalah pembangunan gedung, pengadaan alat kesehatan spesifik, atau pekerjaan konstruksi dengan desain tertentu.

Kriteria penggunaan tender cepat antara lain:

  1. Spesifikasi barang/jasa sudah terstandar dan tidak memerlukan klarifikasi teknis.
  2. Harga pasar sudah tersedia secara terbuka.
  3. Data kualifikasi penyedia telah tersedia dan valid dalam SIKAP.
  4. Sistem SPSE memungkinkan evaluasi otomatis terhadap harga terendah yang wajar.

Sedangkan tender biasa digunakan apabila:

  1. Barang/jasa bersifat khusus, kompleks, atau memiliki risiko tinggi.
  2. Diperlukan klarifikasi teknis antara PPK dan penyedia.
  3. Kualifikasi penyedia belum sepenuhnya tercatat di SIKAP.
  4. Proses pengadaan memerlukan pembuktian kualifikasi manual.

Dengan memahami perbedaan tujuan dan kriteria tersebut, instansi pemerintah dapat menyesuaikan metode tender sesuai dengan karakteristik kebutuhan pengadaan, sehingga efisiensi waktu dan akurasi pemilihan dapat tercapai.

3. Tahapan Proses dalam Tender Cepat 

Proses tender cepat dalam SPSE dirancang agar lebih singkat, transparan, dan otomatis dibandingkan tender biasa. Berikut tahapan utamanya:

  1. Perencanaan dan Pengumuman
    Pokja Pemilihan membuat paket tender cepat di SPSE dengan menentukan jenis barang/jasa, spesifikasi teknis, HPS, dan kriteria penilaian harga. Paket kemudian diumumkan di portal LPSE nasional agar penyedia dapat mengakses dan mengajukan penawaran.
  2. Pendaftaran dan Penawaran
    Penyedia yang sudah terdaftar di SIKAP dapat langsung mendaftar dan mengajukan penawaran harga melalui SPSE tanpa perlu mengunggah dokumen administrasi dan teknis secara manual, karena sistem sudah mengenali profil dan rekam jejak penyedia tersebut.
  3. Evaluasi Otomatis
    SPSE secara otomatis melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk berdasarkan harga terendah yang masih wajar dan memenuhi syarat. Tidak ada evaluasi administrasi dan teknis karena telah dianggap valid dari data SIKAP.
  4. Penetapan dan Pengumuman Pemenang
    Pokja hanya memverifikasi hasil evaluasi sistem, kemudian menetapkan dan mengumumkan pemenang secara elektronik.
  5. Sanggah dan Penandatanganan Kontrak
    Setelah masa sanggah berakhir dan tidak ada keberatan, kontrak dapat segera ditandatangani.

Dengan tahapan yang serba otomatis dan tidak memerlukan evaluasi manual, tender cepat bisa diselesaikan dalam waktu beberapa hari kerja saja, jauh lebih efisien dibanding tender biasa yang bisa memakan waktu berminggu-minggu.

4. Tahapan Proses dalam Tender Biasa 

Berbeda dengan tender cepat, tender biasa memerlukan tahapan manual dan evaluasi mendetail karena jenis pengadaan yang ditangani biasanya lebih kompleks. Tahapannya antara lain:

  1. Perencanaan dan Pengumuman
    Pokja menyiapkan dokumen pemilihan (DP) yang berisi spesifikasi teknis, syarat kualifikasi, dan rancangan kontrak. Paket diumumkan secara publik agar penyedia dapat mengikuti proses tender.
  2. Pendaftaran dan Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)
    Penyedia mendaftar dan mengikuti sesi penjelasan (aanwijzing) untuk menanyakan hal-hal teknis atau administratif yang belum jelas.
  3. Pemasukan Dokumen Penawaran
    Penyedia mengunggah dokumen administrasi, teknis, dan harga ke dalam sistem SPSE.
  4. Evaluasi Administrasi, Teknis, dan Harga
    Pokja memeriksa kelengkapan dokumen, kesesuaian teknis, serta kewajaran harga. Proses ini bisa melibatkan klarifikasi dan pembuktian kualifikasi, terutama untuk pengadaan bernilai besar.
  5. Penetapan dan Pengumuman Pemenang
    Setelah evaluasi selesai, Pokja menetapkan pemenang yang memenuhi semua persyaratan dan memberikan penawaran terbaik.
  6. Sanggah dan Penandatanganan Kontrak
    Penyedia lain dapat mengajukan sanggahan apabila merasa dirugikan. Setelah masa sanggah, PPK menandatangani kontrak dengan pemenang.

Tahapan yang panjang ini menjadikan tender biasa lebih memakan waktu, namun juga memberikan jaminan evaluasi mendalam terhadap aspek administrasi dan teknis yang tidak bisa diabaikan untuk proyek kompleks.

5. Perbandingan Waktu, Mekanisme, dan Kompleksitas 

Salah satu perbedaan paling nyata antara tender cepat dan tender biasa terletak pada durasi dan tingkat kompleksitas prosesnya.

  • Waktu Pelaksanaan:
    Tender cepat dapat selesai hanya dalam waktu 3-5 hari kerja, sedangkan tender biasa bisa memakan waktu 10-30 hari kerja, tergantung jumlah peserta dan kompleksitas paket pengadaan.
  • Mekanisme Evaluasi:
    Tender cepat menggunakan evaluasi otomatis berbasis sistem, sementara tender biasa memerlukan evaluasi manual oleh Pokja terhadap setiap aspek penawaran.
  • Kompleksitas Administrasi:
    Tender cepat tidak membutuhkan dokumen teknis atau administrasi tambahan karena semuanya sudah tersimpan di SIKAP. Sebaliknya, tender biasa memerlukan dokumen lengkap seperti surat pernyataan, sertifikat badan usaha, dan referensi pengalaman.
  • Risiko dan Tingkat Akurasi:
    Tender biasa memiliki tingkat verifikasi yang lebih tinggi karena ada proses pembuktian manual, sementara tender cepat bergantung pada validitas data yang telah ada di sistem.

Dengan demikian, tender cepat cocok untuk pengadaan sederhana dan berulang, sedangkan tender biasa lebih tepat digunakan untuk proyek strategis, bernilai tinggi, atau memerlukan desain teknis khusus. Efisiensi waktu memang lebih besar pada tender cepat, tetapi pengawasan kualitas lebih kuat pada tender biasa.

6. Kelebihan dan Kekurangan Tender Cepat 

Kelebihan Tender Cepat:

  1. Efisiensi waktu dan tenaga. Proses otomatis membuat tahapan lebih singkat, tanpa perlu evaluasi administrasi dan teknis manual.
  2. Transparansi tinggi. Semua proses dilakukan melalui sistem SPSE, meminimalkan intervensi manusia.
  3. Kemudahan bagi penyedia. Penyedia yang sudah memiliki profil lengkap di SIKAP dapat mengikuti banyak paket dengan cepat.
  4. Biaya proses lebih rendah. Tidak diperlukan pertemuan fisik atau dokumen cetak, sehingga lebih hemat waktu dan biaya.

Kekurangan Tender Cepat:

  1. Bergantung pada keakuratan data SIKAP. Jika data tidak mutakhir, bisa mempengaruhi hasil evaluasi.
  2. Kurang cocok untuk pengadaan kompleks. Karena tidak ada evaluasi teknis, kualitas bisa sulit dikontrol untuk barang non-standar.
  3. Risiko kesalahan sistem. Ketergantungan pada SPSE berarti gangguan teknis dapat menghambat proses.
  4. Kurangnya ruang klarifikasi. Tidak ada tahapan aanwijzing atau klarifikasi langsung antara Pokja dan penyedia.

Secara umum, tender cepat unggul dalam efisiensi, tetapi tidak selalu cocok untuk semua jenis pengadaan. Penggunaannya harus disesuaikan dengan karakteristik kebutuhan dan tingkat risiko proyek.

7. Kelebihan dan Kekurangan Tender Biasa

Kelebihan Tender Biasa:

  1. Evaluasi menyeluruh. Pokja dapat menilai dokumen administrasi, teknis, dan harga secara detail.
  2. Cocok untuk pengadaan kompleks. Misalnya pekerjaan konstruksi, pengadaan alat teknologi tinggi, atau proyek strategis.
  3. Kualitas lebih terjamin. Karena ada pembuktian kualifikasi dan klarifikasi teknis sebelum penetapan pemenang.
  4. Proses legal lebih kuat. Dokumentasi lengkap mempermudah audit dan pemeriksaan apabila terjadi sengketa.

Kekurangan Tender Biasa:

  1. Memerlukan waktu lama. Banyak tahapan manual yang tidak bisa dipangkas.
  2. Potensi intervensi manusia lebih besar. Karena banyak keputusan dibuat secara manual.
  3. Beban administrasi tinggi. Baik Pokja maupun penyedia harus menyiapkan banyak dokumen pendukung.
  4. Kemungkinan terjadinya sanggah tinggi. Karena evaluasi manual kadang menimbulkan perbedaan penafsiran.

Dengan demikian, tender biasa menawarkan akurasi dan transparansi yang mendalam, tetapi dengan konsekuensi waktu dan biaya yang lebih besar. Proses ini ideal untuk proyek bernilai besar dan berisiko tinggi yang menuntut verifikasi menyeluruh.

8. Pertimbangan Pemilihan Metode oleh PPK dan Pokja 

Pemilihan metode antara tender cepat atau tender biasa bukan keputusan sembarangan. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dan Pokja Pemilihan harus mempertimbangkan beberapa faktor penting sebelum menentukan metode pengadaan.

Faktor-faktor tersebut meliputi:

  1. Kompleksitas Barang/Jasa. Jika barang atau jasa bersifat standar, gunakan tender cepat. Namun jika membutuhkan desain, perhitungan teknis, atau uji kelayakan, gunakan tender biasa.
  2. Ketersediaan Data Penyedia di SIKAP. Tender cepat hanya dapat dilakukan jika data penyedia sudah lengkap dan valid.
  3. Nilai dan Risiko Pengadaan. Pengadaan bernilai besar atau berisiko tinggi lebih cocok melalui tender biasa agar ada kontrol ketat.
  4. Waktu Pelaksanaan. Jika proyek mendesak, tender cepat bisa menjadi solusi untuk mempercepat penyerapan anggaran.
  5. Kemampuan Pokja dan Infrastruktur SPSE. Jika jaringan SPSE tidak stabil, lebih aman menggunakan tender biasa dengan evaluasi manual.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, PPK dan Pokja dapat menentukan metode yang efisien sekaligus sesuai regulasi, sehingga hasil pengadaan tetap akuntabel, kompetitif, dan memenuhi prinsip value for money.

Kesimpulan

Baik tender cepat maupun tender biasa merupakan dua metode sah dalam SPSE yang memiliki tujuan sama: mendapatkan penyedia terbaik secara transparan dan efisien. Namun, keduanya berbeda dalam mekanisme, durasi, evaluasi, dan tingkat kompleksitas.

Tender cepat unggul dari sisi kecepatan dan kemudahan, cocok untuk pengadaan barang/jasa sederhana dan berulang. Sementara tender biasa lebih unggul dalam akurasi evaluasi dan pengendalian kualitas, sehingga ideal untuk pengadaan kompleks atau bernilai besar.

Pemilihan metode harus mempertimbangkan kebutuhan, nilai kontrak, tingkat risiko, serta kesiapan data dan sistem. Dengan pemahaman yang baik tentang perbedaan keduanya, instansi pemerintah dapat melaksanakan pengadaan yang lebih efisien, transparan, dan akuntabel, sesuai dengan prinsip pengadaan barang/jasa yang diatur dalam regulasi nasional.

Tulisan Terkait