Langkah-Langkah Praktis Pengadaan Langsung

1. Pendahuluan 

Pengadaan Langsung (PL) merupakan salah satu metode pengadaan yang paling banyak digunakan dalam sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, khususnya untuk kebutuhan yang bernilai relatif kecil atau yang bersifat mendesak dan tidak memungkinkan dilakukan proses tender yang lebih panjang. Dalam praktiknya, PL telah menjadi mekanisme vital, terutama dalam situasi-situasi yang menuntut kecepatan respon seperti kondisi darurat, kebutuhan operasional mendesak, hingga pemeliharaan rutin yang harus segera dilakukan agar pelayanan publik tidak terganggu.

Namun, meskipun terkesan sederhana dan cepat, pelaksanaan PL tidak boleh dianggap sebagai prosedur yang bisa dilakukan secara sembarangan. Justru karena sifatnya yang cepat dan tidak melalui proses seleksi terbuka seperti tender, pengadaan langsung memiliki risiko yang tinggi dalam hal transparansi, akuntabilitas, dan potensi konflik kepentingan. Oleh karena itu, penting bagi setiap instansi, baik pusat maupun daerah, untuk memahami dengan mendalam langkah-langkah praktis yang harus dilalui agar PL tidak hanya cepat dan efektif, tetapi juga tetap mematuhi prinsip-prinsip dasar PBJ seperti efisien, terbuka, bersaing, transparan, adil, dan akuntabel.

Secara umum, batas nilai pengadaan langsung untuk pengadaan barang/jasa lainnya adalah maksimal Rp200 juta sesuai ketentuan nasional, namun perlu dicatat bahwa ambang batas tersebut bisa berbeda jika ditetapkan khusus oleh pemerintah daerah melalui peraturan kepala daerah (Perkada) atau Peraturan Daerah (Perda). Di samping nilai, terdapat pula pertimbangan lain yang tak kalah penting seperti ketersediaan penyedia di pasar, tingkat urgensi kebutuhan, serta potensi gangguan layanan publik jika pengadaan tersebut ditunda. Bahkan dalam kondisi tertentu, PL bisa menjadi satu-satunya metode yang relevan jika penyedia hanya tersedia dalam jumlah terbatas atau terdapat kebutuhan yang sangat spesifik.

Proses pengadaan langsung, meskipun hanya melibatkan satu penyedia, tetap harus diselenggarakan dengan prinsip kehati-hatian yang tinggi. Setiap tahapan, mulai dari analisis kebutuhan, survei pasar, pemilihan penyedia, hingga penandatanganan Surat Perintah Kerja (SPK), harus disertai dokumentasi yang lengkap dan terverifikasi. Hal ini bertujuan untuk menghindari celah-celah penyalahgunaan seperti markup harga, penunjukan penyedia fiktif, atau pelaksanaan pekerjaan yang tidak sesuai spesifikasi teknis. Ketika proses dokumentasi dijalankan secara tertib dan transparan, maka PL tidak hanya mampu menjawab kebutuhan yang mendesak tetapi juga tetap berada dalam koridor hukum yang benar.

2. Landasan Hukum Pengadaan Langsung

Pengadaan langsung sebagai metode resmi dalam pengadaan pemerintah tidak berdiri di ruang hampa, melainkan memiliki dasar hukum yang kuat dan sistematis. Landasan hukum yang kokoh ini menjadi fondasi penting untuk menjamin bahwa setiap kegiatan pengadaan langsung tidak hanya sah secara administratif, tetapi juga dapat dipertanggungjawabkan secara hukum di kemudian hari. Dengan pemahaman yang baik terhadap landasan hukum ini, para pelaku pengadaan-baik Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), maupun Penyedia-dapat melaksanakan pengadaan langsung dengan lebih percaya diri, tanpa rasa khawatir terhadap potensi pelanggaran.

Dasar hukum utama yang menjadi rujukan dalam pelaksanaan PL adalah

Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 12 Tahun 2021 yang merupakan perubahan atas Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dalam perpres ini, khususnya pada Pasal 23, dijelaskan secara eksplisit mengenai metode pengadaan langsung, termasuk kriteria kapan metode ini dapat digunakan, serta mekanisme teknis yang harus dipenuhi agar pelaksanaannya sah dan akuntabel. Ketentuan ini diperkuat oleh berbagai Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) yang menyusun petunjuk teknis dan dokumen pendukung pelaksanaan PL, sehingga pelaku pengadaan memiliki acuan yang jelas dan tidak multitafsir.

Peraturan Menteri Keuangan (PMK) dan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) juga memberikan arahan mengenai pengelolaan anggaran untuk kegiatan pengadaan langsung. Hal ini penting karena seringkali pengadaan langsung berkaitan dengan pengeluaran anggaran belanja langsung atau belanja operasional rutin instansi. PMK memberikan batasan dan format pelaporan keuangan yang harus dipatuhi agar dana yang dikeluarkan dari APBN/APBD dapat dipertanggungjawabkan secara tertib, sementara Permendagri menjelaskan mekanisme administratif dalam lingkup pemerintah daerah.

Di beberapa daerah, PL juga dapat mengacu pada Peraturan Daerah (Perda) atau Peraturan Kepala Daerah (Perkada) yang memperbolehkan penyesuaian threshold nilai maksimal pengadaan langsung, misalnya menjadi Rp300 juta di daerah-daerah dengan indeks kemahalan konstruksi atau geografis tertentu. Namun demikian, kebijakan tersebut tetap harus berada dalam koridor ketentuan nasional dan tidak boleh bertentangan dengan semangat efisiensi dan akuntabilitas.

Dengan adanya kerangka hukum yang menyeluruh ini, pelaksanaan PL tidak dapat dianggap sebagai proses informal atau alternatif yang ‘lepas dari pengawasan’. Justru sebaliknya, PL adalah metode resmi yang tunduk pada kontrol hukum yang sama ketatnya dengan metode pengadaan lainnya, hanya saja dengan tahapan yang lebih ringkas untuk efisiensi proses dalam skala kecil dan menengah.

3. Kriteria dan Persiapan Awal

Sebelum melaksanakan pengadaan langsung, langkah pertama yang sangat penting adalah memastikan bahwa pengadaan tersebut benar-benar memenuhi kriteria yang ditetapkan oleh regulasi. Kesesuaian terhadap kriteria ini bukan hanya syarat administratif semata, tetapi merupakan dasar moral dan hukum agar PL tidak disalahgunakan untuk kepentingan yang bertentangan dengan prinsip pengadaan. Secara umum, terdapat tiga kriteria utama yang harus terpenuhi secara bersamaan agar suatu paket pengadaan dapat dilakukan secara langsung.

• Nilai paket pengadaan.
  Untuk pengadaan barang dan jasa lainnya, nilai maksimal yang diperbolehkan untuk PL biasanya adalah Rp200 juta. Sementara untuk konstruksi, batasan bisa berbeda, dan dalam beberapa kasus daerah dapat menetapkan threshold yang sedikit lebih tinggi melalui Perda. Nilai ini ditetapkan berdasarkan prinsip bahwa pengadaan dalam skala kecil akan lebih efisien jika menggunakan PL dibandingkan proses tender yang membutuhkan waktu dan sumber daya lebih besar.
• Ketersediaan penyedia di pasar.
  PL hanya dapat dilakukan apabila barang/jasa yang dibutuhkan tersedia dari jumlah penyedia yang sangat terbatas, atau bahkan tunggal, sehingga proses kompetisi terbuka menjadi tidak relevan. Misalnya, dalam kasus pengadaan perangkat lunak lisensi khusus atau komponen mesin pabrikan tertentu yang hanya dapat disediakan oleh vendor resmi.
• Urgensi atau sifat kebutuhan.
  PL sangat tepat digunakan dalam kondisi darurat atau ketika keterlambatan pemenuhan barang/jasa dapat menyebabkan gangguan layanan publik. Contohnya adalah pengadaan genset darurat ketika listrik padam di rumah sakit, atau pengadaan alat pelindung diri saat terjadi wabah mendadak.

Jika ketiga kriteria ini terpenuhi, maka instansi dapat masuk ke tahap persiapan awal. Persiapan ini sangat penting untuk mendasari proses PL secara sah dan akuntabel. Beberapa tahapan penting dalam persiapan antara lain:

1. Survei Pasar Ringkas:
   Survei ini bukan berarti proses yang rumit, melainkan sebuah upaya sederhana namun penting untuk mengetahui harga pasar terkini, ketersediaan barang, dan syarat pengiriman. Idealnya, instansi menghubungi minimal tiga penyedia berbeda (bila memungkinkan), mencatat penawaran harga, estimasi waktu pengiriman, serta ketentuan garansi dan syarat pembayaran. Hasil survei ini sebaiknya dirangkum dalam bentuk tabel komparasi agar mudah dianalisis dan dijadikan dasar negosiasi.
2. Analisis Kebutuhan:
   Langkah ini mencakup penyusunan memo atau nota dinas yang berisi penjelasan teknis mengenai apa yang dibutuhkan, mengapa harus dilakukan melalui PL, dan apa urgensinya. Analisis ini penting sebagai pertanggungjawaban awal sekaligus sebagai dasar argumentasi bila dikemudian hari terjadi audit oleh Inspektorat atau BPK. Memo ini idealnya ditandatangani oleh pejabat teknis pengguna barang serta Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
3. Rencana Anggaran:
   Pengadaan tidak boleh dilakukan tanpa pagu yang tersedia. Karena itu, nilai pengadaan harus tercantum dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan telah dialokasikan secara resmi dalam DIPA (Dokumen Isian Pelaksanaan Anggaran) atau DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran) satuan kerja. Jika terjadi perubahan kebutuhan, revisi anggaran atau pengajuan perubahan RUP perlu dilakukan terlebih dahulu.
4. Penunjukan Tim Internal:
   PL tetap memerlukan tata kelola internal yang tertib. Oleh sebab itu, harus ada penunjukan PPK yang bertanggung jawab penuh atas proses PL. Selain itu, tim pendukung seperti pejabat teknis, tim negosiasi harga, hingga auditor internal (SPI atau Inspektorat) juga harus disiapkan sejak awal. Keterlibatan pengawas sejak awal (audit concurrent) sangat penting untuk menjaga akuntabilitas dan mencegah potensi temuan yang bersifat retrospektif.

Dengan memastikan seluruh proses persiapan berjalan sesuai prosedur, instansi akan lebih siap menghadapi tahapan inti PL seperti negosiasi dan pelaksanaan. Persiapan yang matang akan meminimalkan hambatan di tahap berikutnya serta memperkuat posisi instansi dalam mempertanggungjawabkan keputusan pengadaan.

4. Penyusunan Dokumen Pengadaan Langsung

Dokumen menjadi “jiwa” dari setiap proses Pengadaan Langsung (PL). Meskipun proses ini bersifat sederhana dan cepat, bukan berarti dapat mengabaikan prinsip transparansi dan akuntabilitas. Setiap tahapan harus terdokumentasi dengan rapi, karena audit internal dan eksternal, termasuk dari Inspektorat dan BPK, menjadikan dokumen sebagai alat utama pembuktian kinerja dan kepatuhan.

4.1 Surat Perintah Pengadaan Langsung (SPPL)

Dokumen pertama yang harus disusun oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah SPPL. Dokumen ini berfungsi sebagai landasan pelaksanaan PL. Di dalamnya harus disebutkan secara jelas:

• Nama paket pekerjaan: disertai kode RUP, jika ada.
• Dasar hukum pelaksanaan: misalnya Perpres 12/2021 tentang PBJ Pemerintah, atau SE LKPP.
• Alasan pemilihan metode PL: mencantumkan alasan teknis dan administratif, misalnya karena nilai paket di bawah Rp200 juta untuk barang/jasa lainnya.
• Pagu anggaran: sesuai DPA.
• Jangka waktu pelaksanaan: mulai dari negosiasi hingga serah terima.

Surat ini ditandatangani oleh PPK dan dikeluarkan sebelum mengundang penyedia. Tanpa dokumen ini, tahapan PL belum bisa dimulai secara formal.

4.2 Undangan Negosiasi

Undangan negosiasi menjadi dokumen awal komunikasi resmi antara pemerintah dan calon penyedia. Format standar undangan harus mencakup:

• Nama dan alamat penyedia yang diundang.
• Waktu, tempat, dan metode pelaksanaan negosiasi (langsung, daring, atau hybrid).
• Dokumen pendukung, seperti spesifikasi teknis, rencana kebutuhan, atau hasil survei harga.
• Permintaan kepada penyedia agar membawa penawaran tertulis dan dokumen legalitas usaha.

Undangan dikirimkan secara resmi-baik melalui email kedinasan, aplikasi e-office, atau surat fisik berstempel instansi. Jangan lupa meminta tanda terima sebagai bukti pengiriman. Dalam pengawasan audit, dokumen ini menjadi titik awal pembuktian adanya proses persiapan dan komunikasi yang sah.

4.3 Berita Acara Negosiasi

Negosiasi adalah tahap kritis yang harus dicatat dengan cermat. Semua hasil pembicaraan dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi (BAN). Struktur BAN minimal mencakup:

• Tanggal dan tempat negosiasi.
• Daftar hadir penyedia dan tim pengadaan.
• Hasil perbandingan penawaran antar penyedia (jika lebih dari satu).
• Kesepakatan akhir harga dan waktu pelaksanaan.
• Ketentuan teknis, garansi, atau service level agreement (SLA) yang disepakati.

Dokumen ini harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dan dijadikan lampiran dalam proses evaluasi serta SPK. Hindari negosiasi informal tanpa bukti tertulis, karena dapat menimbulkan temuan dalam audit.

4.4 Surat Perjanjian atau SPK Internal

Setelah hasil negosiasi disepakati, PPK menyusun dan menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK). Meskipun nilai pengadaannya kecil, struktur SPK tetap harus profesional. Paling tidak, SPK harus memuat:

• Objek pekerjaan atau jasa.
• Rincian harga satuan dan total.
• Jangka waktu pelaksanaan.
• Skema pembayaran (termin).
• Sanksi jika terjadi keterlambatan atau pelanggaran.

SPK dapat berbentuk dokumen cetak atau digital, tergantung sistem yang digunakan instansi. Jika berbasis e-SPK, maka wajib menggunakan tanda tangan elektronik resmi yang sah dari Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE).

4.5 Jaminan Pelaksanaan

Meskipun secara regulasi jaminan pelaksanaan tidak wajib dalam PL bernilai kecil, PPK memiliki diskresi untuk memintanya terutama pada pekerjaan konstruksi mikro, pengadaan barang penting, atau jasa berbasis output. Bentuknya bisa berupa:

• Bank Garansi.
• Jaminan Asuransi.
• Uang Jaminan Tunai.

Biasanya besarannya 1%-2% dari nilai kontrak. Tujuannya adalah memberi insentif bagi penyedia agar menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan sesuai kualitas. Jaminan ini juga menjadi buffer keuangan jika terjadi wanprestasi.

4.6 Checklist Dokumentasi dan Pelaporan

Agar proses dapat dipertanggungjawabkan secara hukum dan administratif, seluruh dokumen PL wajib terdigitalisasi dan disimpan secara manual. Checklist dokumen yang harus disiapkan meliputi:

• Memo teknis dari user.
• Hasil survei harga.
• Undangan negosiasi.
• Berita acara negosiasi.
• SPK.
• Dokumen serah terima (BAST).
• Invoice dan bukti pembayaran.

Dokumen diunggah ke aplikasi e-office, e-Contract, atau sistem arsip internal. Penyimpanan yang rapi mempermudah proses review, audit, dan pelaporan. Bahkan, jika sewaktu-waktu terjadi sengketa atau investigasi, dokumentasi ini menjadi bukti kunci yang tidak tergantikan.

5. Tahapan Pelaksanaan Pengadaan Langsung

Pelaksanaan Pengadaan Langsung memerlukan kecepatan dan ketepatan, tetapi juga harus tetap menjunjung prinsip-prinsip PBJ: efisien, efektif, transparan, akuntabel, dan bersaing sehat. Dalam praktiknya, pelaksanaan PL yang baik ditentukan oleh ketegasan peran PPK, kelengkapan dokumentasi, dan kedisiplinan dalam pengawasan lapangan.

5.1. Undangan dan Negosiasi Harga

Tahapan pelaksanaan dimulai dari undangan negosiasi kepada penyedia yang masuk daftar shortlist. Idealnya, shortlist terdiri dari 2-3 penyedia yang telah lolos uji kelaikan berdasarkan legalitas dan survei harga. Undangan dilakukan secara resmi untuk menjaga transparansi dan menghindari potensi konflik kepentingan.

Negosiasi dilakukan simultan oleh dua tim berbeda:

• Tim teknis mengevaluasi kesesuaian spesifikasi dan metode kerja.
• Tim keuangan menegosiasikan harga satuan, total biaya, termin pembayaran, dan diskon.

Durasi, dinamika, dan hasil negosiasi wajib dicatat secara detail dalam berita acara. Jika penyedia hanya satu, maka proses klarifikasi harga tetap harus berlangsung formal. Gunakan referensi harga pasar, e-Katalog, atau HPS sebagai pijakan argumentasi.

5.2. Evaluasi dan Penetapan Pemenang

Evaluasi dilakukan segera setelah negosiasi. Kriteria utama penetapan pemenang dalam PL adalah:

• Harga terendah yang masuk akal secara teknis dan pasar.
• Kemampuan penyedia melaksanakan pekerjaan sesuai jadwal.
• Ketersediaan barang/jasa dalam waktu cepat (untuk belanja langsung kebutuhan rutin).

Dokumen evaluasi harus disusun secara tertulis dalam bentuk Berita Acara Penetapan Pemenang, lengkap dengan:

• Rincian penyedia terpilih.
• Lampiran dokumen penawaran.
• Perbandingan penawaran dengan penyedia lain (jika ada).

Penetapan pemenang ditandatangani oleh PPK dan disimpan dalam arsip elektronik serta manual.

5.3. Penandatanganan SPK Internal

Setelah penetapan pemenang, SPK disusun dan ditandatangani oleh:

• PPK sebagai penanggung jawab teknis.
• KPA sebagai penanggung jawab anggaran (jika diperlukan).
• Penyedia sebagai pihak pelaksana.

Jika SPK dilakukan secara digital, maka pastikan e-signature telah didaftarkan di BSrE atau sistem resmi pemerintahan. SPK menjadi dasar hukum pelaksanaan kegiatan dan acuan pembayaran. Oleh karena itu, jangan sampai SPK ditandatangani setelah pekerjaan dimulai-hal ini sering menjadi temuan dalam audit SPI atau BPK.

5.4. Pelaksanaan dan Pengawasan

Pelaksanaan dimulai segera setelah SPK aktif. Tim pelaksana di lapangan terdiri dari PPK, PPTK, dan pejabat teknis yang relevan. Pengawasan dilakukan dalam dua bentuk:

• Supervisi administratif: memeriksa kesesuaian pelaksanaan dengan dokumen SPK, progres harian, dan catatan logistik.
• Supervisi fisik: kunjungan lapangan untuk memverifikasi output, melakukan dokumentasi foto/video, dan mencatat kendala teknis.

Pelaksanaan pengadaan harus terdokumentasi secara progresif, terutama jika ada termin pembayaran bertahap. Pada pekerjaan jasa atau konstruksi, audit concurrent dari SPI (Satuan Pengawasan Internal) menjadi kewajiban sebelum dilakukan pembayaran termin pertama.

5.5. Penyerahan dan Pembayaran

Penyerahan pekerjaan atau barang dilakukan setelah seluruh output selesai. Proses ini ditandai dengan:

• Berita Acara Serah Terima (BAST) yang menyatakan bahwa pekerjaan telah selesai sesuai SPK.
• BAST ditandatangani oleh PPK dan penyedia.
• Untuk pekerjaan yang memerlukan pengujian, lampirkan hasil uji atau sertifikat kelayakan.

Pembayaran dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran, berdasarkan kelengkapan dokumen sebagai berikut:

• SPK atau perjanjian.
• BAST.
• Faktur/Invoice.
• Bukti fisik pekerjaan atau pengiriman.

Termin pembayaran bisa disesuaikan dengan skema SPK:

• 30% di awal (down payment) untuk kebutuhan modal awal.
• 70% setelah pekerjaan selesai dan diserahkan.

SP2D diterbitkan setelah seluruh dokumen lengkap dan diverifikasi oleh KPA dan SPI. Hindari pencairan yang didasarkan pada nota atau permintaan lisan karena berpotensi menimbulkan risiko pelanggaran administratif atau hukum.

6. Manajemen Risiko dan Pengendalian Mutu

Meskipun metode Pengadaan Langsung (PL) ditujukan untuk transaksi dengan nilai kecil dan relatif sederhana, bukan berarti proses ini bebas dari risiko. Justru karena sifatnya yang cepat dan fleksibel, potensi penyimpangan bisa muncul lebih tinggi apabila tidak dilakukan kontrol yang memadai. Oleh karena itu, manajemen risiko dan pengendalian mutu menjadi elemen yang tidak bisa diabaikan dalam pelaksanaan PL yang efektif dan akuntabel.

Risiko Mark‑Up Harga

Salah satu risiko utama dalam PL adalah kemungkinan terjadinya mark-up harga, di mana penyedia mengajukan harga yang tidak wajar karena lemahnya referensi harga dari pihak pengadaan. Untuk menghindari hal ini, langkah mitigasi yang dapat diterapkan adalah melakukan survei harga pasar meskipun secara ringkas. Tim pengadaan dapat mengakses referensi harga dari sumber kredibel seperti e‑katalog, daftar harga resmi dari asosiasi, atau platform marketplace tepercaya. Survei ini sebaiknya dilakukan sebelum proses negosiasi harga dimulai, sehingga data pembanding sudah tersedia dan dapat digunakan sebagai dasar argumentatif saat menentukan harga akhir.

Risiko Kualitas Barang atau Jasa

Risiko berikutnya adalah kualitas barang atau jasa yang tidak sesuai spesifikasi, baik karena penyedia lalai, salah tafsir terhadap permintaan teknis, atau adanya itikad tidak baik. Untuk menekan risiko ini, pelaksana PL dapat menerapkan metode pemeriksaan contoh barang atau sample. Jika memungkinkan, barang contoh tersebut diuji terlebih dahulu oleh tim teknis sebelum kontrak ditandatangani. Selain itu, perlu pula dicantumkan klausul jaminan mutu (misalnya, barang rusak dapat dikembalikan atau diganti dalam waktu 30 hari setelah serah terima). Ini memberikan kepastian bahwa penyedia akan bertanggung jawab terhadap kualitas barang yang diserahkan, serta mendorong mereka lebih berhati-hati dalam memenuhi spesifikasi teknis.

Risiko Keterlambatan Pengiriman

Meski nilai paket relatif kecil, keterlambatan tetap dapat berdampak signifikan, terutama dalam konteks pengadaan yang mendesak seperti keperluan kantor, operasional darurat, atau proyek padat waktu. Oleh karena itu, kontrak Pengadaan Langsung sebaiknya memuat klausul penalti atau denda atas keterlambatan. Ketentuan yang umum dipakai adalah denda 0,1% per hari dari nilai kontrak dengan batas maksimal 5%. Meskipun angka ini kecil secara absolut, keberadaannya sangat penting sebagai alat kontrol perilaku penyedia. Jika penyedia tahu ada konsekuensi atas keterlambatan, maka mereka akan mengatur waktu produksi dan pengiriman dengan lebih disiplin.

Risiko Dokumen Inkomplet atau Tidak Sesuai

Risiko lain yang kerap terjadi dalam PL adalah tidak lengkapnya dokumen administrasi, baik dari sisi penyedia maupun dari internal instansi. Misalnya, dokumen pendukung teknis tidak tersedia, invoice tidak sesuai format, atau SPK lupa ditandatangani. Untuk menghindari hal ini, tim pelaksana perlu menyiapkan checklist dokumentasi wajib yang mencakup semua dokumen yang harus ada sebelum pencairan dana melalui SP2D. Selain itu, metode audit concurrent (audit yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan) oleh SPI atau Inspektorat juga sangat membantu untuk memastikan bahwa seluruh tahapan dijalankan sesuai regulasi. Mereka dapat melakukan review 1-2 hari setelah SPK diteken untuk memastikan kesesuaian dokumen RUP, memo teknis, dan berita acara negosiasi.

Pengawasan yang Aktif dan Proporsional

Pengawasan internal oleh SPI atau Inspektorat sebaiknya tidak bersifat menghambat, melainkan menjadi instrumen akselerasi dan kualitas. Pengawasan dilakukan secara berbasis risiko-semakin tinggi risiko paket, semakin ketat pengawasan; sebaliknya, paket yang tergolong sederhana bisa diawasi melalui sampling atau audit pasca. Dengan demikian, proses PL tetap dapat berjalan cepat tanpa mengorbankan akuntabilitas. Kolaborasi erat antara tim pengadaan, teknis, keuangan, dan pengawas menjadi kunci utama dalam menjaga keseimbangan antara kecepatan dan kepatuhan.

Secara keseluruhan, dengan manajemen risiko dan pengendalian mutu yang terstruktur dan dijalankan secara konsisten, maka Pengadaan Langsung dapat dijalankan secara cepat, tepat, dan aman, memberikan nilai tambah yang optimal untuk instansi pengguna.

7. Evaluasi Pasca-Pengadaan dan Pelaporan

Pengadaan Langsung tidak berhenti pada tahap serah terima barang atau jasa. Justru setelah pelaksanaan selesai, tahapan penting berikutnya adalah melakukan evaluasi dan pelaporan. Tujuan utama dari evaluasi ini adalah untuk melakukan refleksi menyeluruh atas proses yang telah dijalankan: apakah prosedur sudah efisien? Apakah biaya dan waktu sudah optimal? Apa kendala yang muncul dan bagaimana solusi ke depannya? Evaluasi ini menjadi landasan untuk perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) dalam manajemen pengadaan.

Laporan Hasil Pelaksanaan

PPK wajib menyusun laporan pelaksanaan Pengadaan Langsung yang berisi uraian teknis dan keuangan secara ringkas namun informatif. Di dalam laporan ini dicantumkan informasi seperti jenis barang/jasa yang dibeli, total nilai kontrak, waktu pelaksanaan, realisasi biaya dibandingkan dengan pagu anggaran, kendala teknis atau administratif yang terjadi, serta rekomendasi untuk paket sejenis di masa mendatang. Laporan ini bukan sekadar formalitas, melainkan bentuk dokumentasi pembelajaran institusi.

Analisis Efisiensi Proses

Instansi yang menerapkan prinsip efisiensi sebaiknya memiliki indikator kinerja proses pengadaan. Salah satunya adalah waktu siklus (cycle time) dari awal perencanaan PL hingga serah terima. Dalam evaluasi ini, PPK dapat membandingkan durasi dan biaya yang dikeluarkan pada paket PL saat ini dengan rata-rata historis. Jika terjadi pengurangan waktu misalnya dari 10 hari menjadi 6 hari, maka hal tersebut menunjukkan adanya perbaikan efisiensi. Begitu pula dengan efisiensi biaya-jika harga satuan barang yang diperoleh lebih rendah dari tahun lalu, berarti negosiasi berjalan lebih efektif.

Sesi Lessons Learned (Pembelajaran Bersama)

Setelah laporan dibuat, sebaiknya dilakukan sesi refleksi tim yang melibatkan semua pihak terkait: PPK, tim teknis, staf keuangan, dan unit pengawasan. Sesi ini dapat berbentuk diskusi informal atau rapat resmi yang mendokumentasikan pengalaman, baik yang positif maupun yang perlu perbaikan. Dalam sesi lessons learned, pertanyaan yang perlu dijawab adalah: Apa yang berjalan lancar? Apa yang menjadi hambatan? Bagaimana mempercepat proses tanpa melanggar aturan? Apakah penyedia memiliki kinerja yang baik dan layak diajak kerja sama kembali?

Penyimpanan Dokumen Pengadaan

Sebagai bagian dari akuntabilitas, semua dokumen PL wajib disimpan dalam bentuk fisik maupun digital. Dokumen yang wajib diarsipkan antara lain: surat permintaan, undangan negosiasi, berita acara kesepakatan harga, surat penunjukan penyedia, kontrak/SPK, Berita Acara Serah Terima (BAST), invoice, dan laporan akhir. Idealnya, instansi sudah menggunakan sistem manajemen dokumen digital (e-arsip) agar dokumen dapat diakses dengan mudah dalam audit ataupun review. Penyimpanan dokumen ini menjadi bukti utama apabila terjadi pemeriksaan BPK, Inspektorat, atau APIP.

Pelaporan ke Atasan dan Portal Internal

Setelah seluruh dokumen lengkap dan laporan selesai, PPK atau pejabat pengadaan melaporkan hasil pelaksanaan PL kepada PA/KPA sebagai bentuk pertanggungjawaban administratif. Selain itu, laporan ini sebaiknya diunggah pada portal internal pengadaan instansi agar bisa menjadi referensi publik internal. Beberapa instansi bahkan sudah memiliki dashboard yang menampilkan status real-time dari seluruh paket PL, termasuk indikator waktu dan efisiensi, sebagai bentuk keterbukaan dan monitoring internal yang modern.

Dengan pelaporan dan evaluasi yang dilakukan secara sistematis, proses PL tidak hanya menjadi kegiatan transaksional, tetapi juga menjadi bagian dari siklus pembelajaran organisasi. Setiap paket yang selesai bukan akhir, tetapi justru menjadi input untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas pengadaan ke depan.

8. Praktik Terbaik dan Tips Efektif

Pengadaan Langsung (PL) memerlukan kedisiplinan administratif dan ketelitian proses meskipun nilainya relatif kecil. Oleh karena itu, penerapan praktik terbaik berikut akan sangat membantu memperkuat tata kelola PL yang efisien dan akuntabel:

Gunakan Template Baku
Untuk menjaga konsistensi dan kesesuaian format dengan ketentuan yang berlaku, seluruh dokumen PL-mulai dari undangan pengadaan, notulen atau berita acara hasil klarifikasi, hingga Surat Perintah Kerja (SPK), Berita Acara Serah Terima (BAST), dan checklist dokumen pengadaan-harus selalu menggunakan template resmi yang telah distandarisasi oleh instansi. Dengan pola ini, tidak hanya menghemat waktu penyusunan dokumen, tetapi juga memudahkan proses review dan audit karena struktur dokumen telah dikenali oleh semua pihak.

Manfaatkan e‑Katalog LKPP
Ketersediaan referensi harga dari e‑Katalog LKPP sebaiknya dimaksimalkan, bahkan untuk barang/jasa yang belum wajib masuk dalam pengadaan elektronik. Ketika terdapat produk serupa yang tercantum dalam katalog, harga satuannya dapat digunakan sebagai pembanding atau dasar pembicaraan dalam proses negosiasi harga dengan penyedia. Selain mempercepat proses dan memberi kejelasan harga pasar, langkah ini juga menjadi bentuk kehati-hatian dalam memastikan bahwa nilai kontrak tetap wajar dan tidak terjadi mark-up.

Audit Internal Ringkas (Spot Check)
Salah satu celah risiko dalam PL adalah ketika verifikasi dokumen dilakukan hanya menjelang audit BPK atau BPKP. Untuk menghindari hal ini, SPI atau Inspektorat harus aktif melakukan audit internal ringkas secara periodik, minimal 1 hari kerja sebelum proses pembayaran termin atau SP2D diajukan. Spot check ini mencakup pengecekan dokumen kunci seperti bukti kesesuaian spesifikasi teknis, kesesuaian harga dengan hasil negosiasi, dan kelengkapan administrasi sesuai checklist instansi.

Komunikasi Jelas dengan Penyedia
Aspek yang sering terabaikan dalam PL adalah miskomunikasi antara PPK atau pejabat pengadaan dengan penyedia barang/jasa. Oleh karena itu, penting sejak awal disampaikan secara tertulis mengenai batas waktu pengadaan, format dokumen penawaran yang dibutuhkan, dan standar mutu barang/jasa yang diharapkan. Komunikasi ini dapat dituangkan dalam bentuk undangan resmi atau lembar penjelasan teknis, sehingga tidak terjadi perbedaan persepsi yang berujung keterlambatan atau kualitas yang tidak sesuai.

Transparansi Terbatas, tapi Terdokumentasi Lengkap
Memang benar bahwa dalam PL, tidak dilakukan pengumuman vendor seperti halnya tender terbuka. Namun, prinsip transparansi tetap dijaga melalui dokumentasi internal yang lengkap. Setiap tahapan pengadaan, dari pemilihan penyedia, proses klarifikasi, hingga penandatanganan kontrak dan pembayaran, wajib memiliki bukti tertulis yang dapat ditelusuri. Dengan dokumentasi ini, auditor atau pengawas internal akan tetap dapat menilai bahwa proses telah dilakukan secara fair dan akuntabel, meskipun tanpa publikasi eksternal.

Pelatihan Tim Berkala
Agar kapasitas SDM pengadaan terus diperbarui, sangat disarankan untuk mengadakan pelatihan rutin atau workshop singkat-misalnya satu kali setiap bulan-yang diikuti oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), pejabat pengadaan, serta perwakilan SPI. Materi pelatihan dapat berupa update Peraturan LKPP terbaru, studi kasus pengadaan bermasalah, serta diskusi interaktif mengenai temuan BPK atau audit internal. Kegiatan ini akan membentuk ekosistem pembelajaran yang mendorong peningkatan kualitas dan integritas pelaksanaan PL secara menyeluruh.

9. Kesimpulan

Pengadaan Langsung merupakan salah satu instrumen vital dalam sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang memungkinkan pemenuhan kebutuhan berskala kecil secara cepat, fleksibel, dan adaptif terhadap dinamika kebutuhan operasional instansi. Namun, efisiensi waktu yang ditawarkan oleh mekanisme ini tidak boleh menjadi justifikasi untuk mengabaikan prinsip-prinsip tata kelola yang baik, seperti transparansi internal, akuntabilitas proses, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

Dengan pemahaman menyeluruh terhadap landasan hukum yang mengatur PL, batasan nilai dan jenis paket yang diperbolehkan, prosedur persiapan dokumen yang sistematis, serta praktik negosiasi yang tidak hanya fokus pada harga tapi juga kualitas dan waktu pengiriman, instansi pemerintah dapat melaksanakan PL secara cepat namun tetap kredibel di mata auditor dan publik. Selain itu, aspek manajemen risiko-termasuk pengendalian mutu barang/jasa, ketepatan waktu pengiriman, dan kelengkapan dokumen-harus mendapat perhatian ekstra karena justru sering menjadi titik rawan temuan audit.

Evaluasi pasca-pengadaan yang dilakukan dengan cermat dan berbasis data historis memungkinkan perbaikan berkelanjutan, sedangkan penyimpanan arsip digital dan fisik secara rapi menjadi pondasi transparansi internal dan persiapan menghadapi audit sewaktu-waktu. Praktik terbaik seperti penggunaan format baku dokumen, pemanfaatan e-Katalog sebagai referensi harga pasar, audit internal ringkas oleh SPI, komunikasi yang terbuka dengan penyedia, serta pelatihan reguler bagi tim pengadaan akan membangun budaya kerja yang berintegritas dan profesional.

Akhirnya, keberhasilan Pengadaan Langsung bukan hanya ditentukan oleh seberapa cepat barang diterima atau jasa selesai dilaksanakan, tetapi juga oleh seberapa kuat instansi dapat menjaga akuntabilitas di setiap tahap prosesnya. Dengan pendekatan yang sistematis, berbasis regulasi, dan terbuka terhadap perbaikan, PL akan terus menjadi alat yang andal untuk belanja negara yang tepat waktu, tepat mutu, dan tepat guna.