Bagaimana Menentukan Biaya Swakelola secara Wajar?

Menentukan biaya swakelola secara wajar merupakan tantangan krusial dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa tanpa melibatkan penyedia komersial eksternal. Biaya yang wajar tidak hanya sekadar angka yang muncul dari perhitungan kasar, melainkan mencerminkan keseimbangan antara kebutuhan riil proyek, efisiensi penggunaan anggaran, dan prinsip akuntabilitas publik. Artikel ini akan mengulas secara panjang dan mendalam, dengan kalimat yang panjang dan sistematis, berbagai aspek penting dalam menentukan biaya swakelola yang wajar: mulai dari landasan konsep, komponen biaya, metode penetapan harga, analisis risiko, hingga praktik terbaik dan rekomendasi, agar pembaca awam dapat memahami prosesnya secara utuh.

1. Pendahuluan: Pentingnya Biaya Swakelola yang Wajar

Dalam setiap pelaksanaan swakelola, apakah itu di tingkat desa, kota, maupun instansi pemerintah pusat, salah satu faktor kunci yang menentukan keberhasilan dan akuntabilitas program adalah penetapan biaya. Ketika biaya ditetapkan secara berlebihan, anggaran publik terbuang percuma, menimbulkan persepsi negatif tentang pemborosan, dan berpotensi mengundang audit atau sanksi hukum. Sebaliknya, jika biaya terlalu rendah, pelaksana swakelola-yang umumnya menggunakan sumber daya internal atau mitra masyarakat-mungkin kesulitan menyelesaikan pekerjaan sesuai spesifikasi dan waktu, yang pada akhirnya menghasilkan output berkualitas rendah atau menunda penyelesaian.

Biaya swakelola yang wajar berfungsi sebagai patokan bahwa anggaran yang dialokasikan benar-benar diperlukan dan sesuai dengan standar harga pasar, kondisi lokal, serta kompleksitas pekerjaan. Dengan demikian, penetapan biaya yang wajar menjadi fondasi bagi mekanisme termin pembayaran, penilaian kinerja pelaksana, dan pengukuran efisiensi penggunaan anggaran. Artikel ini akan membantu pembaca memahami langkah-langkah sistematis dalam menghitung dan menetapkan biaya swakelola secara wajar, memberikan wawasan tentang komponen-komponen yang harus dipertimbangkan, teknik survei harga, penggunaan buffer anggaran, serta kerangka evaluasi dan dokumentasi yang harus dijaga.

2. Landasan Konseptual dan Hukum

Sebelum membahas tentang teknis penghitungan biaya dalam kegiatan swakelola, hal paling mendasar yang perlu dipahami adalah kerangka konseptual dan hukum yang menjadi pondasi penetapan biaya tersebut. Pengetahuan ini akan membantu pemerintah desa, perangkat pelaksana swakelola, dan masyarakat memahami batasan dan ruang gerak yang sah serta realistis dalam menentukan komponen dan jumlah anggaran setiap kegiatan.

Pertama, dasar hukum utama yang mengatur swakelola adalah Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Di dalamnya terdapat prinsip-prinsip penting seperti efisiensi, transparansi, akuntabilitas, dan keberlanjutan. Dalam konteks biaya, prinsip efisiensi berarti bahwa seluruh pengeluaran harus mencerminkan pemanfaatan sumber daya secara optimal, tidak boleh terjadi pemborosan, namun juga tidak terlalu menekan hingga menurunkan kualitas hasil. Prinsip keberlanjutan mengandung makna bahwa pembiayaan kegiatan swakelola harus mempertimbangkan kemampuan keuangan jangka panjang pemerintah desa, sehingga kegiatan tidak menimbulkan beban anggaran pada tahun berikutnya.

Kedua, acuan penting lainnya adalah Standar Biaya Keluaran (SBK) yang diterbitkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). SBK ini berfungsi sebagai pedoman dalam menetapkan honorarium, biaya perjalanan dinas, konsumsi, biaya pelatihan, jasa tenaga ahli, dan sebagainya. Dengan mengikuti SBK, desa bisa menjamin bahwa biaya yang dianggarkan tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi, sehingga mencerminkan kewajaran dan sesuai standar nasional.

Ketiga, dalam ranah keuangan negara, termasuk pengelolaan dana desa, terdapat pengaturan tentang klasifikasi dan kode akun belanja sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2018 untuk pemerintah desa dan sejumlah Peraturan Menteri Keuangan (PMK) lainnya. Hal ini penting agar biaya swakelola masuk dalam kategori pengeluaran yang sah secara administratif dan akuntabel dalam Laporan Realisasi Anggaran (LRA) serta tidak menimbulkan temuan dalam audit.

Keempat, untuk menjaga relevansi dan realitas perhitungan biaya, desa wajib mempertimbangkan nilai waktu dan ruang, yaitu memperhitungkan konteks geografis, inflasi lokal, ketersediaan bahan, serta dinamika harga pasar di wilayah tempat kegiatan berlangsung. Misalnya, harga semen di desa terpencil tentu berbeda dengan di kota, demikian juga upah buruh harian atau biaya sewa kendaraan.

Dengan memahami dan menerapkan keempat prinsip tersebut, maka penetapan biaya swakelola akan sah secara hukum, logis dalam perencanaan anggaran, dan aplikatif di lapangan.

3. Komponen Biaya dalam Swakelola

Menentukan biaya swakelola secara tepat bukanlah sekadar menjumlahkan angka, melainkan hasil dari proses identifikasi dan klasifikasi seluruh jenis pengeluaran yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dari awal hingga akhir. Umumnya, terdapat empat kelompok besar komponen biaya yang perlu dicermati dan dirinci dengan teliti.

3.1. Biaya Tenaga Kerja

Biaya ini mencakup seluruh honorarium atau upah yang diberikan kepada pihak-pihak yang terlibat langsung dalam pelaksanaan kegiatan. Kelompok ini meliputi:

• Pegawai internal desa seperti kepala seksi, kepala urusan, atau staf teknis yang masuk dalam tim pelaksana.
• Tenaga ahli, seperti pelatih, konsultan teknis, atau fasilitator yang didatangkan dari luar.
• Tenaga lapangan, seperti buruh harian lepas atau tukang dalam kegiatan pembangunan.

Penetapan upah harus didasarkan pada beberapa parameter, antara lain:

• Upah Minimum Regional (UMR/UMK/UMP) sebagai patokan dasar untuk buruh harian.
• Tunjangan risiko atau kompleksitas pekerjaan sebesar 5-10% untuk kegiatan teknis berat atau yang mengandung tanggung jawab besar.
• Honorarium ASN mengikuti klasifikasi jabatan dan ketentuan dalam SBK.

Dengan memperhatikan faktor-faktor ini, biaya tenaga kerja menjadi masuk akal dan tidak menimbulkan celah bagi kelebihan pembayaran (mark-up) atau ketimpangan antarpekerja.

3.2. Biaya Bahan Baku dan Material

Komponen ini sangat penting terutama pada kegiatan fisik seperti pembangunan jalan, irigasi, atau bangunan. Termasuk juga bahan pelatihan, alat tulis, dan peralatan lain yang digunakan selama kegiatan berlangsung. Penentuan biaya dilakukan melalui:

• Survei lapangan ke toko lokal, mencatat harga dari beberapa sumber untuk menghitung harga rata-rata.
• Menggunakan e-Katalog LKPP, jika barang yang diperlukan tersedia di sana, sebagai referensi harga tertinggi.
• Menambahkan cadangan 5-10% dari total nilai untuk mengantisipasi fluktuasi harga selama kegiatan berlangsung.

3.3. Biaya Operasional dan Logistik

Termasuk dalam kelompok ini adalah:

• Konsumsi peserta dan panitia, yang dihitung berdasarkan jumlah porsi x harga per porsi x jumlah hari kegiatan.
• Transportasi dan akomodasi, jika kegiatan membutuhkan perjalanan atau penginapan, dengan perhitungan berbasis jarak tempuh, tarif lokal, dan jumlah perjalanan.
• Sewa alat atau ruang, seperti sewa sound system, tenda, kursi, kendaraan, dan ruangan pelatihan.

Semua biaya ini harus didasarkan pada harga pasar yang wajar dan tercermin dalam bukti transaksi.

3.4. Biaya Administrasi dan Dokumentasi

Sering kali diabaikan, padahal sangat penting untuk pelaporan dan audit. Komponennya meliputi:

• Percetakan dokumen, seperti laporan, modul pelatihan, spanduk kegiatan.
• Dokumentasi visual, berupa jasa fotografer/videografer atau pembelian alat dokumentasi.
• ATK, yaitu alat tulis kantor standar seperti tinta, kertas, map, dan lain-lain.
• Jasa pihak ketiga, bila menggunakan konsultan pendampingan atau verifikator independen.

Identifikasi komprehensif seluruh komponen ini membantu dalam menyusun RAB yang rasional dan menghindari tuduhan pengeluaran fiktif.

4. Metode Penetapan Harga yang Wajar

Setelah seluruh komponen biaya diidentifikasi, langkah berikutnya adalah menentukan harga yang wajar dan dapat dipertanggungjawabkan untuk setiap item. Ini merupakan tahapan yang sangat penting karena langsung berdampak pada nilai akhir dari Rencana Anggaran Biaya (RAB) kegiatan swakelola. Berikut adalah beberapa metode yang umum digunakan:

4.1. Survei Harga Pasar

Metode ini dilakukan dengan cara mengunjungi langsung toko-toko lokal, penyedia jasa, atau pelaku usaha di sekitar wilayah pelaksanaan kegiatan untuk memperoleh informasi harga aktual. Hasil survei minimal dari 3-5 sumber berbeda dicatat, kemudian dianalisis untuk mendapatkan harga rata-rata atau median, yang dianggap paling representatif. Keunggulan metode ini adalah kemampuannya menangkap variasi harga nyata di lapangan. Namun kelemahannya, butuh waktu dan harus dilakukan secara objektif tanpa intervensi pihak yang berkepentingan.

4.2. Menggunakan e-Katalog dan SBK LKPP

Untuk beberapa barang dan jasa, harga satuan sudah tersedia dalam e-Katalog LKPP atau dalam dokumen SBK. e-Katalog memberikan batas harga maksimum yang dapat dijadikan acuan, sedangkan SBK memberikan rentang harga (batas bawah dan atas) berdasarkan jenis kegiatan dan lokasi. Kedua sumber ini sangat berguna karena memiliki legalitas tinggi dan mudah diverifikasi saat audit.

4.3. Analisis Harga Berdasarkan RAB Serupa

Metode ini menggunakan data historis dari kegiatan swakelola sebelumnya, baik yang dilaksanakan oleh desa sendiri maupun desa tetangga. Dengan membandingkan RAB serupa, dapat diperoleh gambaran umum besaran biaya yang lazim untuk jenis kegiatan tertentu. Namun perlu diingat bahwa data ini harus diperbarui dengan inflasi, perbedaan lokasi geografis, dan waktu pelaksanaan agar tetap relevan.

4.4. Penambahan Buffer Anggaran

Untuk menjaga fleksibilitas anggaran, disarankan menyisihkan buffer atau dana cadangan sebesar 5-15% dari total biaya kegiatan. Dana ini tidak diatribusikan ke item tertentu, tetapi digunakan saat terjadi kebutuhan mendesak atau kenaikan harga mendadak. Penggunaan buffer harus dicatat dan dipertanggungjawabkan secara ketat agar tidak disalahgunakan sebagai ruang mark-up tersembunyi.

4.5. Prinsip Kewajaran dan Keadilan

Penetapan harga harus mengedepankan keseimbangan antara realitas harga pasar dan perlindungan terhadap pelaksana kegiatan. Honorarium yang terlalu rendah akan menurunkan semangat kerja, sementara biaya terlalu tinggi akan membebani APBDes dan menciptakan potensi kerugian negara. Dengan menerapkan semua metode di atas secara sistematis, hasil akhir dari proses penetapan biaya akan menghasilkan angka yang wajar, sah secara hukum, dan efektif dalam mendukung keberhasilan kegiatan swakelola.

5. Analisis Risiko dan Mitigasinya

Menentukan biaya swakelola secara wajar tidak dapat dilepaskan dari proses identifikasi potensi risiko yang mungkin muncul sepanjang pelaksanaan kegiatan. Risiko yang tidak diantisipasi sejak awal akan berdampak pada pembengkakan anggaran, keterlambatan pelaksanaan, atau bahkan penyimpangan penggunaan dana. Oleh karena itu, setiap rencana biaya harus disertai dengan analisis risiko dan strategi mitigasi yang komprehensif. Berikut adalah beberapa risiko utama yang sering terjadi dan langkah-langkah mitigasi yang disarankan:

5.1. Risiko Fluktuasi Harga

Harga bahan baku seperti semen, pasir, kayu, bahan makanan, maupun alat pelatihan seringkali mengalami kenaikan yang tidak terduga akibat faktor musiman, kebijakan subsidi, bencana alam, atau kondisi pasar global. Jika biaya ditetapkan terlalu ketat tanpa mempertimbangkan kenaikan harga potensial, maka pelaksanaan kegiatan akan terganggu.

Mitigasi: Pemerintah desa dapat melakukan pembelian bahan utama lebih awal sebelum kenaikan harga musiman. Selain itu, dalam dokumen RAB dan SPK internal, dapat ditambahkan klausul “harga tetap selama 30 hari” agar harga tidak berubah setelah kesepakatan. Penggunaan estimasi harga dengan menambahkan 5-10% sebagai cadangan fluktuasi juga merupakan praktik bijak.

5.2. Risiko Keterlambatan Pembayaran

Kegiatan swakelola sering terganggu karena keterlambatan pencairan dana dari rekening kas desa atau dari pemerintah kabupaten. Akibatnya, pelaksana tidak dapat membayar supplier, sehingga pengiriman barang atau jasa tertunda.

Mitigasi: Pemerintah desa harus menyusun termin pembayaran yang realistis dan menyelaraskan dengan alur pencairan dana dari sumber APBDes. Untuk memperkuat kepercayaan mitra, dapat diterbitkan Surat Perintah Kerja (SPK) internal sebagai jaminan bahwa pembayaran akan dilakukan setelah output diserahkan.

5.3. Risiko Pemanfaatan Dana Ganda

Risiko ini muncul ketika tidak ada kontrol yang memadai terhadap pembelanjaan, sehingga barang yang sama bisa dibeli dua kali oleh bagian yang berbeda, atau tercatat ganda dalam laporan keuangan.

Mitigasi: Solusinya adalah dengan menerapkan sistem kontrol internal berbasis cek silang. Bagian pengadaan harus selalu berkoordinasi dengan bendahara dan pelaksana teknis untuk memastikan bahwa barang yang dibeli belum pernah dibelanjakan. Setiap pengeluaran harus memiliki bukti pembelian dan dicocokkan dengan daftar kebutuhan yang telah disepakati.

5.4. Risiko Kesalahan Estimasi Volume

Volume pekerjaan yang tidak sesuai rencana, seperti panjang jalan, jumlah peserta pelatihan, atau kebutuhan bahan bangunan yang meleset, bisa mengakibatkan kekurangan dana atau pekerjaan yang tidak selesai.

Mitigasi: Sebelum menetapkan Rencana Kebutuhan Barang/Jasa (RKBJ), lakukan survei lapangan yang akurat dengan melibatkan tim teknis atau ahli lokal. Sertakan buffer volume sebesar 10% dari total untuk mengantisipasi perubahan di lapangan. Dokumentasikan semua hasil survei dan gunakan sebagai dasar penyusunan RAB.

6. Praktik Terbaik (Best Practices)

Untuk memperkuat proses penetapan dan pengelolaan biaya swakelola, desa dapat mengadopsi berbagai praktik terbaik yang telah terbukti berhasil di tempat lain. Beberapa praktik terbaik yang dapat diimplementasikan antara lain:

• Rapat Anggaran Terbuka: Seluruh rencana anggaran swakelola sebaiknya dibahas dalam forum terbuka seperti musyawarah desa, dengan melibatkan unsur masyarakat, BPD, dan tokoh lokal. Proses ini menciptakan transparansi, meningkatkan kepercayaan publik, dan meminimalisir kecurigaan terhadap penyalahgunaan anggaran.
• Dokumentasi Survei Harga: Setiap survei harga ke toko atau penyedia jasa harus didokumentasikan dengan baik. Sertakan foto nota toko, hasil cetakan harga dari e-katalog, dan jika perlu, rekam suara saat negosiasi harga. Dokumentasi ini dapat dilampirkan dalam laporan sebagai bukti penetapan biaya wajar.
• Dashboard Progres Biaya: Gunakan spreadsheet online seperti Google Sheets yang bisa diakses oleh tim internal untuk memantau progres realisasi anggaran terhadap rencana. Berikan warna kode (misal hijau = on track, merah = melebihi anggaran) agar semua anggota tim mudah memahami kondisi keuangan proyek.
• Review Harga Berkala: Setiap bulan, tim pelaksana harus melakukan pengecekan ulang terhadap harga-harga bahan pokok dan jasa. Jika terjadi perubahan signifikan, RAB harus diperbarui dan dilaporkan ke Kepala Desa dan BPD. Pendekatan ini menunjukkan komitmen terhadap adaptasi dan kehati-hatian fiskal.

7. Studi Kasus: Menentukan Biaya Pelatihan Keterampilan di Desa Sentosa

Desa Sentosa, sebuah desa agraris di wilayah tengah Indonesia, merencanakan kegiatan pelatihan keterampilan menjahit bagi 30 peserta perempuan sebagai bagian dari program pemberdayaan ekonomi rumah tangga. Kegiatan dirancang berlangsung selama 10 hari, mencakup teori, praktik, dan sesi evaluasi. Tahapan penetapan biaya dilakukan secara bertahap dan hati-hati:

• Survei Harga Kain dan Alat Jahit: Tim pelaksana mendatangi tiga toko perlengkapan jahit lokal dan mencatat harga rata-rata per set bahan jahit (kain, benang, gunting, dan jarum) sebesar Rp50.000. Data ini dilengkapi dengan bukti foto nota dan wawancara singkat dengan pemilik toko.
• Survei E-Katalog: Untuk perlengkapan pelatihan seperti meja lipat dan kursi plastik, tim menggunakan e-katalog LKPP sebagai acuan harga maksimal. Harga per meja lipat Rp350.000 dan kursi Rp75.000.
• Survei Honor Instruktur: Tiga orang instruktur lokal diwawancarai dan disepakati rata-rata honor per hari sebesar Rp300.000, mengacu pada SBK LKPP untuk pelatihan keterampilan non-formal.
• Survei Konsumsi: Tim mendatangi dua warung makan dan menetapkan harga konsumsi per porsi sebesar Rp25.000, disesuaikan dengan standar dua kali makan per hari untuk peserta.
• Penambahan Buffer: Mengingat ada kemungkinan alat rusak atau peserta tambahan, disisipkan buffer biaya sebesar 10% dari total untuk kebutuhan mendadak.

Total biaya RAB disusun menjadi Rp75 juta. Mekanisme pembayaran dilakukan dalam tiga termin: 30% untuk persiapan, 40% untuk pelaksanaan, dan 30% untuk pelaporan dan evaluasi. Kegiatan berjalan sesuai rencana, 95% dana terserap, dan hasil survei pasca-pelatihan menunjukkan bahwa 90% peserta merasa puas dengan pelaksanaan dan materi pelatihan.

8. Rekomendasi dan Kesimpulan

Menentukan biaya swakelola secara wajar tidak dapat dilakukan secara serampangan, tetapi harus berbasis pada prinsip-prinsip tata kelola keuangan yang baik, perhitungan teknis yang akurat, dan keterlibatan publik yang memadai. Untuk itu, sejumlah rekomendasi berikut dapat dijadikan pedoman:

1. Standarisasi Survei Harga: Desa perlu memiliki prosedur baku untuk melakukan survei harga, termasuk format formulir pencatatan, standar minimal jumlah toko yang disurvei, dan format pelaporan hasil survei.
2. Pelatihan Teknis Anggaran: Pemerintah desa harus menyelenggarakan pelatihan rutin bagi perangkat desa, bendahara, dan tim pelaksana kegiatan tentang penyusunan RAB, klasifikasi anggaran, dan manajemen risiko keuangan.
3. Digitalisasi Perencanaan: Pemanfaatan teknologi informasi seperti aplikasi anggaran berbasis Android atau website perencanaan desa dapat mempercepat proses penyusunan dan verifikasi RAB secara real-time dan mempermudah monitoring oleh BPD maupun warga.
4. Audit Biaya Berkala: BPD dan LPM dapat menyusun jadwal audit internal dua kali setahun untuk meninjau biaya swakelola yang telah digunakan, serta memberikan rekomendasi koreksi jika ditemukan ketidaksesuaian atau efisiensi yang belum optimal.
5. Partisipasi Publik: Publikasi RAB di papan informasi desa atau melalui media sosial resmi desa dapat meningkatkan transparansi dan membuka ruang bagi masyarakat untuk memberikan masukan atau koreksi.

Dengan menerapkan langkah-langkah tersebut secara konsisten, swakelola akan lebih terarah dan kredibel, serta menghasilkan manfaat nyata bagi masyarakat. Kegiatan pembangunan yang dibiayai oleh dana publik pun akan mendapat legitimasi sosial yang lebih kuat dan mencerminkan prinsip keadilan serta akuntabilitas keuangan negara yang sesungguhnya.