Panduan Praktis Proses Procurement dari A sampai Z

Pendahuluan

Procurement atau pengadaan barang dan jasa adalah proses di mana sebuah organisasi-baik perusahaan swasta, lembaga nirlaba, maupun instansi pemerintah-mencari, memilih, membeli, dan mengelola pemasok untuk memenuhi kebutuhan operasional. Meskipun istilah “procurement” terdengar formal dan bisnis, pada dasarnya setiap orang pernah melakukannya, misalnya saat belanja bahan makanan, memilih toko terbaik, ataupun membandingkan harga. Artikel ini akan menjelaskan langkah-langkah proses procurement secara ringkas, terstruktur, dan praktis, sehingga mudah dipahami oleh siapa saja, termasuk yang belum pernah terlibat langsung dalam kegiatan ini.

1. Apa Itu Procurement?

Secara sederhana, procurement adalah seluruh rangkaian kegiatan mulai dari merencanakan kebutuhan, mencari pemasok/pedagang, hingga barang atau jasa yang dibeli benar-benar diterima dan dibayar. Dalam konteks korporasi, procurement diorganisasi dalam sebuah departemen (seperti Purchasing atau Procurement Team) yang bertugas memastikan bahwa setiap pembelian dilakukan dengan biaya yang efisien, tepat waktu, dan kualitas sesuai standar.

Lebih jauh, procurement terbagi menjadi dua kategori utama:

  1. Direct Procurement (Pengadaan Langsung)
    Pengadaan bahan baku atau komponen yang langsung berhubungan dengan produksi barang/jasa utama perusahaan. Contoh: pabrik sepatu membeli kulit, sol, dan tali sepatu.
  2. Indirect Procurement (Pengadaan Tidak Langsung)
    Pengadaan barang dan jasa yang mendukung operasional, tetapi bukan bagian langsung dari produk/jasa utama. Contoh: membeli ATK (alat tulis kantor), layanan kebersihan, peralatan IT, atau jasa konsultasi.

Memahami keduanya penting agar proses procurement dapat disesuaikan dengan jenis kebutuhan.

2 Mengapa Proses Procurement Penting?

Sebelum membahas langkah demi langkah, penting untuk memahami manfaat dan risiko jika procurement dijalankan tanpa prosedur yang jelas:

  1. Menghemat Biaya (Cost Efficiency)
    Dengan prosedur procurement yang baik, perusahaan dapat membandingkan harga dari beberapa pemasok (vendor), melakukan negosiasi, dan memilih opsi yang paling hemat biaya tanpa mengorbankan kualitas.
  2. Kualitas Terjaga
    Proses seleksi vendor yang sistematis memastikan barang atau jasa yang diperoleh memenuhi standar yang ditetapkan. Ini mengurangi risiko barang cacat atau jasa yang tidak sesuai.
  3. Transparansi dan Akuntabilitas
    Jika semua langkah terdokumentasi (misalnya, catatan permintaan, penawaran, negosiasi, kontrak), maka semua pihak dapat melacak alasan di balik setiap keputusan. Hal ini penting untuk audit internal maupun eksternal.
  4. Meminimalkan Risiko Gangguan Operasional
    Dengan memiliki daftar pemasok alternatif dan kontrak yang jelas, perusahaan lebih siap menghadapi situasi seperti keterlambatan pengiriman, kenaikan harga mendadak, atau kelangkaan stok.
  5. Hubungan Baik dengan Pemasok
    Proses procurement yang adil dan profesional membangun kepercayaan antara perusahaan dengan vendor. Kepercayaan ini akan memudahkan koordinasi, mendapatkan diskon khusus, atau layanan prioritas di masa depan.

Sebaliknya, procurement yang asal-asalan dapat mengakibatkan biaya berlebih, kualitas buruk, bahkan sengketa hukum jika kontrak tidak jelas.

3. Tahapan Dasar Proses Procurement (A sampai Z)

Berikut adalah langkah-langkah praktis dalam proses procurement, disusun secara berurutan (A sampai Z) agar mudah diikuti.

A. Analisis dan Identifikasi Kebutuhan

  1. Permintaan Internal (Purchase Requisition)
    • Setiap unit atau tim yang membutuhkan barang/jasa menyampaikan “purchase requisition” secara tertulis (bisa berupa formulir atau email).
    • Dalam permintaan, harus tercantum: spesifikasi teknis (misalnya: merek, model, jumlah, kualitas), tujuan penggunaan, dan waktu diperlukan.
  2. Verifikasi Kebutuhan
    • Tim procurement memeriksa permintaan tersebut: apakah barang/jasa benar-benar diperlukan, apakah anggaran mencukupi, dan apakah ada stok serupa yang belum terpakai.
    • Jika ada keraguan, procurement akan berkonsultasi dengan pemohon untuk memperjelas.

B. Budgeting dan Persetujuan Anggaran

  • Setelah kebutuhan teridentifikasi, bagian keuangan memeriksa anggaran (budget) yang tersedia.
  • Jika anggaran sudah dialokasikan, procurement dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Jika belum, proses procurement tertunda sampai anggaran disetujui (misalnya melalui rapat manajerial atau revisi Rencana Anggaran Tahunan).

C. Category Management (Pengelompokan Kategori Barang/Jasa)

  • Procurement sering membagi jenis barang/jasa ke dalam beberapa kategori (misalnya: ATK, IT, MRO [Maintenance, Repair, Operations], jasa konsultan).
  • Tiap kategori memiliki pemasok spesifik dan kebijakan yang sedikit berbeda. Misalnya, proses pengadaan alat tulis kantor bisa lebih sederhana dibandingkan pengadaan layanan percepatan produksi pabrik.

D. Request for Information (RFI) – Tahap Opsional

  • Jika perusahaan belum pernah membeli barang/jasa tersebut, procurement bisa mengirim RFI ke beberapa vendor.
  • RFI berisi pertanyaan umum tentang kemampuan vendor: kapasitas produksi, portofolio, pengalaman proyek, sertifikasi, dan lain-lain.
  • Tujuan RFI adalah mengumpulkan data dasar sebelum meminta penawaran harga (RFQ).

E. Request for Quotation (RFQ) / Request for Proposal (RFP)

  1. RFQ (Request for Quotation)
    • Digunakan untuk pengadaan barang/jasa standar dengan spesifikasi jelas.
    • Procurement mengundang beberapa vendor (misalnya tiga hingga lima pemasok) untuk mengirimkan daftar harga (quotation).
  2. RFP (Request for Proposal)
    • Digunakan untuk pengadaan kompleks (misalnya jasa konsultasi strategis, desain sistem IT) yang memerlukan solusi kreatif.
    • Vendor diminta mengajukan proposal lengkap: metodologi kerja, timeline, tim ahli yang ditugaskan, biaya, serta syarat dan ketentuan.

F. Evaluasi Penawaran (Selection Process)

  1. Kriteria Evaluasi
    • Harga: Bandingkan harga satuan, total biaya (termasuk ongkos kirim, pajak, biaya instalasi).
    • Kualitas: Spesifikasi teknis, sertifikasi mutu (ISO, SNI), usia garansi, dan layanan purna jual.
    • Waktu Pengiriman (Lead Time): Ketepatan vendor memenuhi jadwal kebutuhan.
    • Reputasi dan Referensi: Lihat portofolio, testimoni, atau rekomendasi klien lain.
    • Kemampuan Finansial: Pastikan vendor memiliki stabilitas keuangan agar tak batal di tengah proses.
  2. Skoring dan Perbandingan
    • Buat tabel sederhana, misalnya 0-5 poin untuk tiap kriteria, lalu hitung total skor.
    • Pilih vendor dengan skor tertinggi, tetapi tetap perhatikan kesesuaian kebutuhan dan negosiasi harga.

G. Negosiasi Final

  • Setelah menentukan shortlist (biasanya dua vendor teratas), ajak vendor untuk negosiasi harga, syarat pembayaran, ketentuan garansi, dan klausul penalti bila terjadi keterlambatan.
  • Negosiasi dilakukan secara tertulis atau pertemuan tatap muka agar lebih mudah mendiskusikan detail teknis maupun administratif.
  • Hasil negosiasi dituangkan dalam dokumen Memorandum of Understanding (MoU) atau draf kontrak awal.

H. Penetapan Pemasok (Vendor Awarding)

  • Setelah kesepakatan final tercapai, tim procurement mengeluarkan Surat Pemesanan (Purchase Order/PO) resmi yang ditandatangani oleh pihak berwenang (misalnya Manajer Procurement atau Direktur Keuangan).
  • Purchase Order memuat secara rinci: spesifikasi barang/jasa, harga satuan, total harga, jadwal pengiriman, syarat pembayaran, dan nomor kontrak.

I. Kontrak dan Dokumentasi

  1. Penyusunan Kontrak
    • Jika nilai kontrak besar atau jangka waktu panjang, perlu dibuat kontrak terpisah yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
    • Kontrak mencakup: ruang lingkup pekerjaan, jadwal pelaksanaan, syarat pembayaran, jaminan (garansi), penyelesaian sengketa, dan klausul force majeure.
  2. Arsip Dokumen
    • Simpan semua dokumen (RFQ/RFP, penawaran, MoU, kontrak, PO, hingga faktur dan bukti penerimaan barang) di folder terpusat (bisa digital dan/atau fisik).
    • Dokumentasi yang rapi memudahkan audit serta evaluasi di masa depan.

J. Pemantauan Pelaksanaan (Contract Management)

  • Procurement memonitor pelaksanaan kontrak:
    • Proses Produksi/Implementasi: Pastikan vendor menjalankan jadwal dan spesifikasi.
    • Pengiriman: Koordinasikan dengan logistik atau bagian gudang untuk persiapan pengiriman, penerimaan, dan pemeriksaan kualitas.
    • Laporan Berkala (untuk proyek jangka panjang): Vendor melaporkan progres, milestone, atau kendala yang dihadapi.

K. Penerimaan dan Inspeksi

  1. Penerimaan Barang (Good Receipt)
    • Bagian gudang atau teknisi memeriksa barang yang datang: jumlah, kondisi kemasan, fungsi dasar (jika barang elektronik), dan kesesuaian spesifikasi.
    • Jika ada kekurangan atau kerusakan, buat Berita Acara Uji Terima (BAUT) atau dokumen serupa untuk reklamasi ke vendor.
  2. Penerimaan Jasa (Work Completion)
    • Untuk jasa (misalnya instalasi, konsultasi), unit pengguna (user unit) memeriksa apakah pekerjaan selesai sesuai kesepakatan: dokumen deliverables, fungsionalitas, atau laporan akhir.
    • Tanda tangan dokumen “Completion Certificate” menjadi bukti bahwa pekerjaan telah diterima.

L. Proses Pembayaran

  • Vendor mengirimkan faktur (invoice) setelah barang/jasa diterima.
  • Bagian keuangan memverifikasi invoice:
    • Matching antara invoice, PO, dan dokumen penerimaan (3-way match).
    • Pastikan jumlah dan harga sesuai, serta tidak ada selisih.
  • Pembayaran dilakukan sesuai ketentuan kontrak (misalnya 30 hari setelah penerimaan).
  • Simpan bukti transfer atau cek sebagai arsip.

M. Evaluasi Kinerja Vendor

  • Setelah seluruh proses selesai, procurement dan user unit bersama-sama mengevaluasi kinerja vendor berdasarkan:
    • Ketepatan pengiriman.
    • Kualitas barang/jasa.
    • Responsivitas layanan purna jual.
    • Kepatuhan terhadap kontrak.
  • Hasil evaluasi dituangkan dalam formulir “Vendor Performance Appraisal” atau sistem e-procurement jika tersedia.
  • Vendor dengan kinerja baik dapat dimasukkan ke dalam “approved vendor list” (daftar pemasok rekomendasi) untuk pengadaan di masa mendatang.

4. Tips dan Trik Agar Proses Procurement Lancar

  1. Mulai dari Spesifikasi yang Jelas
    • Semakin detail spesifikasi, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahan pembelian.
    • Sertakan contoh gambar/merk/referensi teknis bila perlu.
  2. Bangun Database Vendor
    • Kumpulkan informasi pemasok potensial: kontak, portofolio, sertifikasi, dan catatan kerja sama sebelumnya.
    • Update rutin, misalnya tiap kuartal atau setahun sekali.
  3. Gunakan Metode Komparatif
    • Minimum minta tiga penawaran untuk barang/jasa yang nilainya menengah ke atas.
    • Buat tabel perbandingan sederhana (harga, garansi, lead time, syarat pembayaran).
  4. Perhatikan Total Cost of Ownership (TCO)
    • Jangan hanya melihat harga awal (purchase price); pertimbangkan biaya pengiriman, instalasi, pajak, dan biaya perawatan jangka panjang.
    • TCO membantu Anda memilih opsi yang paling ekonomis dalam jangka panjang.
  5. Jaga Hubungan Baik dengan Vendor
    • Komunikasi rutin-via email, telepon, atau pertemuan tatap muka-untuk menanyakan perkembangan pesanan atau menginformasikan perubahan.
    • Kepercayaan yang terbangun memudahkan proses negosiasi dan percepatan layanan jika ada kendala.
  6. Manfaatkan Teknologi (E-Procurement)
    • Jika perusahaan sudah memakai sistem e-procurement, semua dokumen dan alur kerja dapat terotomasi: mulai dari permintaan, penawaran, evaluasi, hingga kontrak.
    • Sistem e-procurement juga mendukung audit trail (riwayat lengkap), mengurangi risiko kesalahan administrasi.
  7. Lakukan Pelatihan Dasar untuk Tim Procurement dan User Unit
    • Pastikan semua pihak memahami istilah dasar (PO, RFQ, RFP, lead time, invoice, GRN).
    • Pelatihan singkat tentang cara mengisi formulir permintaan atau cara mengevaluasi penawaran akan mempercepat proses.

5. Contoh Singkat Ilustrasi Proses Procurement

Konteks: Sebuah perusahaan ritel ingin membuka toko baru dan membutuhkan rak display, komputer kasir, dan perangkat lunak (software) kasir.

  1. Analisis Kebutuhan:
    • Tim toko baru mengirimkan formulir permintaan:
      • 20 unit rak display (ukuran 2m x 1m), bahan besi, cat anti karat.
      • 4 unit komputer desktop untuk kasir (prosessor i3, RAM 8GB, SSD 256GB).
      • 1 lisensi software kasir terintegrasi dengan sistem inventory.
  2. Budgeting:
    • Anggaran diputuskan oleh manajer keuangan: total anggaran Rp 100 juta.
  3. RFQ dan RFP:
    • Untuk rak display: gunakan RFQ karena spesifikasi standar.
    • Untuk komputer kasir dan software: buat RFP sekaligus meminta demo software.
  4. Evaluasi:
    • Rak display: dapat 3 penawaran dari vendor lokal; dipilih vendor A karena paling murah dan sudah berpengalaman.
    • Komputer: vendor B menawarkan hardware + software, biaya total Rp 45 juta; vendor C hanya menjual hardware Rp 30 juta, harus beli software terpisah; vendor D menjual bundling hardware + software seharga Rp 50 juta, dengan paket layanan purna jual lebih lengkap.
    • Dipilih vendor B karena harga termurah dan software yang ditawarkan sudah terbukti di toko lain.
  5. Negosiasi dan Kontrak:
    • Procurement berhasil menegosiasi potongan 5% untuk komputer dan gratis instalasi software.
    • Kontrak senilai Rp 42,75 juta ditandatangani dua pihak.
  6. Pengiriman dan Penerimaan:
    • Rak display tiba dalam 2 minggu; bagian gudang memeriksa jumlah dan kualitas.
    • Komputer dan software diinstalasi pada hari yang sama segera setelah toko selesai direnovasi.
    • Dokumen “Good Receipt” dan “Completion Certificate” ditandatangani.
  7. Pembayaran:
    • Vendor A (rak display) diberikan pembayaran 30 hari setelah barang diterima.
    • Vendor B (komputer & software) menerima faktur 7 hari setelah instalasi, dibayar pada hari ke-30 sesuai kontrak.
  8. Evaluasi Vendor:
    • Vendor A: tepat waktu dan kualitas sesuai, skor 9/10.
    • Vendor B: instalasi memakan waktu sedikit lebih lama dari estimasi, tetapi layanan purna jual cepat, skor 8/10.
    • Vendor B masuk “approved vendor list” untuk komponen komputer di masa mendatang.

6. Tantangan Umum dan Solusinya

  1. Permintaan yang Kurang Jelas
    • Gejala: Pemohon hanya menulis “butuh rak” tanpa spesifikasi ukuran, bahan, atau jumlah.
    • Solusi: Procurement wajib meminta klarifikasi: “Rak untuk apa? Berapa ukuran yang dibutuhkan? Bahan apa? Estimasi jumlah berapa?”
  2. Batas Waktu yang Sangat Mendesak
    • Gejala: Pemohon memerlukan barang “secepatnya” tanpa memberikan tenggat jelas.
    • Solusi: Minta tanggal pasti kebutuhan; cari alternatif cepat (misalnya meminta vendor lokal dengan stok ready). Jika perlu, gunakan “emergency procurement” dengan prosedur yang dipercepat, tetapi harus tetap tercatat untuk audit.
  3. Anggaran Tidak Cukup
    • Gejala: Permintaan bagus, tetapi dana anggaran tidak mencukupi.
    • Solusi: Procurement membantu pemohon meninjau ulang spesifikasi agar lebih hemat; misalnya mengurangi fitur yang tidak esensial atau mencari vendor dengan harga promo. Jika tetap tidak cukup, koordinasi dengan keuangan untuk menambah anggaran (jika memungkinkan).
  4. Vendor Tidak Responsif
    • Gejala: Penawaran tidak kunjung masuk setelah batas waktu RFQ.
    • Solusi: Follow-up via telepon atau email, dan jika tidak kunjung merespon, panggil vendor cadangan. Jangan hanya bergantung pada satu vendor tunggal.
  5. Kualitas Barang/Jasa Tidak Sesuai
    • Gejala: Setelah barang diterima, ternyata kualitas tidak standar-misalnya grafis software error, atau rak display catnya terkelupas.
    • Solusi: Buat Berita Acara Serah Terima (BAST) yang mencatat kekurangan/kerusakan, ajukan klaim atau retur ke vendor sesuai klausul dalam kontrak. Lambatnya koordinasi purna jual harus dicatat dalam evaluasi kinerja vendor.

7. Kesimpulan

Proses procurement dari A sampai Z sebenarnya cukup sederhana: dimulai dari mengidentifikasi kebutuhan, merencanakan anggaran, meminta penawaran, mengevaluasi dan menegosiasi, menandatangani kontrak, memantau pelaksanaan, hingga melakukan evaluasi vendor setelah semua selesai. Kunci keberhasilan terletak pada keteraturan dokumentasi, kejelasan spesifikasi, serta komunikasi yang baik antara seluruh pihak terkait (pemohon, procurement, keuangan, vendor, dan user unit).

Bagi yang masih awam, cobalah mempraktikkan langkah-langkah tersebut dalam skala kecil terlebih dahulu, misalnya saat membeli peralatan kantor sederhana atau menyewa jasa pembersihan gedung. Setelah terbiasa, skala dan kompleksitas bisa ditingkatkan sesuai kebutuhan organisasi. Dengan mengikuti panduan ini, diharapkan proses procurement berjalan lebih efektif, efisien, dan minim risiko, sehingga perusahaan dapat fokus pada pengembangan bisnis utama tanpa terganggu masalah logistik dan pasokan.

Tulisan Terkait