Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memiliki tanggung jawab besar dalam proses pengadaan barang dan jasa, termasuk menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang akurat dan sesuai dengan kondisi pasar. Penyusunan HPS adalah langkah penting yang memastikan pengadaan berlangsung efisien dan sesuai anggaran. Namun, tidak semua pengadaan memiliki spesifikasi yang detail atau unik; beberapa barang dan jasa yang diperlukan bersifat umum atau non-spesifik, yang berarti dapat ditemukan dalam berbagai pilihan di pasar dengan kualitas yang relatif seragam.
Pengadaan non-spesifik cenderung memiliki risiko variasi harga yang cukup tinggi, sehingga PPK perlu strategi yang tepat untuk menyusun HPS yang akurat. Artikel ini menyajikan beberapa tips yang dapat membantu PPK dalam menyusun perkiraan harga untuk pengadaan non-spesifik.
A. Pengertian Pengadaan Non-Spesifik
Pengadaan non-spesifik adalah pengadaan yang barang atau jasanya memiliki karakteristik umum dan dapat dengan mudah ditemukan di pasaran. Beberapa contoh pengadaan non-spesifik adalah alat tulis kantor, barang habis pakai, atau layanan kebersihan. Karena barang/jasa ini cenderung mudah ditemukan, penyedia barang/jasa yang memenuhi kualifikasi juga relatif banyak, dan variasi harga bisa lebih lebar dibandingkan barang/jasa dengan spesifikasi khusus.
Pengadaan non-spesifik memerlukan pendekatan berbeda dalam penyusunan HPS dibandingkan pengadaan spesifik, karena PPK harus lebih jeli dalam memilih harga yang tepat tanpa harus memandang keunikan atau kompleksitas teknis barang/jasa.
B. Tips Penyusunan Perkiraan Harga untuk Pengadaan Non-Spesifik
Berikut adalah beberapa tips yang dapat diterapkan oleh PPK dalam menyusun HPS untuk pengadaan non-spesifik:
1. Lakukan Survei Pasar secara Menyeluruh
Survei pasar adalah langkah utama yang harus dilakukan PPK dalam menyusun HPS, terutama untuk pengadaan non-spesifik. Dengan melakukan survei di berbagai toko atau sumber online, PPK bisa mendapatkan gambaran harga yang lebih luas dan akurat. Survei ini dapat mencakup toko fisik maupun platform e-commerce yang menawarkan barang atau jasa serupa.
PPK sebaiknya mengumpulkan data harga dari beberapa sumber, baik lokal maupun online, untuk mendapatkan rentang harga yang mewakili kondisi pasar. Melalui survei yang menyeluruh, PPK bisa menetapkan HPS yang mencerminkan nilai pasar aktual tanpa menimbulkan pemborosan anggaran.
2. Manfaatkan Sumber Data Resmi atau Katalog Elektronik (e-Katalog)
Penggunaan e-Katalog yang disediakan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) bisa sangat membantu PPK dalam menetapkan HPS yang wajar untuk barang atau jasa non-spesifik. e-Katalog menyediakan informasi harga yang sudah terstandarisasi dan dapat digunakan sebagai acuan resmi.
Selain e-Katalog, PPK juga bisa menggunakan data harga dari sumber resmi lainnya yang dikeluarkan oleh pemerintah. Sumber resmi ini sangat membantu karena sudah mencakup perhitungan biaya-biaya tambahan seperti pajak, dan memastikan bahwa harga yang dijadikan acuan berada dalam batas wajar.
3. Pertimbangkan Harga Historis dari Pengadaan Sebelumnya
Menggunakan data harga historis dari pengadaan yang serupa sebelumnya bisa menjadi acuan yang bermanfaat. Jika pengadaan barang/jasa non-spesifik dilakukan secara rutin, PPK dapat melihat harga pengadaan sebelumnya sebagai perbandingan. Harga historis yang relevan akan memberikan perkiraan dasar, dengan penyesuaian terhadap inflasi atau perubahan kondisi pasar saat ini.
Namun, perlu diingat bahwa harga historis hanya dijadikan salah satu referensi, dan PPK tetap perlu membandingkannya dengan harga di pasar saat ini untuk memastikan kesesuaian dengan kondisi terkini.
4. Hindari Menentukan Harga Terlalu Rendah atau Terlalu Tinggi
Dalam menyusun HPS, PPK harus menghindari menetapkan harga yang terlalu rendah atau terlalu tinggi dari nilai pasar. HPS yang terlalu rendah bisa berisiko mengundang penyedia yang tidak berkualitas atau bahkan menggagalkan pengadaan karena tidak ada penyedia yang mampu memenuhi harga tersebut. Sebaliknya, HPS yang terlalu tinggi bisa menimbulkan pemborosan anggaran.
Untuk pengadaan non-spesifik, PPK bisa mencari harga yang berada di tengah rentang harga pasar. Pendekatan ini memungkinkan HPS yang kompetitif namun tetap menarik bagi penyedia barang atau jasa yang berkualitas.
5. Perhatikan Faktor Lokasi dan Biaya Tambahan Lainnya
Lokasi pengadaan dan biaya tambahan lain juga memengaruhi harga akhir dari barang/jasa yang akan diperoleh. Biaya pengiriman atau distribusi, misalnya, bisa menjadi faktor penentu dalam menyusun HPS, terutama jika barang atau jasa tersebut akan digunakan di lokasi terpencil. Dalam pengadaan non-spesifik, PPK perlu menghitung biaya tambahan ini agar HPS mencerminkan total biaya yang dibutuhkan.
PPK juga bisa menyesuaikan HPS sesuai dengan kondisi geografis. Harga di daerah tertentu mungkin lebih tinggi daripada di wilayah lain, sehingga perlu penyesuaian HPS yang disusun agar lebih realistis sesuai dengan lokasi pengadaan.
6. Manfaatkan Benchmarking dengan Pengadaan Sejenis
Benchmarking atau perbandingan dengan pengadaan serupa yang dilakukan oleh instansi lain dapat memberikan gambaran harga yang lebih jelas. Banyak instansi pemerintah yang juga melakukan pengadaan non-spesifik sehingga PPK bisa mencari informasi harga dari mereka. Hal ini memberikan perbandingan yang objektif dan membantu PPK memastikan bahwa HPS yang disusun berada dalam rentang harga yang wajar.
Misalnya, jika instansi lain yang berada di wilayah yang sama atau beroperasi dengan anggaran serupa mengadakan barang yang sama, maka harga dari pengadaan tersebut dapat dijadikan acuan untuk menentukan HPS yang tepat.
7. Evaluasi dan Validasi Hasil Perkiraan Harga
Sebelum menetapkan HPS, PPK perlu melakukan evaluasi dan validasi hasil perkiraan harga untuk memastikan bahwa HPS sudah mencerminkan harga yang layak dan relevan dengan kondisi pasar. PPK bisa mengajak tim internal atau melakukan koordinasi dengan bagian perencanaan untuk memvalidasi HPS yang telah disusun.
Validasi ini berfungsi untuk menghindari adanya kesalahan perhitungan atau pengabaian faktor-faktor tertentu yang bisa memengaruhi harga. Dengan melakukan evaluasi akhir, HPS yang ditetapkan akan lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
C. Tantangan dalam Penyusunan HPS untuk Pengadaan Non-Spesifik
Beberapa tantangan yang sering dihadapi PPK dalam menyusun HPS untuk pengadaan non-spesifik antara lain:
- Fluktuasi Harga Pasar: Barang-barang non-spesifik yang sifatnya umum cenderung memiliki harga yang fluktuatif di pasar, terutama jika terpengaruh oleh kondisi ekonomi.
- Variasi Kualitas: Barang non-spesifik seringkali memiliki variasi kualitas yang besar, meskipun terlihat serupa, sehingga PPK harus berhati-hati dalam menentukan standar yang wajar.
- Akses Data Harga yang Terbatas: Tidak semua PPK memiliki akses mudah ke sumber data harga yang relevan atau data harga dari instansi lain untuk melakukan benchmarking.
Penutup
Penyusunan HPS untuk pengadaan non-spesifik memerlukan ketelitian dalam memperkirakan harga yang sesuai dengan harga pasar tanpa melampaui batas anggaran. Dalam hal ini, PPK perlu melakukan survei pasar yang menyeluruh, menggunakan sumber data resmi, mempertimbangkan harga historis, dan melakukan benchmarking dengan pengadaan sejenis. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, PPK dapat menyusun HPS yang akurat dan kompetitif, sehingga pengadaan dapat terlaksana dengan lancar dan sesuai dengan prinsip akuntabilitas, efisiensi, dan transparansi.
