Penyusunan perkiraan harga atau Harga Perkiraan Sendiri (HPS) merupakan salah satu aspek penting dalam proses pengadaan barang dan jasa, termasuk untuk pekerjaan sederhana. Bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), HPS menjadi acuan untuk menetapkan harga maksimal dalam proses pengadaan dan memastikan bahwa anggaran yang digunakan efisien serta sesuai dengan kebutuhan. Dalam konteks pekerjaan sederhana, seperti pengadaan peralatan kantor atau jasa yang tidak memerlukan spesifikasi rumit, penyusunan HPS harus tetap dilakukan secara cermat meskipun langkah-langkahnya dapat lebih sederhana.
Berikut ini adalah tahapan menyusun perkiraan harga untuk pekerjaan sederhana yang dapat diikuti oleh PPK agar memperoleh HPS yang efektif dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.
1. Menentukan Lingkup dan Spesifikasi Kebutuhan
Tahap pertama dalam menyusun perkiraan harga adalah menentukan lingkup dan spesifikasi kebutuhan dari pekerjaan yang akan dilakukan. PPK harus memahami secara jelas dan mendetail tentang barang atau jasa apa yang diperlukan oleh instansi atau organisasi. Menyusun spesifikasi yang jelas membantu dalam memperoleh harga yang lebih tepat dan mencegah adanya perbedaan interpretasi dari penyedia barang atau jasa.
Contohnya, jika pekerjaan sederhana tersebut melibatkan pengadaan alat tulis, PPK harus memastikan spesifikasi alat tulis yang dibutuhkan, seperti jenis dan merek kertas, jumlah dan jenis pulpen, ukuran map, serta atribut lainnya yang mungkin diperlukan. Dengan spesifikasi yang lengkap, proses penyusunan perkiraan harga akan menjadi lebih mudah dan akurat.
2. Melakukan Survei Harga Pasar
Langkah berikutnya adalah melakukan survei harga pasar. Ini adalah proses di mana PPK mencari informasi harga dari berbagai sumber yang relevan. Survei harga pasar dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
- Meminta Penawaran dari Penyedia: PPK dapat menghubungi beberapa penyedia yang menyediakan barang atau jasa yang relevan untuk memperoleh gambaran harga pasar. Penawaran harga ini nantinya akan dijadikan sebagai referensi dalam menyusun perkiraan harga.
- Menggunakan Referensi Harga dari Katalog Elektronik: Di Indonesia, katalog elektronik atau e-catalogue yang disediakan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) dapat dijadikan acuan. Katalog ini berisi daftar harga barang dan jasa yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan pemerintahan, sehingga dapat memberikan gambaran harga yang akurat.
- Mengakses Sumber Online Lainnya: Sumber harga lain, seperti situs e-commerce, juga bisa digunakan untuk mencari harga pasar barang atau jasa yang umum digunakan. Namun, PPK tetap harus memverifikasi keandalan harga yang diambil dari sumber ini.
Survei ini penting agar PPK dapat membandingkan harga dari berbagai penyedia sehingga HPS yang disusun lebih obyektif dan sesuai dengan harga pasar.
3. Menghitung Komponen Biaya Tambahan
Setelah memperoleh harga dasar dari barang atau jasa yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah menghitung komponen biaya tambahan. Komponen biaya ini meliputi:
- Biaya Transportasi: Jika barang atau jasa perlu didatangkan dari luar kota atau daerah yang cukup jauh, PPK perlu memperhitungkan biaya transportasi.
- Biaya Pajak: Untuk barang atau jasa tertentu, pajak mungkin harus dimasukkan dalam komponen biaya. Pajak ini bisa berupa pajak pertambahan nilai (PPN) atau pajak lain yang berlaku sesuai regulasi.
- Biaya Lainnya (Jika Ada): Terkadang, biaya instalasi atau pengaturan awal mungkin diperlukan untuk barang tertentu, seperti pengadaan perangkat teknologi. Biaya lain yang terkait, jika ada, juga harus dihitung agar HPS yang disusun lebih realistis.
Dengan menambahkan komponen biaya ini, perkiraan harga yang disusun akan lebih mendekati biaya total yang diperlukan dalam proses pengadaan.
4. Menerapkan Metode Perhitungan Harga
Setelah mengumpulkan data harga dan memperhitungkan komponen biaya tambahan, PPK dapat menentukan HPS dengan menggunakan metode perhitungan harga. Berikut adalah beberapa metode yang sering digunakan dalam pengadaan pekerjaan sederhana:
- Metode Harga Pasar: Harga pasar adalah harga yang diambil berdasarkan survei langsung dari penyedia atau harga dari sumber lain. Dalam metode ini, PPK dapat mengambil harga rata-rata dari beberapa sumber yang diperoleh. Jika ada perbedaan yang signifikan antar-penyedia, PPK bisa memilih harga yang paling mendekati dengan spesifikasi barang yang dibutuhkan.
- Metode Perbandingan dengan Pengadaan Sebelumnya: Jika pekerjaan serupa pernah dilakukan sebelumnya, PPK bisa menggunakan harga sebelumnya sebagai acuan, namun dengan mempertimbangkan adanya perubahan harga (inflasi) atau penyesuaian jika ada perubahan dalam volume atau spesifikasi barang/jasa.
Metode ini membantu dalam menyederhanakan proses penyusunan HPS, terutama untuk pengadaan sederhana yang tidak memerlukan banyak komponen harga atau perhitungan kompleks.
5. Menyusun dan Mencatat HPS
Setelah mendapatkan perkiraan harga akhir, langkah berikutnya adalah menyusun dan mendokumentasikan HPS secara jelas. Dalam dokumen HPS, PPK harus mencatat rincian harga, sumber data yang diperoleh, komponen biaya tambahan, dan metode perhitungan yang digunakan. Dokumentasi ini penting untuk memastikan bahwa HPS yang disusun bisa dipertanggungjawabkan.
Dokumen HPS yang tersusun dengan baik juga akan membantu proses verifikasi di kemudian hari, terutama saat proses audit atau ketika terjadi perbedaan harga di tahap pelaksanaan pengadaan.
6. Meninjau Kembali HPS yang Telah Disusun
Sebelum HPS digunakan dalam proses pengadaan, penting bagi PPK untuk meninjau kembali HPS yang telah disusun. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa HPS sudah sesuai dengan anggaran yang disediakan, spesifikasi yang dibutuhkan, serta tidak ada kesalahan dalam pencatatan komponen biaya.
Jika dalam peninjauan ditemukan bahwa HPS melebihi anggaran yang ada, PPK dapat mempertimbangkan untuk mengubah spesifikasi barang atau jasa, menurunkan volume pengadaan, atau mencari alternatif lain yang lebih hemat biaya.
7. Menyampaikan HPS kepada Tim Pengadaan
Setelah HPS final tersusun, PPK dapat menyampaikan HPS tersebut kepada tim pengadaan sebagai acuan dalam proses pelaksanaan tender atau pemilihan penyedia. HPS ini nantinya akan menjadi patokan dalam menilai kelayakan harga yang diajukan oleh para penyedia atau kontraktor.
Dengan menyampaikan HPS yang telah disusun secara transparan dan akurat, tim pengadaan dapat menjalankan proses pengadaan secara lebih efektif dan efisien.
Penutup
Menyusun perkiraan harga untuk pekerjaan sederhana membutuhkan ketelitian dan perencanaan yang baik agar HPS yang disusun dapat mencerminkan harga pasar yang sebenarnya serta sesuai dengan anggaran yang tersedia. Dengan mengikuti tahapan yang tepat, mulai dari menentukan spesifikasi kebutuhan, melakukan survei harga, menghitung biaya tambahan, hingga meninjau dan menyampaikan HPS, PPK dapat memastikan bahwa HPS yang disusun efektif dan efisien.
Penyusunan HPS yang tepat juga akan mendukung tercapainya pengadaan yang lebih transparan, akuntabel, dan sesuai dengan prinsip efisiensi anggaran. Melalui tahapan yang telah dijelaskan di atas, PPK dapat menyusun HPS yang akurat untuk pekerjaan sederhana, membantu proses pengadaan berjalan dengan lebih lancar, dan menghindari potensi pemborosan anggaran.
