Meskipun pengadaan terpusat memiliki manfaatnya sendiri, terdapat juga beberapa situasi di mana pendekatan terdesentralisasi lebih sesuai. Berikut adalah beberapa contoh pengadaan yang lebih baik dilakukan secara terdesentralisasi:
1. Bahan Baku dan Material Produksi
Dalam industri manufaktur atau konstruksi, bahan baku dan material produksi sering kali harus dibeli sesuai dengan kebutuhan proyek atau unit produksi tertentu. Dalam kasus ini, pendekatan terdesentralisasi memungkinkan manajer atau supervisor di lapangan untuk membuat keputusan pembelian secara langsung berdasarkan kebutuhan mereka saat itu. Hal ini memungkinkan respon yang lebih cepat terhadap perubahan permintaan dan kondisi pasar lokal.
2. Penyewaan dan Sewa Jasa
Sewa jasa seperti penyewaan kendaraan, peralatan khusus, atau layanan kontraktor sering kali tergantung pada kebutuhan proyek atau departemen tertentu. Dalam kasus ini, pendekatan terdesentralisasi memungkinkan manajer proyek atau departemen untuk mengatur dan mengelola kontrak sewa sesuai dengan jadwal dan anggaran mereka sendiri. Ini memungkinkan fleksibilitas yang diperlukan untuk menangani kebutuhan yang berbeda di setiap area operasional.
3. Pemeliharaan dan Perbaikan
Pemeliharaan dan perbaikan fasilitas, mesin, atau peralatan sering kali memerlukan keputusan cepat dan akses langsung ke penyedia layanan. Dalam situasi ini, pendekatan terdesentralisasi memungkinkan departemen atau unit operasional untuk mengatur perawatan dan perbaikan sesuai dengan jadwal mereka sendiri. Ini dapat mengurangi waktu henti produksi dan memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap masalah teknis.
4. Pengadaan Layanan Lokal
Dalam beberapa kasus, layanan seperti pembersihan, keamanan, atau pengiriman makanan mungkin lebih baik dikelola secara terdesentralisasi. Manajer lokal atau departemen dapat lebih memahami kebutuhan dan preferensi lokal, serta memiliki kemampuan untuk menjalin hubungan yang lebih erat dengan penyedia layanan lokal. Pendekatan terdesentralisasi dalam hal ini dapat meningkatkan kepuasan pengguna akhir dan mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan koordinasi dari pusat.
5. Pembelian Khusus atau Unik
Pembelian yang bersifat khusus atau unik, seperti barang seni, barang antik, atau peralatan khusus, mungkin memerlukan pengetahuan dan keterampilan yang spesifik. Dalam kasus ini, pendekatan terdesentralisasi memungkinkan ahli atau kolektor di bidang tersebut untuk membuat keputusan pembelian yang tepat berdasarkan pengetahuan mereka yang mendalam. Hal ini dapat memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang memenuhi standar dan spesifikasi yang diinginkan.
Pendekatan terdesentralisasi dalam pengadaan dapat memberikan fleksibilitas dan responsivitas yang diperlukan dalam situasi di mana keputusan pembelian harus dibuat secara cepat atau berdasarkan pengetahuan lokal yang mendalam. Dengan memilih jenis pengadaan yang tepat untuk dikelola secara terdesentralisasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan bahwa kebutuhan setiap unit atau departemen dipenuhi dengan baik.